Tilstedeværende:
Nadia (formand)
Anders (kasserer)
Mie (sekretær)
Birgitte (kontormedarbejder)
Lene
Kristian
Anja
Mads
Tine
Christina (repræsentant for region Øst)
Mikael (2. repræsentant for region Øst)
Stine (Børnebladsredaktør)
fraværende:
Esben
Søren
DBS forretningsudvalg er inviteret fra 14 – 16 i dag. Repræsentanterne består af formand Torkild Olesen og Tanya.
1. Velkomst og praktiske oplysninger ved formanden
Nadia byder velkommen og informerer om værelserne, servering af kaffe og placering strømforsyninger.
2. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen er godkendt
3. To do liste, referent, ordstyrer/dirigent og hvem laver nyt fra HB.
Birgitte styrer talerækken
Mie skriver referat
Tine er dirigent
Mads skriver to do liste med Anja
Lene laver nyt fra HB
4. Blade
a. Børnebladet (Stine Banner)
FU har holdt møde med Stine Banner denne formiddag og lægger ud med at fortælle hvordan det er gået. Hun har haft nogle gode ideer som hun har fået accept på. Én af dem, handler om, at komme i tættere kontakt til sine lyttere. På nuværende tidspunkt forholder det sig nemlig sådan, at de fleste lyttere ikke er i den målgruppe som det står skrevet i hendes kontrakt at hun skal ramme. Og hun ved også at der er mange medlemmer som faktisk er i aldersgruppen, men af én eller anden grund ikke får bladet. Derfor vil hun gerne ringe personligt rundt til medlememrne i målgruppen (både lytterne og dem der ikke er det endnu). Og høre dem om de dels vil modtage bladet og om de er tilfredse med indholdet, samt om de har gode ideer til bladet. Det kan nemlig godt føles underligt at gøre sig umage med et blad hver anden måned, når man ikke har nogen anelse om hvad medlemmerne derude tænker.
Hun har også en efterspørgsel til region Øst. De lovede til landsmødet at komme med indslag til børnebladet, men Stine har aldrig modtaget nogle. Dertil kommer, at invitationerne til deres arrangementer bliver slået op på et tidspunkt hvor det er umuligt for Stine at nå at få nyheden om arrangementet på bladet. Det synes hun er rigtig ærgerligt. Region Øst svarer, at de godt forstår hende, men at de uhensigtsmæssige opslag af arrangementer skyldes deres uvidenhed omkring deadlines til bladet. Efterhånden som vi snakker om det, lyder det til at region Øst ikke er de eneste uvidende om disse fakta. Derfor diskuterer vi, hvordan vi kan formidle disse informationer lidt bedre til vores medlemmer. Der er tydeligvis ikke fyldestgørende informationer på hjemmesiden. Bl.a. står der ikke hvornår deadline er. Der står heller ikke en specificeret målgruppe, men kun at det er for; ”de yngre medlemmer”. Det vil vi følge op på.
Region Øst nævner også at de ikke har noget optageapparat. HB besluttede sidste år at give regionerne lov til at købe optageudstyr, som de kunne bruge til møder eller arrangementer efter behov. Derfor opfordrer vi dem endnu engang til at købe noget. Der bliver, ligesom sidste år, anbefalet dem en Eddirole som er et særdeles godt apparat der har en god optagefunktion. Øst spørger om ikke HB har en optager de kan låne i mellemtiden. Det har de og det er en Victorstream som Mie ligger inde med. Hun kan i hvert fald i første omgang tage den med til region østs julefrokost, hvor hun deltager.
Ét medlem i HB, som dog ikke var medlem i den tidligere bestyrelse stiller sig undrende overfor, hvorfor man lægger ansvaret for købet af disse apperater over på regionerne selv. Hvorfor det ikke er noget bladende eller HB stiller til rådighed. (da de måske er mere forstandige på området). Svaret går på, at regionerne selv skulle have ret til at bestemme hvad de indkøbte. Det var aftalen på daværende tidspunkt. Region vest købte da også et optageapparat.
Stines anden ide, er at lave indslag med titlen: ”Hvad vil du være når du bliver stor”. Hvor der kunne ligge interviews med medlemmer af foreningen der er ansat i forskellige brancher, så de unge kunne få en fornemmelse af, hvilke muligheder man i virkeligheden har som synshandicappet. Det er vi henrykte over at høre i FU og HB og giver selvfølgelig Stine grønt lys for hendes ide. Vi er generelt meget glade for Stines blad. Det er interessant, morsomt og spændende at høre og der er flere som lytter til børnebladet end til ungdomsbladet. Det er også overraskende, at Stine er så dygtig. Hun har ikke brystet sig med at være teknisk dygtig, men har alligevel tilegnet sig færdigheder der gør bladet til en fornøjelse at lytte til, også på det lydtekniske niveau.
Vi er blevet kontaktet af to ansatte på Radio Glad hvoraf én af dem er et medlem i DBSU. De tilbyder os at lave indslag til bladene og har udsendt 1 på hvert af de sidste børneblade, som forsmag på deres arbejde. Både Stine og HB må erkende at disse inslag er virkelig gode og vi diskuterer derfor hvad vores krav for salgsaftalen skal være. Vi vil gerne købe indslag af dem, som er eksklusive. Dvs. noget vores egne redaktører ikke vil kunne producerer selv. Derfor bør det heller ikke være indslag fra vores arrangementer. Det er jo Radio Glad vi køber indslagene af. De har tilbudt os en pris på 500 kr. FU mener ikke at det er en dyr pris for så gode indslag. Stine forlader mødet imens vi drøfter sagen videre.
