Referat af bestyrelsesmøde d. 4. til 5. juli 2020
Mødested Fuglsangcenteret
Tilstede er:
Formand, Sofie Monggaard.
Kassere, Søren Uhrenholt.
- FU medlem Jens Christian Sørensen.
Sekretær, Cathrine Honoré.
Bestyrelsesmedlemmer: Tobias Bay Jensen, Kim Grønhøj og Christina Uhrenholt.
Suppleanter: Nicklas Tegner og Navid Makki.
Repræsentant fra region øst, Lasse Larsson.
Repræsentant fra region vest, Dorthe Pedersen.
Kontorpersonale, Marlene Jørgensen.
Fraværende: Suppleant Kenneth Schack Banner.
- Godkendelse af dagsorden
Projekt Roskilde festival tilføjes under arrangementer. Status på kontoret tilføjes. Regionerne tilføjes. Dagsorden er ellers godkendt.
- Valg af mødeleder, to do liste og gennemgang af gammel to do liste
Lasse er mødeleder. Marlene skriver to do liste. Den gamle to do liste bliver gennemgået, og vi er godt på vej med de fleste punkter.
- Tjek ind. Hvordan har folk det, og hvad har folk af forventninger til dette møde?
Vi tog en tjek ind runde, som ikke refereres yderligere.
- Status på kontoret
Vi har fået godkendelse til det reviderede regnskab til socialstyrelsen.
Vi har mistet 5 til 6 medlemmer, hvoraf et par af dem er under 30. Der er dog også meldt et par nye medlemmer ind i foreningen, så vi har samlet set et medlemsfald på 4.
Marlene vil gerne udsende en mail til alle hjælpere og orientere dem om facebookgruppen. Hun opfordrer til, at man i mailtråde husker at trykke “svar alle”, samt at udvalgene udsender strategiplaner.
- Markedsplads
Sofie tager os gennem en process, hvor vi gennemgår, hvad der giver folk energi og motiverer os i bestyrelsesarbejdet, hvad der demotiverer , og hvad vi har gjort til hudløshed og derfor ikke gider mere.
Dette refereres ikke her, men kan af tillidsfolk findes i det interne referat.
- Udvalg Hvem skal bygge bro mellem de enkelte udvalg og bestyrelsen, og hvad er de forskellige udvalg i gang med pt?
IT (Gsuite og HB-mailkonti):
Grundet sommerperioden kommer der nok først et møde i It-udvalget om 3-4 uger.
i udvalget skelner man mellem aktive og passive medlemmer.
Kenneth og Kim arbejder på hjemmesider og e-mails, hvorimod et par af de andre udvalgsmedlemmer primært er testpersoner.
Alle foreningers kalendere samles på hjemmesiden. i samarbejde med kontoret er man i gang med at få et overblik over foreningens generelle IT løsninger.
Uddannelse og beskæftigelse:
Udvalget har afholdt deres første møde. Der kører i øjeblikket en afstemning for at finde de første to mærkesager, der skal arbejdes med. Dette er for at gøre arbejdet så konkret som muligt. Udvalget kunne godt tænke sig et par medlemmer mere.
PR og markedsføring:
Udvalget arbejder i øjeblikket i et lidt bredere perspektiv, da de ikke helt er kommet ind i deres konkrete arbejdsgang. De vil gerne promovere foreningen eksternt og fungere lidt som en forlænget arm til medieredaktionen.
De kunne godt tænke sig et bedre samarbejde med Refsnæs og Ibos, og de ønsker at nå rundt til flest muligt af landets synscentraler for at holde oplæg om DBSU.
Lige nu regner de med at afholde møder en gang om måneden, og de arbejder med deres budget.
Tilgængelighed:
Udvalget arbejder med digital og fysisk tilgængelighed.
Man vil bl.a. gerne have opsat lydfyr i hele Danmark – ikke kun i København.
De vil gerne i dialog med DBS samt en eventuel 3. part om, hvordan dette arbejde kan gennemføres.
