Referat fra bestyrelsesmøde d. 1. marts

Deltagere: (Nicklas Aa (online), Ida R, Rosa L, Cæcilie V, Elias S, Chanie A. og Daniel S (online).)

1. Velkomst: (Elias S.)

Mødedeltagerne blev velkommet. Denne gang var bestyrelsen taget til Slagelse, hvor Elias bor.

1. Godkendelse af dagsorden: Godkendt

2. Valg af referent og ordstyrer: Ida skriver og Rosa styrer

3. Tjek ind:

hver person fortalte lidt, om hvad de er optaget af for tiden og deres tanker siden GF.

4. Gennemgang af to do liste fra GF:

Vi havde en opsamling af følgende opgaver, som den tidligere bestyrelse ville videreformidle:

Nicklas har sendt den forkortede årsberetning fra Øst til hovedbestyrelsen. Beretningen skal bruges til landsmødet.

Referat fra GF er udsendt og godkendt.

Overblik over arrangementsforslag er under udarbejdelse, vi er ved at samle dokumenter og lave en liste over arrangørgrupper, hvilket skal igangsættes.

Alle er nu med på mail, også de nye bestyrelsesmedlemmer.

Status på økonomien er indhentet i form af et opdateret regnskab fra den 24. februar 2023 og kan findes i Dropbox.

5. Introduktion til bestyrelsesarbejdet (Nicklas):

Nicklas introducerede til, hvad bestyrelsesarbejdet indebærer.

A: Formål og ansvar

I Østbestyrelsen har vi generelt en venskabelig struktur, vi holder møder hjemme hos hinanden og har ikke kun fokus på det faglige arbejde, men også på sociale aktiviteter blandt bestyrelsesmedlemmerne. Som formand fordeler Nicklas opgaver og svarer på spørgsmål, han har det primære ansvar. Vi gør vores bedste for at have en åben kommunikation, både medlemmer imellem og til Nicklas samt respekt for forskellige behov og begrænsninger. Det primære ansvar ligger hos Nicklas, men det fælles ansvar er også vigtigt. Nicklas opfordrer til at holde sig opdateret på de to-do-lister der udarbejdes løbende.

B: Forkortelser og struktur

Nicklas giver en kort gennemgang af betydningen af forskellige forkortelser, heriblandt HB, kontoret, Ditte, LFBS, DBS, Kredsene, FU, medieredaktionen, Region Vest, DUF og SUMH.

C: Kommunikation og forventninger

Vi hjælper hinanden, opdaterer hinanden hvis man oplever udfordringer, både af privat og arbejdsmæssig karakter. Vi bestræber os på at have en åben og ærlig kommunikation. Vi laver frivilligt arbejde og det kan derfor ikke forventes, at man altid kan lægge 100% af sin energi i alt i alle opgaver. Det er derfor vigtigt, at vi sætter vores ambitioner enigt og realistisk. Vi forsøger at lade være med at skrive i Messenger-chatten efter klokken 22.00. For at unddå at vigtig information drukner på Messenger, reagerer vi på beskeder hvis et langt svar ikke er nødvendigt. Det er derudover vigtigt, at vi i vores kommunikation er opmærksomme på GDPR og ikke skriver personfølsomme oplysninger på Messenger og andre steder, som ikke er sikre eller krypterede.

6. Status på økonomi (Ida R.):

Ida gennemgik den nuværende økonomi og giver en kort introduktion til fonde og udlæg.

A: Regnskab og økonomi

Vi har pr den 24. februar 2023 50.000 kroner på kontoen.

B: Fonde

Ida ønsker fortsat fokus på fondsmidler i år så vidt det er muligt og hjælper gerne med fondssøgning. Ved bevilling af fondsmidler er det vigtigt at tilbagebetale overskydende midler, hvis fonden ønsker det.

C: Udlæg og betaling

Send transportbilag, madudgifter mv. til kontoret, så refunderes pengene.

7. Status på arrangementer og andre opgaver:

A: Kommende arrangementer

Fællesspisning på Mahalle: 7. marts.

SUP-anvigement i samarbejde med Blind Motion. Alex og Rosa er arrangører. Arrangementet finder sted den 28. maj ved Furesø. Invitationen er sendt ud i den seneste nyhedsmail.

Intimitet-arrangement. Ida, Enok og Thor er arrangører. De er ved at undersøge muligheden for et samarbejde med Sex og Samfund og SUMH. Den foreløbige dato er den 15. maj og det planlægges som et aftenarrangement.

Landsmødet 2023. Ida forbereder en status på Øst, som kan præsenteres i forbindelse med årsberetningen.

B: Oversigt over forslag og medarrangører fra GF

Vi er ved at danne os det fulde overblik over de arrangementer, der blev foreslået til generalforsamlingen. Her er en foreløbig liste, som vil blive opdateret:

Ølsmagning i samarbejde med People like US, Cæcilie og Elias.

Kør-bil-arrangement: Elias, Rosa og Emilie

Cocktailkursus: Alex og Nicklas

Kanoarrangement: landsdækkende i samarbejde med Vest, langs gudenåen. Ditte, Cathrine, Marlene, Nicklas, Rosa

Arrangement med fokus på uddannelses- og arbejdsmarked: Chanie, Cæcilie, Thor

Strik og drik: Ida

Dansearrangement: Ida, Rosa, Emilie, J.C., efterår

Musical/koncert-arrangement: Rosa, Chanie, Nicklas og Sofie M (DBS sponsorerer).

C: Årsbegivenheder

Nicklas gennemgår strukturen i Dropboks, blandt andet skabeloner og eksempler fra gamle arrangementer. Der bliver derudover sat fokus på faste arrangementer for bestyrelsen, for eksempel GF, tillidsmandskursus og frivillighedsfest.

8. Dato og tid for næste møde:

Næste bestyrelsesmøde bliver fastlagt til at finde sted tirsdag den 13. april 2023 hos Nicklas fra 18 til 21.

9. Eventuelt:

Det besluttes, at Elias og Chanie deltager til Hovedbestyrelsesmødet den 28. til 30. april.