Vi er også enige om, at hvis Stine skal kunne købe dem, skal Mark også. Og så bør det være én pris for at indslaget kan komme på begge blade. Men så rejser diskussionen sig endnu engang. For hvis bladene sender det samme stof, hvorfor skal der så i virkeligheden være to blade? Desuden kan vi konstaterer at Stines blad breder sig ud til en stor aldersgruppe, hvilket ikke er tilfældet for Marks blad. Stine rammer så knapt de yngste medlemmer i foreningen. Men det er kompliceret, da de yngste medlemmer måske høre bladet sammen med deres forældre. Vi taler om, om man kunne lave et blad der samler hele vores medlemsgruppe. Hvis der er indslag der henvender sig meget til helt unge medlemmer kan de ældre jo bare skifte nummer og omvendt. Det er den digitale gave og samtidig vores udfordring. De nye muligheder gør også at vi må tænke bladene i nye baner. Stine er indstillet på at lave et bladd eventuelt i samarbejde med en anden redaktør der dækker hele foreningen. Men vi er dog i HB bange for at det ikke er muligt for Mark og Stine at arbejde sammen, da de gør tingene på vidt forskellige måder. Mark optager lyden til sit blad i ét track pga. hans baggrund med amatørradio. Desuden fokuserer han i langt højere grad på at der skal komme musik ind imellem. Ofte er det at høre ungdomsbladet ligesom at høre P4. Hvilket jo kan have sin charme. Efter lang tids diskussion beslutter vi at give Mark tiden til at udarbejde nogle gode blade, og beslutter om der skal skee en sammenlægning af bladene på vores januarmøde 2015. det mener vi er mest fair overfor begge redaktører. Dels fordi Mark er ny og dels fordi vi i så fald ville være nødt til at slå et helt nyt stillingsopslag op til bladredaktør for DBSU med andre krav og eventuelt med et højere budget osv.
B. Ungdomsbladet (Marc Gregersen)
Mark har deltaget i MU samtale i går, men er desværre forhindret i at sidde med til HB mødet, hvilket vi er ærgerlige over. FU giver derfor en udlægning af hvad der blev talt om i MU samtalen som HB bør vide. Der har været en del kritik af ungdomsbladet på det seneste og mange medlemmer har afbestilt det, eller er holdt op med at lytte til det. Det er ærgerligt. Medlemmernes faldende interesse kan have mange grunde, men vi har påpeget nogle ting for Mark, for to blade siden i en ekstraordinær MU samtale. For det første bør der være en fast kolofon på bladet. Det vil gøre det nemmere for medlemmerne at finde informationen, gøre det nemmere for Mark, og ligeledes spare tid på bladet. Derudover har et kritikpunkt været at man ikke kan skifte tracks på hans blad, og hvis man endelig kan, er de opdelt tilfældigt. Der bør være en logisk og konkret inddeilng af bladet så medlemmerne kan finde rundt i det. Derudover er det selvfølgelig vigtigt at han sender DBSU stof frem for alt. Vi har oplevet at han har undskyldt et blad med at der ikke var plads til flere DDBSU indslag, samtidig med at der var plads til 4 – 5 stykker musik i fuld længde. Det giver både kodaafgifter og er ikke rimeligt da det er DBSU’s blad. Indslag indsendt til redaktøren af vores medlemmer bør komme i første række. Så har vi bedt Mark være mere opsøgende i forhold til arrangementer, hvor han kan lave indslag. Det er godt at komme ud og vise sit ansigt og få lavet nogle optagelser. Det giver ham også den fornødne træning ude i felten som han ikke mestre så godt endnu som liveudsendelserne hjemme fra sit studie. De få indslag han har lavet for arrangementer har været initiativrige, men ikke så lange og desværre i en dårlig lydkvalitet. Men vi i FU tror på Marks udvikling fordi han er ung og ny, men også fordi han faktisk har forsøgt at tilvejebringe nogen af vores krav fra FU. Vi er også blevet klar over at der er mange ting han burde være informeret om af den tidligere hovedbestyrelse som ansatte ham, som han stadig føler sig usikker på bl.a. om han får dækket sine transportudgifter til et arrangement, hvis han skal lave optagelser. Vi har sat ham grundigt ind i tingene fra FU og glæder os til at høre det næste blad.
5. DBSUs fremtid (Besøg fra DBS)
Vi har haft en drøftelse med DBS om vores fremtidige politiske arrangementer og hvordan vi kan samarbejde med hinanden om disse. DBS har stillet os et krav om at lave politisk engagerede arrangemente, for at vi kan modtage deres midler.
6. Markedsføring/Pr.
a. Hjemmesiden (Kristian, Søren)
Søren er desværre ikke til stede så Kristian fortæller om hvordan det går med hjemmesiden. Der har desværre været kommunikationsproblemer mellem hjemmesideudvalget og Complex productions, derfor er udviklingen gået lidt i stå. Det der skal ske nu, er at de seende i udvalget skal farveteste hjemmesiden. Når det er sket, kan den testes af syntesebrugere. Vi er alle sammen i HB meget spændte og utålmodige på at se det færdige resultat.