Derudover kigges der på webtilgængelighed.
Kenneth og Jens har fået et kursus i webtilgængelighed, lovgivning og metodearbejde. Der overvejes et podcast om evaluering af hjælpemidler, som kan komme medlemmerne til gode.
Der kom herunder en opfordring til, at alle der har noget med f.x billeder på facebook at gøre husker at lave billede beskrivelser.
IU:
Det internationale udvalg er i gang med en ansøgning til DH omkring deres forundersøgelse til projekt i Liberia. De er i dialog med Susanne fra DBS, som tidligere har hjulpet dem. Man havde en overvejelse om at samarbejde med SUMH grundet deres store erfaring med udlandsarbejde. Dette bliver dog ikke til noget, da SUMH ikke udelukkende arbejder med synshandicap, hvilket er fokus for dette projekt.
Fritid og kultur:
For nu sættes udvalget på pause da det aldrig rigtigt har været aktivt.
- Samarbejdspartnere
Hvad er opdateringen på vores samarbejdspartnere?
DR:
Vi har på det seneste haft meget samarbejde med dr ift. deres hjemmeside, apps og tilgængelighed.
Kenneth og Jens har kørt samarbejdet det sidste års tid. Dr vil gerne have et fast brugerpanel af testpersoner. Det har dog været svært at få fast kontakt til DBS og DBSU. Derfor er man gået i dialog med Marie Junge, som er leder af DR’s tilgængelighedsafdeling. Hun har for nyligt inviteret til, at vi kunne teste en ny brugerside på deres applikation. Tilgængelighedsudvalget er tovholderer på kontakten til DR, men andre medlemmer er også velkommende. Man vil efterspørge muligheden for at få udstedt et diplom ift. deres arbejde.
SUMH:
Sofie er tovholder.
Grundet corona har SUMH’s bestyrelse afholdt ugentlige møder som erstatning for bestyrelsesweekenden. De har fået teams op at køre; frivilligtteam, politisk team og MO-team (vi har fået tildelt en kontaktperson, og bør snart blive kontaktet) Der afholdes MO-møder en gang om måneden – sidste gang var om ungdomsuddannelser. Det næste MO-møde er onsdag d. 26. august og omhandler GDPR. Invitationer til disse møder skal udsendes til alle; ikke kun til tillidsfolk. SUMH’s frivilligkoordinator Karen, som mange i DBSU kender har netop sagt op, og der er blevet ansat en ny. Der skal tjekkes op på, om SUMH har nogen kurser i støbeskeen som er relevante for DBSU.
DBS:
Vi har sendt nogen arrangementsforslag ind til DBS til den pulje, de har fået til aktiviteter ifm. corona. Vi blev tilbudt disse midler til planlægning af miniefterårsferie, hvilket man sagde nej til, da det ikke er manglende midler, der er problemet. Der er lidt forvirring omkring et ansøgningsskema, som vi skal have tilsendt – FU går videre med dette. Vi kan ikke bare få midlerne – DBS skal bruge dem selv. Der er tale om at samarbejde med DBS kredse. Det er meget forskelligt fra kreds til kreds hvilke ressourcer, der er, men i f.x. kreds Frederiksberg, hvor Sofie er i bestyrelsen, er der rimeligt mange unge. i denne kreds arbejdes der også med f.x. lydfyr.
Vi har haft et møde i socialstyrelsen angående de forløbsbeskrivelser, der er lavet på det kommunale område. Der kommer til at være en evaluering på området som gør, at vi nok bør have en finger på pulsen ift. at melde ind.
LFBS:
Aktivitetsweekenden er rykket fra juli til august – region vest er tovholdere. FU vil gerne deltage i syn på sagen til september.
Ballast
Der er afholdt et møde med Ballast om, hvordan vi før har samarbejdet og om det fremtidige samarbejde. Her reklamerede de meget for deres evne til projektarbejde, som de før har hjulpet os med f.x. på folkemødet og under udarbejdelsen af den nye strategiplan.
