Referat af HB møde

Deltagere:
FU: Sofie, Lasse, Nicklas T.
HB: Andreas, Morten, Mads H, Navid.

1. Velkomst

Sofie siger velkommen.

2. Godkendelse af dagsordenen

Dagsorden godkendes.

3. Valg af mødeleder

Lasse Larsson vælges til mødeleder.

4. Valg af referent og to-do liste skriver

Mads Hvid skriver referat og Andreas skriver to-do liste.

5. Tjek ind

Hurtig runde med tjek ind for de tilstedeværende.

6. Gennemgang af gammel to-do liste.

Gammel to-do liste gennemgås.

7. Status på medarbejdere

Sekretariatsleder Jesper skal stemmes igennem på Landsmødet 2022 (LM). Kommunikationsmedarbejder Emily har sagt op, da hun har fået et fuldtidsarbejde. Hun stopper den 1. april 2022. Hun deltager ikke til LM.
I forhold til Emily, skal vi være opmærksomme på, hvilke opgaver vi giver til hende. Hun vil primært arbejde med fonde til landsarrangementer sammen med Jesper indtil hun stopper.

8. Status på bestyrelse
Bestyrelsen drøfter, hvem der bliver siddende og hvem der forlader bestyrelsen.

9. Udvalg
a. Tilgængelighedsudvalg

Siden sidste møde har udvalget været inaktivt. Andreas kontakter udvalget og Jesper.

b. Internationalt udvalg

Udvalget er underbemandet. Der fortælles om projektet i Liberia. Hazel rejser der ned fra DBSU sammen med Siri fra DBS. Siri skal lave et DBS podcast. De tager afsted den 8. marts.

10. Samarbejdspartnere
a. LFBS (Andreas og Maria Louise).

Der er afholdt et møde om vores samarbejde for at optimere dette og ansvarsfordelingen mellem DBSU og LFBS.
Bestyrelsen opfordres til at deltage i flere LFBS-arrangementer.

b. SUMH (Sofie)

Bestyrelsen opfordres til at deltage i medlemsorganisationsmøde på Zoom.
Bestyrelsen snakker om, hvem der deltager i repræsentantskabsmøde hos SUHM.
Der opfordres til at bestyrelsen deltager i frivilligkurser, der kan findes i frivilligkataloget.

c. Nota (Lasse, Sofie)

Der har ikke været aktivitet siden sidste møde. De har ikke meldt tilbage på arrangement med rundvisning hos NOTA.
NOTA har foredrag med kendte forfattere hver måned i Nakskov. Der opfordres til deltagelse.

d. DBS (FU)

Der har ikke været flere møder siden sidste bestyrelsesmøde. Sofie er inviteret til et samarbejdsmøde mellem formændene i Interessegruppen, LFBS og næstformand i DBS Diana.
Der opfordres til, at der deltages i DBS’ landsdækkende arrangementer både fysisk og på Zoom.
DBSU og DBS Ø har et samarbejde i forhold til sparingsmøder på Zoom. Der opfordres til, at DBSU og især regionerne hjælper med arrangering og deltagelse. Lotte Tobiasen fra DBS er primus motor på disse arrangementer.

e. IBOS

Der udtrykkes ærgrelse over, at der ikke var flere DBSU-deltagere til deres workshop.

f. Interessegruppen (Mads Hvid)

Der orienteres om, at Studerendes konference aflyses og udsættes til februar 2023.

g. DUF (FU)

DBSU er inviteret til en reception, men ellers er der ikke sket noget nyt siden sidste møde.

h. NUK (Cathrine)

Intet nyt.

i. Parasport og Blind Motion (Mads Hvid)
DBSU vil dele invitationer og informere om Super Goalball event 2022. Super Goalball event Bliver ikke dækket af medieredaktionen, da arrangementet er samtidigt med DBSU’s landsmøde.

11. IT
a. Zoom kontoer

Skal DBSU gå videre med Zoom-konti? Dette skal tages op med regionerne. Regionerne kommer selv til at finansiere disse konti. Prisen er omkring 600 kr. om året. Regionerne skal betale til landsforeningens konto.
Kontoret ansøger fast rabat på Zoom-konti årligt.

b. Visma

Visma udvikler en opdatering til deres app. De har lavet rettelser i forhold til tilgængelighed, men der er opstået nye tilgængelighedsproblemer.
Afstemning om at vi frigiver Visma-appen til medlemmerne med det forbehold at vi ikke kan IT-supporte appen eller om DBSU skal stoppe aftalen med Visma.
Resultat af afstemning: 5 for at stoppe aftalen og 2 for at frigive appen til medlemmerne.

c. MinForening

Kim Grønhøj skal rette nogle ting i forhold til tilgængelighed, men appen er forholdsvis tilgængelig. HB arbejder på at få en status. HB skal kende en tidsramme på, hvordan og hvornår vi kan udrulle det til foreningen.

d. Arbejdstelefoner/telefonsystem

Telefonsystemet er tilgængeligt, det drejer sig om Telavox. Behovet for systemet er der ikke, derfor går HB ikke videre med dette.

e. Gamle ungdomsblade (Hvor langt er vi?)