Der er et problem med vores nuværende gamle hjemmeside. Der er ikke nogen funktion til at slette dokumenter fra forsiden og redigerer i dokumenter på siden, som er tilgængelig for os. Vi har kontaktet den tidligere producent Christoffer Pagård som godt kunne gøre dokumenterne på forsiden utilgængelige, men heller ikke kunne fjerne dem. Han kan til gengæld godt redigerer i dokumenter inde på hjemmesiden. Mht. forsiden bliver tidligere dokumenter også usynlige efterhånden som man lægger nye op, men de ligger stadig gemt i systemet og det mener vi er et problem. Christoffer har erkendt sin fejl, men har svært ved at ændre på den funktion nu hvor siden er oprettet. Problematikken blev særlig stor da vi fik lagt nogle dokumenter op, som egentlig kun vedkom bestyrelserne på forsiden, grundet ringe kommunikation HB imellem og det ser selvfølgelig ikke godt ud på en forside. Vi arbejder på en løsning der kan gøre det tilgængeligt for et teknisk hoved i HB at gøre det som Christoffer gør.
Et udefrakommende medlem har skrevet til HB og spurgt om ikke vi skal have en tilsynsførende til de indslag der bliver lagt op på hjemmesiden. Sådan at man undgår stavefejl og etiske dilemmaer kan blive færdigdiskuteret før det lægges op.
Birgitte må gerne lægge invitationer op på hjemmesiden, hvis hun retter dem for korrekturfejl, men bør kontakte FU og eller HB hvis der er noget hun er i tvivl om, om hun bør lægge op f.eks. interne dokumenter. Arrangementer fra andre organisationer, nyheder om vores samarbejdspartnere, ansøgere om skuespillere til en dokumentar og lignende. Birgitte har også været god til at håndtere disse situationer. Hun er dygtig til at underrette FU inden hun foretager sig noget og det er vi meget glade for. Men vi bør også have en tilsynsfører. Anja foreslår Dennis fra hjemmesiddeudvalget, som tilsynsfører på hjemmesiden og vender tilbage med svar. Han vil så skulle tjekke hjemmesiden ud en gang om ugen og komme med forslag til rettelser spørgsmål eller kommentarer. I den sammenhæng er det vigtigt at få forhandlet os frem til en måde hvorpå vi kan få lov til at redigerer i ting på hjemmesiden, som Christoffer kan gøre det. Ellers er det spildt.
B. Facebook
Der er 198 medlemmer derinde og folk er flittige til at bruge den. Birgitte siger også at der er god tone på hjemmesiden og at mange af de unge medlemmer bruger den. Horrornightsarrangørerne har også brugt den en del hvor de har haft kontakt med medlemmerne. Så det er et godt medie.
C. Nyhedsbrev (Nadia, Anja)
Nadia lægger ud og fortæller at hun har overvejet hvorfor vi sender et nyhedsbrev med gamle nyheder. Hun sætter det på spidsen og får resten af HB til at tænke over det. Enten skal der være nye nyheder i nyhedsbrevet, eller også skal det væk. Det er vigtigt at vi førs forholder os til, at nyhedsbrevet altså bliver sendt ud til alle vorres samarbejdspartnere og derfor er en eksklusiv ting for dem. Det er jo ikke sikkert at de syntes det er gamle nyheder. Argumentationen ligger nemlig ofte på, at folk ikke vil læse ”gammelt stof” eller information de kan finde andre steder. Og der er selvfølgelig ingen grund til at gentage sig. Nyhederne kunne også godt blive nyere endnu. Det er også et nyhedsbrev vi selv har valgt at opretholde og altså ikke noget DUF eksempelvis kræver af os. De kræver kun en årsberetning. Hvis vi nu sendte nyhedsbrevet ud noget oftere og kaldte det en nyhedsmail i stedet for. Derigennem kommer vi til at tale om, om nyt fra HB i virkeligheden skulle hedde nyt fra DBSU. Dels fordi vi er blevet sådan en lille organisation og gerne vil samle informationerne ét sted. Nyhederne på nyhedsmailen kunne også blot stå som tekst inde i mailen. Det sparer læserne for en masse tid og gør måske at de oftere læser det der står i mailen. Nyhedsmailen kunne blive udsendt sammen med nyt fra DBSU. Det ville i så fald udkomme i månederne marts, juni, september december. Lene melder sig som den første til at lave nyt fra HB og nyt fra foreningen.
D. Kommunikations udvalget (Mie, Kristian)
Kommunikationsudvalget har stået stille imens Mie var på højskole selvom hun havde fundet en stand-in til sit arbejde. Mie fortæller nu at opstarten efter højskolen har været svær og Kristian fortæller at DBS aldrig er vendt tilbage med medlemskortet. derfor er der ikke sket noget. Der kommer en trygget stemning iblandt hovedbestyrelsens medlemmer fordi dette udvalg har været diskuteret så længe. Der spreder sig holdninger om udvalget skal nedlægges, mens andre tier og andre igen forsøger at forsvarer udvalget. Vi når til enighed om at udvalget stadig godt kan tage ud til arrangementer og opsøge synskonsulenter, fagpersoner osv. Udvalget bør øge sit engagement og være mere opsøgende.