IBOS:
Ibos vil gerne oprette nogen frivilligstillinger som kan give unge kompetenceløft – f.x. ved planlægning af startpakker eller arbejde med statistikker. Der er nogen uenighed om timeantal – det skal være overkommeligt men samtidig også givende. Ibos foretrækker at det bliver i løbet af formiddagen – dette er ret problematisk, når nu stillingerne er tiltænkt studerende. Desuden retter tilbudet sig af praktiske årsager kun mod dem, der bor i og omkring København. Vi har alle en usikkerhed i, hvorvidt dette projekt er en god idé. Der skal afholdes et nyt møde, hvor en beslutning skal træffes.
Der har ikke været afholdt bestyrelsesmøder på Ibos siden sidst.
Interessegruppen:
Sofie har været til interessegruppens bestyrelsesmøde. Interessegruppen vil gerne samarbejde med DBSU; både hb og uddannelse og beskæftigelsesudvalget. Der er sendt en mail ud om en studiekonference. Sofie vil gerne have nogen med til at arrangere. Der er ikke umiddelbart nogen interesserede, men hun vil spørge i beskæftigelsesudvalget.
DUF:
Der er kommet mere rutine i samarbejdet med DUF. Jens sidder i følgegruppen. Vi er i dialog med DUF om kompetenceløft og projekter. Der er Bevilget 3 mio kr. til udsatte unge, samt 7,1 mio til lokalforeninger.
NUK
Intet nyt at bemærke.
DBSK:
DBS kvinder (DBSK) vil gerne samarbejde med DBSU om temaer som f.x. undertrykt sexualitet. Vi har fået en mail, som vi skal tage stilling til, men tilsyneladende positiv opbakning.
- Regnskab
Søren har nu et bedre overblik over økonomien, end han havde før. Der er sendt budget forbrug ud igen, som er det seneste.
Budgettet har været lavet om grundet corona.
Vi har på nuværende tidspunkt indtægter for 900000 kr. og udgifter for 700000 kr. Nogle af disse udgifter vil dog nok blive mindre. Vi burde få 440000 kr. i tilskud fra DUF, men der er usikkerhed om, hvorvidt vi får hele dette beløb. Men rundt regnet forventes det, at vi har et overskud på 200000 kr. DBS er ikke så glade for, at vi hober for mange penge op i banken, da der i øjeblikket er negative renter. Vi diskuterer derfor, hvordan vi kan få brugt nogen flere penge på en konstruktiv måde. Der bliver spurgt til, hvor meget DBS tillader, at vi har stående. Dette har DBS ikke sagt, men de vil i hvert fald ikke hæve vores tilskud. Nogle af pengene kunne bruges på opkvalificering hos DUF, eller til et eksternt projekt for IT udvalget. Vi vendte kort fondsmidlerne fra DUF, som tidligere er nævnt. Det er ikke nødvendigt at søge dem, men det kan gøres, hvis det har et konkret formål.
Man er begyndt at søge midler fra socialstyrelsen. Dette er i modsætning til vores tilskud fra DUF og DBS end mere omfattende ansøgningsproces, hvor der er restriktioner og skal være specifikke arrangementsbeskrivelser. Pengene derfra skal gå til miniefterårsferie, lalandia og landsmøde.
- Model a, hvad kan vi implementere?
FU har forinden lavet en brainstorm over opgaver, som en eventuel ekstern medarbejder kunne løse.
Denne brainstorm fremlægges i kombination med, at den øvrige bestyrelse også kommer med input. Brainstormen refereres i stikordsform nedenfor:
IT medarbejder
Frivillig koordinator
Korrekturlæser (både ift. tekst og medieindslag)
Tovholderi på samarbejdspartner og udvalg. (her pointeres det dog, at det er afgørende, at det er hb, der sidder på beslutningerne, mens en ekstern skal varetage det mere praktiske)
Politisk konsulent.
Medarbejder til at hjælpe med fondsansøgninger.