Kim Grønhøj har lavet et download-link med de gamle blade, hvilket skal ud til medlemmerne. HB arbejder på at få de gamle børneblade til digitalisering.

f. Datasikkerhed

Grundet øget risiko for cyberangreb, vil Kim Grønhøj gennemgå de ansattes computere for at undersøge dem for virus. Endvidere vil han øge sikkerheden med nogle nye antivirusprogrammer. Det bliver 3400 kr. årligt for antivirus og ekstern backup, der ikke er One Drive. HB vurderer ikke, at der er behov for at gå videre med dette, men at HB holder øje med situationen og ønsker løbende opdateringer om situationen. Kim får lov til at undersøge arbejdscomputerne for virus.

12. Gennemgang af regnskab
a. Gennemgang af regnskab fra HB

Der gennemgås og diskuteres regnskab.
Der skal laves en deponeringskonto til fondsmidler, så det kan adskilles fra den primære konto. Regionerne skal oplyses om at dette vil være en optimal løsning for deres økonomiske overblik.

b. Gennemgang af anmodning om økonomisk hjælp fra Region Øst.

Region Øst har anmodet om en ekstra bevilling på 30.000 kr. HB vil tage stilling til om denne anmodning skal godkendes, eller bortfaldes.
HB stemmer om, hvorvidt anmodningen på de 30.000 kr. skal godkendes.
HB stemmer enstemmigt imod anmodningen om 30.000 kr.
Herefter snakkes der om, hvorvidt der kan findes en optimal løsning på den konkrete økonomiske situation i Øst.
Afstemning om at Øst må ansøge fra arrangement til arrangement eller om de skal bevilliges 5.000 kr.
Resultat af afstemning: 4 stemmer for forslag om ansøgning og 3 for 5.000 kr.

Skal landsforeningen dække tabet fra projektmidlerne hos Øst såfremt DH godkender det? Det drejer sig om ca. 4.000 kr.
Resultat af afstemning: 6 stemmer for at landsforeningen dækker tabet og 1 stemme imod.

Processen for Region Øst for ansøgninger til arrangementer bliver, at de ansøger for pris/deltager. Beløbet der eventuelt er til overs skal tilbagebetales til landsforeningen. Budgettet skal sendes til HB og godkendes.

c. Gennemgang af årshjul og fondsansøgninger

Årshjulet og fondsansøgninger gennemgås.

13. Medieredaktionen

Medieweekenden var en succes. Endvidere gives der en status på medieredaktionens arbejde og hvordan Landsmødet 2022 dækkes.

14. Markedsføring

Der skal udarbejdes en promoveringsvideo om foreningen, der kan distribueres til relevante samarbejdspartnere. Indholdet af videoen udarbejdes af Andreas og Mads.

15. Projekter
a. Status på projekter og ansøgninger

Der gives en opdatering om projekter HHV. ensomhedsprojektet, mørkerestaurant og Folkemøde på Bornholm.

b. Mørkerestaurant

Der gives en status på mørkerestaurant. Den 3. marts køres det med nogle virksomheder i Kødbyen. Det skal endvidere udfoldes til folkeskoler og højskoler.

16. Status på arrangementer
a. Landsmøde 2022

Der diskuteres årsberetning samt hvad der mangler at planlægges. Det drejer sig om workshop og en bevægelsesaktivitet. Såfremt Siri ikke kan stå for svømning, vil HB prøve at se om der kan arrangeres en aktivitet med dans.
Det aftales at Jesper, FU og Morten tager lidt tidligere afsted, så de kan rammesætte GF sammen med dirigenten.
Der aftales fælles bustransport frem og tilbage fra FSC og Fredericia station.
Der bliver mulighed for rundvisning på FSC.

b. Norge

Fondansøgningen står standby. HB går ikke videre med arrangementet. DBSU medlemmer kan deltage, men HB har ikke ansvaret for arrangementet.

c. Miniefterårsferie (Andreas).

Tovholderen tager kontakt til arrangørerne.

d. Juleweekend (Morten)

Skovgården er booket. De opfordres til at vendte med at gå videre før der er fondet. Tovholder tager kontakt til arrangørerne.

e. Faldskærmsarrangement (Lasse)

Der afholdes to arrangementer – et i Region Øst og et i Region Vest. Pengene fra DBS’ Coronapulje skal bruges inden juni. Der laves et arrangement i en af regionerne i foråret. Herefter skal der fondes til det andet arrangement.

f. Overlevelsestur (Mads Hvid)

Der udarbejdes en invitation til arrangementet, der skal forbi kontoret og de er i gang med planlægningen.

g. Lalandia 2022 (Lasse)

Der skal afholdes et møde, hvor der skal sættes spilleregler for, hvordan arrangementet skal tilrettelægges. Mødet skal afholdes med arrangørerne og LFBS. Der er booket 15 hytter med plads til 8 og der skal betales i rater.
Skal bookingen annulleres og skal der forhandles en ny pris såfremt det er muligt?
Enstemmighed for at bookingen annulleres og der skal forhandles en ny pris.

h. Børn med glæde (Andreas)

Der er udsendt en invitation. Tovholder tager kontakt til arrangørgruppen. De skal informeres om, at de ikke skal gå over budget. Endvidere er der ikke søgt fondsmidler til arrangementet.

17. Regionerne

Der sendes en anmodning til regionerne om en opdatering om, hvordan det går.

18. Eventuelt

Intet at berette.

19. Tjek ud

Der tjekkes ud.