7. Samarbejdspartnere.
A. DUF
vi har fået DUF midler igen på 150.000. til gengæld kan vi læse mellem linjerne i deres brev at de gerne ser vi laver flere lokale arrangementer for vores medlemmer. Vi ved dog også at de kun har haft mulighed for at se på sidste års udbytte af arrangementer. I år har der nemlig været langt flere lokale arrangementer og det vil der også fortsat komme, i hvert fald i region Øst. Anders har tilmeldt sig DDUF delegeret møde, men der er en ekstra plads. Fristen er dog udløbet d. 31. oktober men vi håber at DUF vil godkende en sktra tilmelding hvis vi skynder os. Mads melder sig til, som den anden deltager. Derudover har Mie og Anders erfaret sidste gang de deltog at det var en god ide med en hjælper. Stedet hvor DUF afholder deres delegerede møde er kæmpestort og der er mange mennesker, så det kan være svært at finde rundt. Birgitte skriver til DUF og hører om det er muligt at få en deltager mere med.
Birgitte nævner også at der er en invitation til DUF’s lederuddannelse. Man kan skrive til Birgitte hvis man er interesseret i den. Vi er som forening selvfølgelig interesseret i at vores tillidsfolk tager sådanne uddannelser så de kan blive endnu bedre til at lave deres frivillige organisationsarbejde. FU mener derfor godt det er noget DBSU vil kunne finansiere.
B. SUMH
Anders fortæller at der i næste weekend bliver afholdt et seminar om medlemsrekruttering og fastholdelse af nuværende medlemmer. Det skal løbe af stablen d. 14. november. Mie skulle have været afsted men er blevet forhindret. Anja melder sig i stedet for og håber på, at der er plads. Derudover har SUMH lige fået penge til deres projekt det sociale potentiale, hvor man hjælper unge med handicaps ud i frivilligt arbejde. De er også fortsat med mærkesagen omkring ledsagerordningen og BPA. Anders har nævnt bilkørselsproblematikken, som vi havde oppe at vende på sidste møde, for mærkesagsgruppen. Ugandaudvalget går godt, mens man drøfter en nedlæggelse af Nepaludvalget fordi der ikke sker det store. Sidst men ikke mindst har der været afholdt frivilligdag d. 4. oktober.
Mie og Nadia har stadig et møde med Mads, som ikke har fået en dato endnu. Nadia og Mie har fået til opgave at finde en dato og kontakte mads med denne.
C. SUN
Vi har fået en mail fra en svensk repræsentant fra SUN. Der er nemlig blevet drøftet rundt i krogene hvordan man kunne styrke SUN’s fremtid eller i hvert fald videreføre ideen. Det har to nordiske unge netop nu fundet svaret på. Derfor foreslår de at SUN lægges ind under den store nordiske organisation NSK på linje med NKK (nordisk kvinde komité). De har bedt om vores samtygge til ideen og har spurgt os hvornår vi kunne afholde et nyt møde. Tine og Mie har formuleret en mail til dem efter en drøftelse af emnet i HB. Vi synes det er en glimrende ide. På nuværende tidspunkt har udvalget jo stået stille længe, så det trænger til en frisk start. Vi har dog måttet melde pas på at blive medrepræsentanter til det store NSK møde. Vi har forsøgt at finde en dato for et møde med SUN, hvor emnet skal viderediskuteres før der gås videre med det. Der blev foreslået en dato som sjovt nok er i denne weekend, hvor vores udvidede HB møde netop nu løber af stablen. Vi gjorde dem opmærksomme på at vi ikke kunne deltage den dato, men de valgte alligevel at lægge deres møde denne weekend, hvilket vi er en smule ærgerlige over.
D. Forældreforeningen (Mikael, Christina)
Mikael og Christina som netop har fået en dreng, var deltagende på forældreforeningens efterårskursus. De fortalte at det var hyggeligt. De blev dog også klare over nogle fakts. Bl.a. at DBS dette år har valgt ikke at støtte forældreforeningen med nogle midler. Der har også rejst sig en snak omkring DBSU. Forældrene opfatter som oftest sig selv som eksperter indenfor synsområdet. Der er også kommet mange flere tilbud til folk med flere handicaps, så det kan være svært for de unge at vælge. Derudover var det selvfølgelig endnu mere ærgerligt når de forskellige organisationers arrangementer faldt sammen, hvilket temmelig ofte sker. Nadia har talt med Claus Sørensen om at samordne DBSU og forældreforeningens kalendere, så vi undgik disse dobbeltbookninger. Det ville være endnu mere fedt hvis flere organisationer ville være med på spøgen. F.eks. SUMH og DBS. Så bliver det både nemmere for os som tillidsfolk imellem og for medlemmerne at skelne. Men det drejer sig også om møder, altså interne møder, hvor vi render ind i hinanden. Så måske en mere intern kalender ville være bedre i den sammenhæng.
8. Diverse råd og udvalg.
a. Bestyrelsen på blindeinstituttet
Nadia har talt med Andreas, som sidder i rådet. Deres møde er blevet aflyst igen og rykket til en anden dato. FU skal holde møde med andreas snart igen, fordi han har spurgt ind til vores holdning omkring forskellige emner. Han lader til at være blevet i tvivl om hvordan han skal argumenterer overfor rådet, hvilket ståsted han skal repræsenterer osv.
b. Brugerrådet ved rådgivningen på IBOS Anders
Anders deltog i interessegruppens generalforsamling og de samme blev genvalgt til brugerrådet. Han ser ikke at der sker nogen særlig udvikling. Og brugerrådet bliver heller ikke taget i så høj betragtning som det burde ifølge Anders.
c. Det synsfaglige råd ved synscenter Refsnæs Anders
Der er møde på onsdag. De skal drøfte ny chefstruktur.
