Referat af bestyrelsesmøde i vest
Dato: 27/8/2023
Deltagere: Annette, Sine, Adham, Hiba, Simon
1. Referat og TO-DO liste
Simon skriver referat. Sine skriver TO-DO liste.
2. Odense re-cap
Hjælper honorar er ændret. Det er nu 350 kr. pr. dag. 750 kr. for en weekend. 1500 kr. for en
uge.
Lalandia bliver afholdt d. 23-26 nov. Invitation kommer snart.
HB formand udmeldte et ønske, at bestyrelsesmedlemmer tager mere initiativ. Dette blev
modtaget kontroversielt, nogle følte hans ord var hårde og grove, derfor følte de sig stødt.
Emnet blev snakket igennem og de landede på en forståelse for begge sider.
3. Repræsentanter til HB-møde
Hiba og Simon tager med som repræsentanter.
4. Opdatering på økonomien
Vores økonomi ser god og sund ud. Per d. 8 august har vi 48.000 kr. før køre-bil
arrangement, derefter regner vi med at have 40.000 kr. på kontoen.
Øl-bryg arrangementet er godkendt, derefter har vi penge nok til et sidste fællesspisnings
arrangement.
Kasser råder til ikke at bruge alle pengene på kontoen. Formand og kasserer bliver enige
om, ikke at gå under 25.000 kr.
Shelter arrangementet er aflyst grundet manglende deltagere. Kun 240 kr. er tabt.
Midler brugt på bestyrelsesmøder i år er lavt. Der er kun brugt 2100 kr. indtil videre.
Vi gik under budget til Grøn Koncert arrangementet.
Der er blevet oprettet et fondsudvalg efter samarbejde med Edis for bedre at prioritere hvilke
fondsansøgninger der bliver sendt videre til Edis. Her i vest skal vi skrive et udkast for en
ansøgning og sende den til Hiba som tager den videre til fondsudvalget, hvor den bliver
godkendt eller ej, til at blive indsendt til Edis.
5. Opdatering på opgaver
Annette og Sine HC. Andersen museum arrangement: Overnatningen er blevet skåret ud.
De har sat maks deltagerantal til 8 med en deltagerbetaling på 150 kr. 2 hjælpere til 600 kr.
Billetter koster 1980 kr. Forplejningen ligger på 4800 kr. I alt lander de på 6180 kr.
De har fået en deadline, der falder på 1 sep. Der skal laves invitation, budget skal opdateres
og nyt program skal laves.
Vi har ingen andre opgaver i bestyrelsen ligenu.
6. Ny fremgangsmåde på arrangementer
Fremadrettet skal datoer på arrangementer godkendes af formanden. Dette er for at undgå,
at flere arrangementer bliver lagt i samme vindue.
Formand skriver referat til bestyrelsesmøder.
Formand ønsker en budgetskabelon til arrangementer lavet af kasser,er for at gøre det
nemmere for medlemmer at være arrangør.
Der vil blive lagt deadlines for bestyrelsesmedlemmer for deres opgaver.
Der var ingen kommentarer fra resten af bestyrelsen.
7. Ny fremgangsmåde på bestyrelsesmøder
Formand har en plan for næste års bestyrelsesmøder. Der vil blive afholdt min. 4 fysiske
møder på FSC i løbet af året. Der vil blive afholdt min. 1 online møde pr. måned hvor
formanden vil stille sig til rådighed for bestyrelsesmedlemmer der har brug for hjælp.
Denne plan er primært for at skabe et bedre samarbejde i bestyrelsen, således at de uddelte
opgaver bliver fuldført. Det er vigtigt, at der bliver arbejdet på en god atmosfære og bedre
kommunikation i bestyrelsen.
Der var ingen kommentarer fra resten af bestyrelsen.
8. GF planlægning
Annette, Sine, Hiba og Simon planlægger GF. Dato for dette møde er sat til d. 24 sep.
Mødet konkluderes.