Referat for bestyrelsesmøde d. 3. oktober
(OBS: referatet skal godkendes af bestyrelsen og sendes til kontoret senest 14 dage efter afholdt møde.)
Deltagere: Nicklas, Ida, Rosa, Cæcilie, Elias og Chanie. Daniel deltog ikke
0. Velkomst hos Rosa:
Vi mødtes på Vesterbro til indisk mad før mødestart.
- Godkendelse af dagsorden: (godkendt)
- Valg af ordstyrer og referent: (Rosa og Nicklas)
- Tjek ind: (gennemgået)
Vi fik en gennemgang, hvor der blev snakket om folks nye boligmuligheder, uddannelse, nutid og fremtid. Spændende og positive livssituationer.
- Gennemgang af to do liste: (gennemgået)
Vi skal have indskrevet de manglende arrangementer i arrangement oversigten i Dropbox, så det ikke ender med at være en presset situation ved bestyrelsesårets ende. Nicklas har allerede indsat en del som reference og inspiration i dokumentet.
- Status på hovedbestyrelsen (Ida og Rosa)
– Medlemsmøde: Der blev d. 27. afholdt statusmøde online på Zoom, hvor samtlige bestyrelser og medlemmer kunne stille spørgsmål og tale med hinanden om økonomi, arrangementer og fremtidens DBSU. Ud over bestyrelserne var der 13 medlemmer til mødet og enkelte nye medlemmer, der kunne få afklaret en række ting i forhold til at begynde at deltage i arrangementer.
– Økonomi: DBSU har en stabil økonomi alt taget i betragtning, og der er ved at blive talt om fremtidens økonomi med DBS, hvilket HB vil informere mere om efter Udvidet HB.
– Udvidet HB+ 17. til 19. november: Alle bestyrelser tager med, og vi holder et kortere bestyrelsesmøde om fredagen efter aftensmad, hvor Vest også holder deres eget. Weekenden bliver er et alternativ til sidste års tillidsmandskursus, og Nicklas overvejer at medbringe en aktivitet til at styrke foreningens sammenhold.
- Status på økonomi (Ida):
Status er, at vi har 51.000 kr. på kontoen efter modtagelsen af bevilling til musicalarrangementet fra DBS, kreds Frederiksberg.
Ida har herudover søgt fonde til ridearrangementer gennem DHO, og vi venter på svar med positive forhåbninger.
Det vurderes, at vi har haft en ganske positiv og fornuftig disponering af regionens penge. Vi har fået ros fra kontoret og FU.
- Status på arrangementer og opgaver:
– Ølsmagning på Nørrebro: Dambergs øl-magasin var positive og gennemførte smagningen trods en syg medarbejder. Arrangementet var godt, billigt og hyggeligt. Vi var 17 deltagere, men hvis det skal afholdes igen, bør man overveje at spise før i stedet for at finde mad, efter at deltagere er blevet lettere beruset. To nye hjælpere som klarede jobbet ganske godt var med. People like us som var det først planlagte ølsted for arrangementet får ikke en anbefaling fra DBSU igen. Tre hjælpere vil være at foretrække, hvis der er en længere gåtur eller fysisk aktivitet efter eller før en fællesspisning eller smagning.
– Næstved Zoo + fællesspisning: Det gik også godt. 14 deltagere. Et yngre medlem og familie var med. Deltagerne spiste sammen inde i parkens egen kafe, hvor der blev grillet. Den hvide tiger fik et DBSU publikum, og man fik muligheden for at fodre enkelte dyr med hånden.
– Musicalarrangement i samarbejde med Kreds Frederiksberg d. 16. november: 40 tilmeldte! Stor succes i forhold til modtagelsen blandt både DBSU og DBS. Vi har fået dækket hele arrangementet og booket mad og billetter, så vi ser frem til dagen og skal mødes online og få skrevet de praktiske oplysninger her i oktober.
– Julesang med Kreds København den 30. november: Ida behøver ikke være så meget på i dette arrangement, da der er mange arrangører og styr på planlægningen. Det kører efter planlægningen.