Så snart der er referat fra mødet sender anders det ud til HB.
d. ViHS Videns center for Handicap, Hjælpemidler og Socialpsykiatri Nadia
intet at bemærke, ud over at der nu er en ny der skal have Bent Nygårds plads.
e. Syn Danmark (Søren)n
Søren er desværre ikke tilstede på mødet i dag, men vi fik heldigvis sidste gang en lang og fyldestgørende redegørelse fra Søren
f. Børne udvalget Mads
Vi må erkende at udvalget har ligget stille, og det, måske grundet den måde vi har rekrutteret medlemmer til børneudvalget. Hvis regionerne ikke selv har kunnet stille med en repræsentant er det foregået ved tvang. Med de argumenter at man er nødt til at kaste sig ud i noget nyt og at vi alle som bestyrelsesmedlemmer en gang imellem møder opgaver som ikke er vores favorit. Men dette møder selvfølgelig stor protest fra regionerne. Det er problematisk at have folk siddende i et udvalg der for det første ikke interesserer sig for området og for det andet er blevet sat der mod deres vilje. Hvis udvalget endelig skulle komme til at lave noget arbejde ville det sikkert ikke blive særlig konstruktivt eller engageret heller. Og det er selvfølgelig synd fordi vi netop opererer med frivilligt arbejde. Og det kan man jo ikke kalde ovenstående. Mads, derimod er gladd for at sidde i udvalget men kan godt se at det ikke er hensigtsmæssigt den måde hans medudvalgsrepræsentant er blevet valgt ind på.
Mads foreslår at børneudvalget kan arrangerer miniefterårsferien, og det er et udmærket forslag, men efter ovenstående diskussion, vælger vi at sløjfe børneudvalget og i stedet skrive ud til medlemmer på facebook, hjemmeside og mail, om ikke der er nogen der vil arrangerer miniefterårsferie. Med den argumentation og reklame at det faktisk er ét af vores mest velbesøgte arrangementer. Tidligere deltagere skriver ind til os og spørger om der ikke snart er miniefterårsferie, der er børn der glæder sig enormt meget til denne aktivitet og selv det, skulle være en motivationsfaktor.
Anja fortæller om sin oplevelse sidste gang hun deltog som DBSU’er på miniefterårsferien, Stemningen havde været enormt god blandt de unge. Det eneste kritikpunkt de unge havde var Yogaen som var en aktivitet én af dagene. Det var svært for de unge at gå fra at grine, pjatte og lege og så til at skulle være helt stille og koncentreret. Det er paradoksalt, for det var jo netop meningen med øvelsen.
B. Horrornights:
arrangementet blev afholdt fra d. 25. – 26. oktober 2014 i forbindelse med Halloween. Mie Henriksen og Anne Fasmer arrangerede en tur til eventet; Horrornights på Valdemarslot, som ligger på Tåsinge nær Svendborg. Det siges at være Europas største Horrorevent, som kun er vokset i popularitet med årene. Slotsområdet omdannes til en levende gyserfilm hvor frivillige rollespillere er klædt ud som vampyrer, zombier, klovne og motersavsmænd. Der er etableret 7 baner med hver deres tema hvor man kan komme ind og få en sanselig og levende forskrækkelse. Der var et overraskende stort tilløb af medlemmer til dette arrangement, primært i den yngre afdeling. Vi måtte dog efter Valdemarslots anvisninger sætte en aldersgrænse på 13 år. vi endte op med at være 9 deltagere 2 arrangører og 6 hjælpere. Grunden til det høje hjælperantal var, at ingen skulle blive efterladt ude i mørket. Mange af vores medlemmer orienterer sig vel og mærke dårligere i mørke. Vi bosatte os i en herskabsvilla i Svendborg som udlejedes af Danninghus. Vi som arrangører var meget tilfredse med stedet og det var hjælperne også. Vi var på slotsområdet i ca. 2 timer og endte med at blive lidt længere. Det var alt for kort tid, da der var lange køer til nogen af banerne og området var langt større end vi havde forestillet os. Til gengæld lod det til på medlemmerne af den modige afdeling, at 3 baner bestemt var nok, mens de lidt mindre modige eller utålmodige syntes én bane var nok. Vi inddelte os i små grupper hvoraf én af grupperne gik igennem 3 baner og de andre kun én hvorefter de satte sig på en cafe og hyggesnakkede. Deltagerne lod til at være tilfredse med opdelingen. 2 medlemmer blev mere bange end de havde regnet med, og fik helle ved cafeen sammen med en hjælper og en arrangør. Da vi kom hjem til huset drak vi te og kaffe og havde quiz. Næste morgen var der brunch og ligeledes hygge inden vi tog afsted. Vi var glade ved at se nogle nye ansigter til vores arrangement og havde også to udefrakommende hjælpere med der gjorde en fantastisk indsats, for sikkerheden og hyggen. Den ene af de nye var også vores fotograf som tog billeder til facebook og hjemmesiden, efter tilladelse fra deltagerne. Alt i alt et vellykket arrangement
10. kommene arrangementer
A. Landsmøde (Lene, Esben og Tine)
Landsmødeudvalget har afholdt et møde, og skal snart til at sende invitationer ud. Sidste år blev det f.eks. sendt ud allerede 1. november. De har også uddelegeret opgaver imellem sig og går med overvejelser om, hvad den sociale aktivitet skal være dette år. Et kritikpunkt af de tidligere aktiviteter har været at folk blev for spredt. Vi skal søge at finde noget, som de fleste kan være med til. Det kunne være et godt tidspunkt med en nørdequiz om DBSU og det hygger vi os en del med at sludre om de næste par minutter.
