Referat af hovedbestyrelsesmøde den 7. marts 2021.
Tilstedeværende:
Formand: Sofie Monggaard
Kasserer: Søren Uhrenholt
3. FU medlem: Kim Grønhøj
Sekretær: Cathrine Honoré (noget af tiden)
Bestyrelsesmedlemmer: Christina Uhrenholt (noget af tiden) og Nicklas Tegner
Suppleant: Navid Makki
Ansatte: Marlene Jørgensen og Emily Stavis
Repræsentanter fra Region Øst: Jens Christian Sørensen og Nicklas Aagård
Repræsentant fra Region Vest: Maria Klink Andersen
Fraværende: Bestyrelsesmedlem, Kenneth Banner
Sted: Zoom
0. Godkendelse af dagsorden
Punktet om medlemsrekruttering tilføjes. Punktet om alkoholpolitik tilføjes. Dagsordnen er ellers godkendt.
1. Valg af mødeleder
Sofie er mødeleder.
2. Hvem skriver to do-liste?
Marlene skriver to do liste.
a. Gennemgang af gammel to do liste:
Den gamle to do liste gennemgås. Her slås kun ned på et par enkelte punkter. Kenneth og Mikkel skal spørges, om de vil kontakte Ibos med henblik på at afholde et Zoomevent med dem om deres massøruddannelse, som var oppe på udvidet hovedbestyrelsesmøde.
Kenneth og Sofie har holdt et møde vedrørende mærkesagen om ensomhed blandt unge blinde. De påtænker at afholde et Zoomevent, og er ved at få klarlagt formen.
3. Tjek ind. Hvordan har folk det, og hvad har folk af forventninger til dette møde?
Vi dropper dette punkt grundet tidspres – vi henvises til at tjekke ind med hinanden i pausen.
4. Opdatering fra FU, økonomi og ansatte
a. FU:
Forretningsudvalget havde møde i januar, hvor man bl.a. talte om at komme videre med en kommunikationspolitik.
b. Økonomi:
Vi kører med det budget, vi fik lagt til udvidet HB. Der havde vi et forventet resultat på minus 160.000 kr. for at få mere aktivitet og nedbragt kapitalen. Vi har omkring 1.000.000 kr. på kontoen for øjeblikket. Dog ser resultatet for nuværende ud til alligevel at gå i 0. Man budgetterer med indtægter fra DBS til arrangementer til 150.000 kr., men vi har fået bevilget 223.000 kr. Derudover er der færre udgifter i forbindelse med Landsmødet.
c. Ansatte:
Emily og Marlene prøver at få kontakt med Socialstyrelsen. Der har været travlt med kommunikationspolitikken, som man håber at få færdig til Landsmødet. Ditteemilie kommer snart tilbage, hvorefter der vil være ca. en måneds overlevering. Marlene mangler legitimation af regnskabet fra et par af hovedbestyrelsesmedlemmerne.
5. Status på udvalg
a. Uddannelse og beskæftigelse:
Udvalget skulle have haft møde i søndags, (den 28. februar) men rigtig mange meldte fra i sidste øjeblik. Udvalget har fortsat deres arbejdsgrupper, men arbejdet lader til at være gået i stå.
b. Tilgængelighedsudvalget:
Vi skal høre Kenneth, hvad status er.
c. Det internationale udvalg:
Udvalgsarbejdet har også været gået i stå. Men nu har man lavet et udkast til en ansøgning til DH puljen, som Susanne fra DBS er ved at gennemlæse. Man er fortsat ved at planlægge indholdet på turen.
d. IT-udvalget:
Udvalget skal have et statusmøde i marts, men der kan kun være få tilstede. Morten og Kim arbejder i øjeblikket bl.a. på GDPR. Kim og Kenneth arbejder med datahåndtering i praksis.