– Ridearrangement d. 10. december: Elias venter på tilmeldingsfristen, som afgør om det bliver afholdt, og hvad det kommer til at blive økonomisk. Elias sender også faktura / udgifter til kontoret med Ida på CC, hvis det bliver nødvendigt.
– Fællesspisning + koncert i december: Nicklas og Elias undersøger koncerter, om et fransk spisested med tilbud stadig gælder, eller om det skal være noget andet. Cæcilie foreslår Bullion som alternativ.
– Frivillighedsfest og GF (arrangørgrupper kan oprettes til næste møde og påbegynde planlægningen)
– Skøjtearrangement: Elias og Rosa snakker sammen til næste møde om at afholde det i januar.
– Vandretur: Cæcilie tænker at afholde et vandrearrangement til aktive maj i 2024.
– Klatrearrangement (næste år måske)
- Motivation og samarbejde (Ida og Nicklas)
Ida har talt med kontoret, og vi har fået meget ros for, at det fungerer så godt i regionen. Det efterspørges at vi tager en runde, hvor vi hver kan snakke om, hvad der motiverer os, og hvad der er vigtigt for at kunne arbejde frivilligt. Det vil bl.a. kunne bruges til at motivere til at fortsætte, og hvis der er nye medlemmer, der kommer ind i bestyrelsen eller andre bestyrelser, så har vi en række begrundelser, som eventuelt også kan fremlægges til næste GF.
Hver person fik formidlet deres motivation og eller udvikling i forbindelse med arbejdet i DBSU, som kan læses herunder i brede træk:
- Ida nævner, at hun er overrasket over, hvordan det faktisk kan være sjovt at skabe en forskel bagved. Det administrative arbejde kan være sjovt, og det at skabe en forandring. Nogen gange kan det blive lidt mange opgaver, men hvis man kan finde ud at prioritere sin tid og energi, så kan man også gøre en masse på en gang.
- Rosa tilføjer, at hun primært er motiverer af det sociale og det at arrangerer arrangementer. Gode mennesker og energi. Vi gør det godt, og fordi folk bruger energi på at gøre det godt, så motiverer det alle. Det kan være lidt svært i starten, fordi man springer ud i en masse nyt, men så lærer man også en masse. Ikke alt er lige sjovt men det at have medbestemmelse er også fedt.
- Elias nævner, at coronatiden var demotiverende på flere områder. Det at mødes fysisk har fået motivation op, og selv om det ikke er økonomi, der motiverer alle, så er fællesskabet og det at være sammen om at brainstorme ideer og planlægge de forskellige ting fedt. Det at arrangerer arrangementer er det, som vægter.
- Chanie havde en intention om at deltage mere i regionsarbejdet, og selv om hun har haft travlt og gerne ville bidrage mere, så synes hun det er vildt hyggeligt og fedt at følge med i. Hun siger, at bestyrelsen i sig selv har gjort det vildt fedt, fordi man føler sig inspireret og dynamikken er god.
- Nicklas er meget stolt over bestyrelsens arbejde, og som formand har han ikke følt sig lige så motiveret som dette bestyrelsesår før. Det er inspirerende at være med til at holde i gang, og det kunne ikke være sket uden den samlede synergi og gode stemning.
- Cæcilie vendte tilbage til Danmark efter sin bachelor i England og er glad for at have mødt ligesindede og hjælpe til med at arrangerer fede arrangementer. Hun er meget glad for at være kommet med på vognen og ser frem til at deltage i Udvidet HB for at udvide sin viden om DBSU. Hun vil gerne fortsætte med at lave fede nye typer arrangementer, som ikke før er set i foreningen.
- Dato, tid og sted for næste møde:
På FSC d. 17. november efter aftensmad.
- Eventuelt:
Vi ser på en potentiel julefrokost d. 8. december hos Cæcilie eller Nicklas. Hvis det sidste bestyrelsesmøde bliver hos den ene, så forsøger vi at afholde det sociale arrangement hos den anden af de tog.