Derudover har de haft drøftet hvem der skulle være dirigent udefra næste gang. Sidst men slet ikke mindst hvem der skal skrive referat. Udvalget fortæller at det er et problem at finde folk, fordi dem de ved kan skrive har de allerede spurgt og de har sagt nej. Det bliver foreslået at de måske burde spørge lidt mere bredt ud i foreningen og så ud fra dem der melder sig, tage en beslutning om, hvem de stoler på til opgaven. For hvis man har siddet i foreningen i mange år, og måske ikke er i så nær kontakt med de unge, hvordan ved man så om der sidder nogen derude som kan og vil skrive referat til landsmødet. Udvalget vil overveje dette forslag. Mie melder sig som referent. (det plejer ellers ikke at være proceduren). Men så har de i hvert fald én, hvis det skulle gå helt galt. Som udgangspunkt mener landsmødeudvalget ikke det er et job for HB medlemmer at skrive landsmødereferatet da de allerede har så mange opgaver op til landsmødet og under det.
Pga. problemet med referenter har når vi helt ud og tale om, udefrakommende referenter, som vi eventuelt betaler eller belønner for det. Så er vi sikret et godt stykke arbejde, hvis det da er det der prioriterer.
De vil igen i år lave en differentieret deltagerbetaling, sådan at hvis man tilmelder sig inden en bestemt dato er det gratis, og så stiger prisen jo længere man venter. De har også drøftet at de vil blande nye og gamle hjælpere, for at prøve noget andet og for at de nye hjælpere kan opleve DBSU og lærer noget af de gamle. Landsmødet er et udmærket sted at starte.
11. Regionerne rundt
A. Øst (Mikael, Christina)
De fortæller at folk er gode til at melde tilbage. Det lader dog til at Mikael og Christina har føretrøjen på. Det lader de heller ikke til at være kede af. Der er arrangementsophobning op imod november, fordi en tur til Glyptoteket kommer til at ligge d. 15. november og julefrokost d. 29. november derfor er der faktisk 3 weekender i træk med øst arrangementer.
Vi roser Mikael og Christina for at have holdt så godt fast i bestyrelsesarbejdet, trods flytning og fødsel af baby.
Vi taler om hvem der skal sidde som repræsentanter til de to generalforsamlinger fra HB.
Nadia skal deltage for vest og Anja skal deltage for øst
B. Vest Status fra HB.
Region Vest kan naturligvis ikke være til stede da regionen har nedlagt sig selv. Vi ved at der har været mange komplicerede problemer i regionen, som desværre mundede ud i at samtlige bestyrelsesmedlemmer trak sig. HB står derfor nu med den opgave at afholde en generalforsamling og forsøge at finde nogen nye medlemmer til en forhåbentlig frisk region vest. Vi lægger generalforsamlingen d. 31. januar. vi skal finde nogen der vil lave generalforsamlingen
Det bliver besluttet at Kristian og Esben arrangerer og der er deadline d. 1. december. Forsamlingen skal varsles 4 uger før.
Vi drøfter hvordan vi skal lave indlægget fra region vest til årsberetningen. Der findes invitationer og andre ting vi kan baserer beretningen på.
Mikael kontakter Ronnie fra den tidligere bestyrelse, og spørger ham om han vil skrive noget.
12. Kontoret (Nadia, Birgitte)
Birgitte fortæller at hun er glad for arbejdet og synes det går fremad. Hun har lært at bruge Vencassystemet som vi har fået og er i gang med at udfylde SOMI ansøgningen. Hun taler også om den ringerunde som Mie og Lene har stået for at foretage. Mie er færdig med sine opkald men Lene mangler stadig nogle flere. Ringerunden gik ud på at opklare om de medlemmer der ikke havde indbetalt kontingent stadigvæk ønskede at være medlem eller gerne ville meldes ud. Desværre var der mange på den sidstnævnte.
Hun minder om at bilagene senest skal være indsendt d. 15. december, da det er der, regnskabet skal udarbejdes.
Hun minder også om, at arrangører skal minde deres deltagere om transportgodtgørelsesskemaet, da hun ofte oplever at få bilag ind fra folk uden nogen angivelse af, hvad de har deltaget i, eller hvordan hun ellers kan kontakte dem. I den forbindelse er det også snart nødvendigt at tale om hvordan man kan refunderer ture der er betalt via rejsekortet som man tjekker ind og ud med, ved perronerne. Nadia fortæller at man i DBS netop bruger dette system og hver gang nogen skal have hvilken som helst transportudgift dækket, skal de gå ind på DSB’s hjemmeside, ind under rejsekort og finde deres egen profil. Dér kan de så kopierer siden og vedlægge den som bilag. Det skulle være dækkende.