Projektkoordinator
Coach til tillidsmænd
Der bliver spurgt til forskellen mellem model A og model B Forskellen på model A og B er, at tillidsfolk ikke aflønnes. Der skal ansættes en ekstern medarbejder, hvis arbejdsopgaver defineres og kontrolleres at HB og FU, men INGEN fra HB bliver aflønnet.
Det bliver herefter nævnt, at DBS bakker op om ansættelse af flere medarbejdere.
Der bliver nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave at kigge på brainstormen og udforme nogle stillinger. Arbejdsgruppen vil også kigge på, hvor mange timer de enkelte opgaver forventeligt vil tage.
Gruppen består af Kim, Jens, Søren og Sofie.
- Medieredaktører og podcast hvad skal det indeholde.
Der skal udformes en kontrakt, der helt konkret definerer, hvad der forventes af medieredaktionen.
Vi ønsker et koordineret arbejde alle redaktørerne imellem.
Det vil være godt, hvis nogen fra hb tager en tovholderrolle ift. medieredaktionen, og vi taler om, at det er en god idé at have en udpeget kontaktperson for medieredaktionen, sådan som man tidligere har haft det til bladene.
Vi nedsætter en arbejdsgruppe, som skal tage den indledende kontakt til medieredaktionen for at koordinere struktur og indhold. Arbejdsgruppen består af Christina, Sofie og Cathrine.
Vi brainstormer herefter over, hvad podcasten kunne indeholde. Denne brainstorm følger nedenfor i stikordsform:
Mere fra arrangementer; invitationer og stemningsrapporter (det understreges her, at det gerne skal være klippet ordentligt sammen, og der skal være tænkt over, hvad man ønsker at vise med indslaget.)
Podcast episoder med temaer der går hånd i hånd med udvalgsarbejdet; f.x. noget om hjælpemidler (tilgængelighedsudvalget).
Hjælp til fondsansøgning og legater
Personhistorier (mød et medlem)
Rejsedagbog
Interne ting i foreningen – hvad arbejdes der på?
Frivilligt arbejde (som ikke er handicaprelateret)
Fritidsinteresser
Humoristiske indslag, som f.x. gør grin med fordomme.
Interview med ældre synshandicappede – hvordan var det at være ung dengang?
Forældrerollen som blind og svagtseende
Vi brainstormer herefter over, hvordan strukturen kan se ud.
Vi taler om at være gode til at inddrage det visuelle element, så f.x. yngre medlemmer og deres forældre føler, at foreningen er attraktiv – dette vil også være attraktivt for samarbejdspartnere.
Det vil være godt, hvis medieredaktionen modtager meget mere respons; både fra HB, men særligt fra medlemmerne.
Det foreslås at medieredaktionen udkommer med noget hver 3. uge, og de kan eventuelt skiftes. Det overvejes at ansætte en 4. medieredaktør.
- Facebook gruppe/side hvem skal have hvilke rettigheder?
Det foreslås at den nuværende Facebook gruppe “DBSU netværk” kun skal være forbeholdt foreningens medlemmer, og at pårørende, samarbejdspartnere osv. kan henvises til Facebook siden. Dette var også oppe på sidste møde. Men efter forskellige mellemliggende episoder er flere nu indstillede på, at dette er den rette løsning. Vi stemmer derefter om, hvorvidt støttemedlemmer (medlemmer som er faldet for aldersgrænsen, men fortsat betaler kontingent) også skal have adgang til gruppen. Der er 1 for og 6 imod, altså bortfalder dette. Der skal udsendes en fælles besked til alle, så folk ved, hvorfor de bliver fjernet fra gruppen, og frem for alt at de ikke er udelukket fra at følge med. Cathrine skriver denne og sender den til Marlene, så hun kan sende den ud. Der skal derudover laves nogle helt klare retningslinjer for indholdet på både siden og gruppen, som administratorerne skal være meget skarpe på at tjekke op på. Tobias laver et udkast til disse. På Facebook gruppen skal Sofie fra FU, Tobias fra HB, Kim fra IT udvalget samt kontoret have administratorrettigheder.