6. Samarbejdspartnere
a. Nedsat syn:
Intet nyt.
b. SUMH – Repræsentantskabsmøde:
SUMHS’s repræsentantskabsmøde afholdes den 10. april på Zoom. Der kan deltage fire fra DBSU, men kun to har stemmeret. Sofie, Nicklas og Jens deltager.
c. DBS:
DBS har fået ny formand. Dianna, som før har været kontaktperson, er nu blevet næstformand, hvorfor vi måske får ny kontaktperson. Dette skal vi forhøre os om.
d. LFBS:
Vi har for 3 uger siden holdt statusmøde, hvor man diskuterede Lalandia og Socialstyrelsen.
e. Ibos:
Der skal være bestyrelsesmøde senere i marts. Ellers intet under dette punkt.
f. Interessegruppen studerendes konference:
Studiekonferencen er rykket til efteråret. Vi mangler nogle informationer herom fra interessegruppens formand – Sofie rykker for dette.
g. DUF:
Vi skal ansøge DUF om tilskud i juli. i DUF er det sådan, at man kan sende en stor ansøgning ind hver andet år, og så nøjes med en mindre ansøgning de andre år – det skal dog undersøges, hvordan dette helt præcist fungerer.
H. NUK:
Intet at bemærke.
7. Arrangementer
a. Børne- og ungemøder Zoom:
Det går godt med børnemøderne. Der er oprettet en specifik Facebookgruppe til børn og forældre.
b. Zoommøder med Kenneth og Mikkel:
Det går godt, når der er sociale arrangementer. Der er ikke så mange tilmeldinger til faglige arrangementer.
c. Harry Potter weekend:
Det ser ud til, at arrangementet kører som det skal. Man skal holde øje med forsamlingsforbuddet.
d. Landsmøde 2021:
Landsmødet afholdes digitalt lørdag den 17. april. Man er i øjeblikket ved at teste den afstemningsfunktion, der er i Zoom. Men der er det problem, at den ikke kan blive anonym.
e. Eventuelt andre arrangementer:
Det foreslås at der afholdes et arrangement for IT-udvalget.
8. Medieredaktører og podcast, hvad er status?
Medieredaktionen har ikke haft så meget at lave på det seneste. Juliane Lund er stoppet, og der skal ansættes en ny.
Man har droppet koda-aftalen, da dette er for dyrt.
Der arbejdes på at DBS, DBSU og Ibos fremover kan dele og reklamere for hinandens podcasts.
9. Medlemsrekruttering:
Vi har 250 medlemmer i foreningen for øjeblikket.
Vi brainstormer over muligheder for medlemsrekruttering:
Mulighederne for at skaffe medlemmer gennem sommerskolen på Refsnæs og sommercamp på Ibos nævnes. Kenneth og Mikkel arbejder for øjeblikket på at komme mere ud til synscentralerne. Desuden nævnes endnu engang projektet med at komme ud med flyers til øjenlægerne, som man kan læse mere om i referatet fra udvidet hovedbestyrelsesmøde, samt annoncer på Facebook.
10: Alkoholpolitik
Medlemmer under 18 år skal have tilladelse fra deres forældre, hvis de skal indtage alkohol på arrangementer. Medlemmer mellem 16 og 18 må ikke få serveret spiritus. Medlemmer under 16 må ikke få serveret alkohol overhovedet. Foreningens alkoholpolitik skal vedhæftes arrangementsinvitationer, hvor det er relevant.
11. Præsentation af kommunikationsstrategi
Kommunikationspolitikken er et dokument, der løbende kan forandres, og som skal ligge på hjemmesiden. Emily orienterer om, hvordan den i første omgang er bygget op.
Kommunikationspolitikken er inddelt i følgende hovedpunkter:
- Generelle principper for god kommunikation
- Intern kommunikation mellem bestyrelser, frivillige og ansatte
- Kommunikation med medlemmerne
- Ekstern kommunikation
Vi håber at kommunikationspolitikken er færdig inden Landsmødet.
Vi taler om, hvornår henvendelser fra eksterne skal i fx nyhedsmailen. Et punkt til strategien kunne være, at for at noget kan komme i nyhedsmailen, skal det have direkte relevans for synshandicappede.
SUMH’s månedlige begivenheder skal sendes ud til alle medlemmer på facebook og mail.