Birgitte har opdaget nogle ting på hjemmesiden som hun mener, bør rettes.
listen ser ud som følger:
– udmelding fra foreningen sker ved at framelde sig aktivt via kontoret
– transportbilag samt transportskema skal indsendes 14 dage efter et arrangement
– bilag fra et arrangement, fra arrangørerne skal indsendes senest 3 måneder efter arrangementets afholdelse.
Birgitte fortalte til MU samtalen at kontorets telefon blev varm når hun talte i den, og at den ofte ikke kunne holde strøm når man snakkede i den. Det er en gammel model og vi synes i FU ikke at det er rimeligt at Birgitte eller nogen anden kontormedarbejder skal bruge sådan en telefon. Desuden gør det nye telefonsystem, at hun skal ind og åbne telefonen over nettet, inden hun kan åbne selve telefonen for opringninger. Det betyder at hun både skal have computer og telefon tændt på samme tid og det er ikke så fleksibelt som man kunne ønske sig. Hvis vi havde en smartphone der kunne gå på nettet ville Birgitte have mulighed for at åbne telefonen over telefonen, hvilket er en stor fordel.
vi roser Birgitte for hendes flotte arbejde. Hun tager ikke beslutninger uden at forhøre sig med bestyrelsen eller HB først. Hun er skarp og lægger mærke til ting hele tiden som vi andre måske har overset. Sidst men slet ikke mindst er hun trofast til at vende tilbage over mail og telefon når vi kontakter hende.
13. Årsberetning 2014
se to do liste.
Vi taler om, om regionerne skal skrive noget og hvad de i så fald skal skrive.
Anja gør et forsøg på at skrive indlægget til region vest
14. Økonomi
A. Budget forbrug 2014 (Anders, Birgitte)
Anders læser nøgletallene højt og vi kommer med kommentarer og indskydelser.
vi har netop fået tipsmidler på 510.000 kr. af DUF.
Der er fastsat en underskudsgaranti på 20.000 til Laugelejren.
vi undrer os over hvorfor posten med personaleudgifter er så lav, da vi jo både har skullet betale for Birgitte og Ditte i en periode.
Birgitte søger refusion hver måned derfor er personaleudgifter så lav selvom vi har betalt for begge-
B. Budget 2015, Her under budgetforslag til arrangementer og regionernes økonomi, samt budget fra til bladene.
På samme måde gennemgår Anders budgettet og vi kommer med kommentarer og indskydelser.
Vi bemærker at medlemskontigentposten er relativt høj, i forhold til, at vi for nylig har mistet nogle medlemmer. Vi sætter den ned til 5000 kr.
lønning af kontorpersonaleposten ændres til 165.000 kr.
Portoposten sættes op.
Vi taler om kontorets telefon som ikke fungerer optimalt. Den mister hurtigt strøm, bliver varm og kan ikke gå på internettet. Hvilket er vigtigt i forhold til fleksibiliteten når Birgitte skal gå ind og åbne telefonen under telefontiden. Det gør hun på nuværende tidspunkt over computeren. Vi vælger at give Birgitte lov til at indkøbe en Iphone 5 til kontoret. Argumentet for dette er, at telefonen også i nødstilfælde kan bruges af foreningens medlemmer pga. de synskompenserende tilgængelighedsprogrammer der allerede på forhånd er installeret på en Iphone. Endvidere kan den gå på nettet, kan opdateres løbende og giver adgang til at bruge apps som mobilepay med tiden. Det ser vi som en god mulighed. Vi behøver ikke at skifte abonnement eller nummer når vi køber en ny telefon. Posten for kontorets telefoni er blevet dyrere selvom det var meningen at regningen skulle blive billigere med det nye selskab. Derudover oplever Birgitte at regningerne for abonnementet kommer sporadisk og uhensigtsmæssigt for kontoret. Hun vil ringe og forhøre sig med selskabet.
Vi diskuterer tillidspersoners mulighed for at søge telefonpenge.
det beløb tillidspersoner kan få, afhænger af deres post og de kan selv vælge om de vil have et enkelt beløb udbetalt på én gang eller sende regningerne løbende efter eksempelvis telefonmøder.
Børneudvalgsposten sættes ned til 1500 kr.
vi fjerner fundraisingudvalget, fra budgetoversigten da udvalget slet ikke findes mere.
Indkomne budgetter:
Ungdomsbladet:
Birgitte har til begge blade lavet en oversigt til FU hvor vi kan se, hvad bladende har brugt og hvad de forventes at bruge resten af året. Disse tal kan vi så sammenligne med redaktørernes ansøgninger.
Vi sætter ungdomsbladsposten ned til 23.000 kr i stedet for de 26.000 der er søgt om. Det var eet beløb som vores nuværende redaktør har fået sidste gang. Og dette beløb var kopieret fra den tidligere redaktør derfor laver vi en ny vurdering af hvad vores nye redaktør vil komme til at bruge.
Børnebladet:
Der er søgt om 23.000 kr. Den er en smule høj i forhold til Birgittes udregninger, men da vi også ved at Stine har planer om at købe indslag fra radioglad, godkender vi det beløb hun har ansøgt om
vi diskuterer formaliteterne omkring børnebladets indkøb af indslag og overvejer en foreningskontrakt med Radio Glad i stedet for en intern aftale mellem redaktører og enkeltpersoner.
Dernæst genoptager vi diskussionen om en sammenlægning af bladende.
Vi aftaler at der føres en afstemning på mødet i januar.