Vi skal have en ordstyrer på siden, som tjekker op på, om indholdet overholder retningslinjerne. Cathrine vil gerne gøre dette, og Kim hjælper, hvis det tekniske driller.
Under dette punkt kommer der lidt mere info om IT udvalgets arbejde. Søren og Kim har arbejdet en del med GDPR. Der er nogen meget strenge regler for, hvad man må uploade og videreformidle af data på medlemmer. Kim er ved at udfærdige en rapport, som skal hjælpe os til at forstå disse regler fra et foreningsperspektiv. Det er bl.a. også derfor, at vi i HB skal have en dbsu arbejdsmail. Det er indtil videre kun hovedbestyrelsesmedlemmer, som skal have dette, udvalgsmedlemmer, arrangører m.v. kan få det, hvis de ønsker det, men det er ikke et krav.
De fleste fra HB har fået deres arbejdsmail op at køre.
Herefter taler vi om, at vi meget snart skal have en backup-løsning til foreningens dokumenter. De ligger for nuværende på en harddisk, så hvis den går i stykker, mister vi alle dokumenter.
Der skal muligvis købes en harddisk som backup, indtil vi får fundet en sikker cloud-løsning. Kim orienterer om en løsning ved navn Gsuite, som kører med google drive og overholder GDPR. Vi er enige om at uploade vores dokumenter hertil, og til en begyndelse kun give Marlene administratorrettigheder. Så kan vi altid udvide dette på et senere tidspunkt.
Til sidst nævner Kim en app, som hedder “min forening” som f-x- kan gøre det nemmere at arrangere events. Dette har ikke været diskuteret i IT-udvalget endnu, men vi bakker op om det fra HB.
- medlemsstrategi, hvad kan vi gøre for at rekruttere flere medlemmer/hjælpere?
Vi taler først om, hvordan vi kan fastholde/rekruttere medlemmer.
En mulighed kan være at kontakte de medlemmer, som på det seneste har meldt sig ud, og spørge dem om grunden hertil. FU og Marlene går videre med dette.
Man kunne godt tænke sig at have flere tilbud til børn. Dette er et emne, som har været diskuteret rigtig meget dog uden mange resultater. Vi snakker derfor om, hvordan vi kan gå fra tanke til handling. I år (inden det blev bremset af corona), planlagde man at lade årets landsmøde tema være børnefødselsdag for at få de helt unge med. Der er dog flere i det nuværende HB der mener, at landsmødet ikke er det rette forum at prøve at engagere børnene.
Det nævnes, at DBSU er kendt for deres vilde fester. Vi snakker om, hvorvidt man bør ændre alkoholpolitikken i foreningen. Der er overordnet set enighed om, at der selvfølgelig ikke skal indtages alkohol på arrangementer, hvor der er børn tilstede, men at man heller ikke må underkende det sociale det giver de unge engang imellem at kunne feste sammen.
Vi vil gerne have et bedre samarbejde med LFBS. Det giver rigtig meget, når børn, unge og forældre kan være sammen på tværs og erfaringsudveksle. LFBS har også ved flere lejligheder udtrykt, at de gerne ser at DBSU får en større og mere planlagt rolle på deres forældrekurser, hvilket vi meget gerne vil gå videre med.
Vi taler om at nedsætte et slags børneudvalg, som har til opgave at implementere tiltag for de yngste medlemmer. Tobias og Jens starter dette op – de vil kontakte LFBS og eventuelt kontakte regionerne eller medlemmerne generelt.
Det foreslås, at hvis man går videre med tanken om en DBSU app, kunne der laves en sektion specifikt til børn. Søren vil gå videre med dette.
Vi taler herefter om, hvordan vi kan få nye hjælpere ind i foreningen.
Marlene vil sende en mail ud til nye og gamle hjælpere.