Vi taler om, hvem man skal gå til i tilfælde af konflikter. Det er ikke optimalt med kontor/kommunikationsmedarbejderen, da disse er ansat af Forretningsudvalget.
12. Status på DBSU-appen
Kim er i forbindelse med sin virksomhed blevet underleverandør for min forening appen. Kim er gået i gang med opsætning af appen og sørge for, at den bliver tilgængelig. Man regner med at det er færdigt i marts.
13. Status på digitalisering af gamle børne- og ungdomsblade
De indsendte børne og ungdomsblade er snart færdige med at blive digitaliserede.
14. IT
a. Fælleskalender:
Fælleskalenderen er stadig under vejs.
b. GDPR datastrømsanalyse:
Kim og Morten har afholdt et langt møde om GDPR, der bl.a. havde stort fokus på, hvilke oplysninger der registreres om medlemmer og ansatte. Man skal skrive “secure” eller “incrypt” i emnefeltet, når man sender en mail med personfølsomme oplysninger.
c. IT-vejledning:
Kim har lavet en lille smule på IT vejledningen. Der arbejdes som regel på det, når det efterspørges, da det er svært at gøre tilgængeligt.
d. Office 365 Mailadresser og rettigheder:
Man vil gerne fremadrettet gøre sådan, at kontoret kan give rettigheder. Lige nu har Kim, Morten og Kenneth adgang.
Man kan få rettigheder på Youtube, Facebook og hjemmeside m.m. Man vil gerne have det klar til Ditte kommer tilbage.
e. Automatisering af nyhedsmails:
Der kigges i øjeblikket på løsninger på automatisering af nyhedsmails.
f. Lockby:
Kim havde møde med udviklerne for et par uger siden, og de er med på at gøre den tilgængelige for blinde. Dette sker, når vi har underskrevet en kontrakt.
13. Fremtidigt arbejde i regionerne
a. Øst:
Øst havde generalforsamling i februar, og siden da har der været afholdt et bestyrelsesmøde.
I den nære fremtid vil man gerne fokusere på ‘aktive ma’j, som man håber at kunne gøre landsdækkende.
På tegnebrættet er desuden en lang række forskellige aktiviteter, som både er sociale og faglige, herunder fx naturvandring, madkreation, foredrag m.v.
Bestyrelsen i Øst ønsker mere gennemsigtighed til medlemmerne, og vil derfor arbejde på at give dem mulighed for at deltage til møder eller andre events, så de menige medlemmer kan se, hvordan arbejdet forløber.
Aktive maj går ud på, at der bliver lagt nogen videoer op af folk, der motionerer for at sætte fokus på, at det er vigtigt at dyrke motion, når man har et synshandicap. Vi er i HB enige i, at det er en god idé at gøre det landsdækkende. Det understreges at videoerne skal være tilgængelige.
B. Vest:
Frem til 1. maj holder regionen sig til virtuelle arrangementer. De vil gerne oprette nogle motionshold evt. i samarbejde med Move United, og vil søge midler til dette gennem DUF’s lokalforeningspulje.
Bestyrelsen har været på kursus i rekruttering. Der arbejdes på en forretningsorden i Region Vest.
Frem til 1. maj har regionen følgene aktiviteter Banko og påskezoom i samarbejde med Region Øst,
Regionen har ca. 70.000 kr. på kontoen for øjeblikket.
14. Eventuelt
Der bliver spurgt til, hvor mange hjælpere der skal bruges til det digitale landsmøde. Der regnes med et par stykker, men dette bliver der fulgt op på.
Regionerne roses for deres gode arbejde.
Region Vest ønsker at vedtægterne bliver set igennem; eventuelt i samarbejde med en jurist fra DUF.
Der ønskes rettidig udsendelse af dagsorden.
Region Vest opfordrer til at foreningens tillidsfolk er mere synlige på Facebook.
Region Vest opfordrer til at stemme om løn til arrangører, hvilket man bør stemme om til Landsmødet.
Vest opfordres til at skrive alle ovenstående punkter til dagsordnen forinden.