Markedsføringsposten er for høj i forhold til hvad kommunikationsudvalget kommer til at lave, og vi sætter den derfor ned fra 10.000 til 5000 kr.
Birgitte gør i denne anledning opmærksom på at vi ikke vil kunne bruge vores printer til udprintning af midlertidige foldere fordi den ikke fungerer optimalt. Det skyldes primært at vi ikke bruger den så tit og at blækket størkner.
Nordisk sommerlejr 2015:
Esben havde lovet at lave en skrivelse omkring hvordan den nordiske sommerlejr skal arrangeres fordi han har så meget erfaring. Men vejledningen er desværre ikke blevet lavet endnu.
i år skal Nordisk Camp afholdes i og af Norge, men vi har ikke fået særligt mange informationer endnu. Vi sætter 10.000 kr. af, for en sikkerheds skyld. Vi ved at vi vil komme til at betale for en eller to hjælpere og har allerede lagt ud for fly. Det bliver en billigere rejse til Norge i år og Norge bruger ikke Erasmus plus fonden ligesom Island gjorde. Vi plejer at skulle betale for hjælperudgiften og ikke for deltagere på arrangementet.
Regionernes økonomi:
vi genopfrisker lige reglerne for fordelingsnøglen for regionerne.
Fordelingsnøglen ligger på 300 kr. efter et grundbeløb på 10.000 kr.
se eventuelt referat fra udvidet hb 2013
yderligere har regionerne en transportpulje på 13.000 kr. som skal dække tillidspersonernes transport til og fra møder.
når alt er regnet ud har vi 250.000 kr. at lave arrangementer for.
Selvforsvar:
Arrangøren har valgt at lave 3 forslag som er differenceret ud fra hvor mange deltagere der kommer og hvor mange instruktører der i så fald skulle sættes på. Vi ved fra historier fra sidste arrangement med samme tema at 10 personer er et passende antal, for at instruktøren kan nå at komme rundt. Derfor vælger vi at støtte den model med det laveste beløb.
Transportudgiften på 8000 kr. er for høj: Vi siger 350 kr. pr. person
15 * 350 kr. 5200 kr.
Ud fra ovennævnte vurderinger kan vi give dem et beløb på 22.000 kr.
Birgitte har lavet et forslag til hvordan det kunne se ud det kan hun sende til Gustav.
Miniefterårsferien:
vi bevilger det ansøgte beløb og der er intet at bemærke.
Sociale rettigheder:
der søges om 20.000 kr.
arrangementet skal afholdes d. 28. februar 2015
vi synes der er søgt en smule for meget i transport.
Ellers intet at bemærke. Vi godkender beløbet.
Faldskærmsarrangementet:
De har i deres ansøgning glemt at medregne transportudgifter men vi beregner at de skal bruge 7000 kr. Når vi har regnet lidt på tallene og nedjusteret med 2000 kr. ender vi op med et beløb på 56.000 kr. som vi gerne vil give til arrangementet. Vi spørger arrangørerne for ette arrangement og arrangøren for selvforsvar om det er muligt at faldskærm ligger i foråret, hvor vejret er til det og selvforsvarskurset ligger i september, hvis man alligevel skal træne indendørs. Vi ved dog at faldskærmsarrangementet er meget afhængige af vejrforhold så det er dem der er mindst fleksible.
Stockholm:
Ud over dette bytursarrangement til Stockholm, er der kommet et arrangement til Paris som har næsten det samme formål. Når vi læser ansøgningerne igennem ser det også ud til at de to arrangementer rammer den samme målgruppe. Paris arrangementet er ret omkostningsrigt, selvom vi synes det lyder spændende. Der har derudover til landsmødet været foreslået yderligere en tur til Sverige, som skulle være en adventuretu/overlevelsestur. Derfor får vi den ide at slå de to forslag sammen og foreslå denne arrangementsgruppe for bytur at lave en udlandstur der favner lidt bredere og gerne må koste lidt mere. Så kunne dette være udenlandsturen i år.
Vi stemmer om, om vi skal satse på paristuren eller stockholmsturen i år.
der er 7 stemmer for stockholm og 0 stemmer for paris. Derfor godkender vi ansøgningen til Stockholm og opfordrer arrangementgruppen til at brede sig ud. De kan bruge 100.000 kr. til turen, så går budgettet op.
Birgitte skriver ud til arrangementsgrupperne og fortæller hvilke kommentarer udvidet hb har haft til deres ansøgning og om de har fået bevilget penge eller ej. Obs. Der er mange flere småbemærkninger til ansøgningerne som led i vores diskussioner som ikke er anført her i referatet.
15. Håndbog
Der er ikke sket noget, fordi der ikke er blevet holdt møde.
16. Evt.
Tine melder at hun bliver nødt til at sænke sit aktivitetsniveau i december hvor hun skal skrive SRP. Det er selvfølgelig helt i orden.
Vi gør hinanden opmærksomme på at vi kan deltage i kredsarrangementer hos DBS.
der er et fokuskursus som lyder interessant som vi overvejer. Vi diskuterer hvor vidt vi skal skyde penge i kurser for vores tillidsfolk hvis de vælger at tage uddannelser i enten DUF eller DBS. Vi når til enighed om at det er en god ide, for fastholdelsen af vores tillidsfolk og for inspiration og motivation helt generelt.
Vi snakker om, at vi skal være bedre til at holde en god tone overfor hinanden i kampens hede.