Arrangører skal generelt blive bedre til helt fra starten at orientere hjælperne om, hvad de skal gøre på det givne arrangement.
Vi taler til sidst om at oprette en annonce på frivilligjob.dk, for på den måde måske at få rekrutteret nogle. Cathrine vil skrive et udkast til denne.
- Status på arrangementer
Landsmødet:
Landsmødet 2021 ligger fra d. 16. til 18. april.
Christina, Marlene, Nicklas, Kenneth og Navid melder sig som landsmøde arrangører. Cathrine skrev på vegne af landsmødegruppen 2017 en planlægningsguide, som hun sender til arrangør gruppen.
Projekt Roskilde festivalen:
Kenneth har sendt bestyrelsen en mail. Vi kan ikke få handicapbilletter, som vi tidligere har fået. Vi har mulighed for at få frivillig billetter, såfremt der er nogen jobs, der fungere for os. Kenneth går videre med dette.
Miniefterårsferie:
Kenneth er formodentlig tovholder fra HB, da han er del af planlægningsgruppen. Der skal følges op på, hvordan det går med planlægningen.
Lalandia:
Søren og Christina arbejder på dette, og der er taget kontakt til LFBS. Der skal snart bookes noget, da lalandia hurtigt bliver udsolgt. De overvejer at spørge LFBS, om man skal finde et andet sted for arrangementets afholdelse i år.
Julefrokost:
Jens, Kenneth, Andreas og Annette arrangerer dette arrangement, som foregår i november på skovgården i Middelfart.
Efter de enkelte arrangementer opfordres folk til at lægge hovederne i blød og komme op med arrangementsforslag.
- Planlægning af fremtidige møder
Nedenfor følger de planlagte hovedbestyrelsesmøder.
OBS: zoommøderne er kun tænkt som korte opfølgningsmøder, hvor to do listen bliver gennemgået, så vi er sikre på, at vi når i mål med de mange opgaver.
Torsdag d. 27. august fra 20 til 21: zoommøde.
- til 27. september: Fysisk bestyrelsesmøde – kommer sandsynligvis til at foregår i aktivitetshuset i Århus.
Torsdag d. 29.10 fra 20 til 21: zoommøde.
Udvidet HB møde finder sted på Fuglsangscenteret fra d. 11. til 13 december.
Torsdag d. 21.1 fra 20 til 21: zoommøde.
Sidste fysiske bestyrelsesmøde finder sted fra d. 6. til 7. marts på Fuglsangscenteret.
- regioner
Vest:
Det går godt i regionen.
Der er planlagt drenge/pigearrangement med ølsmagning/wellness, samt Fællesspisning i Århus en gang om måneden, prøv letbanen i Århus, julefest og økonomiarrangement.
Øst:
Der var sommerfest d. 27. juni. Der var lidt problemer med, hvornår man skulle åbne for tilmelding hertil. Man ønskede at samarbejde med vest om dette arrangement, men dette kunne ikke lade sig gøre grundet corona, da man var pressede på tid for at få arrangementet afviklet inden sommerferien.
Der er spilleaften 26. juli i Vanløse. Der afholdes klatrearrangement på Kragerup gods i august, hvor regionen har været før. Der arbejdes på en historisk byvandring i København. Jens og Lasse arbejder på et arrangement i samarbejde med forældreforeningen i zoologisk have, hvor man gerne vil have en synstolker med.
- Eventuelt
Man vil gerne lave en opdatering af bestyrelseshåndbogen i to dele – en til arrangementsplanlægning og en til bestyrelsesarbejde for bedre overlevering.
Kim orienterer om, at der mangler noget indhold forskellige steder på hjemmesiden, som han gerne vil have hjælp til at få skrevet.
PR overtager kontakten med blogs – medieredaktionen kunne eventuelt lave et indslag med madsynet.
- Tjek ud.
Hvordan har man det efter mødet, fik vi gennemgået det vi skulle
Vi tog en kort tjek ud runde, som ikke refereres yderligere.
Herefter er mødet afsluttet.