Tilstedeværende:
Gunhild Sørensen (formand) FU
Anders Franson (kasserer) FU
Andreas Christensen FU
Ditte Aagård (kontor)
Mie Henriksen (sekretær)
Kristian Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Nadia Pedersen (bestyrelsesmedlem)
Stine Banner (børnebladet og suppleant)
Anne Fasmer (suppleant)
Masja Aagård (region vest)
Kristina Mahler (region vest)
Mark sonne (region øst)
Fraværende:
Nicolai Svendsen
Stine Morsing
Osman.Sari (region øst)
1. Velkomst og praktiske oplysninger ved Formanden
Gunhild fortæller resten af hovedbestyrelsen, hvem der er fraværende og annoncerer samtidigt praktiske oplysninger for resten af mødet.
2. Godkendelse af dagsorden:
Dagsordenen er godkendt, men Kristina tilføjer et emne til punktet eventuelt, som handler om Ulla Holtze der gerne vil anmode om et arrangement, dog uden et egentligt budget. Samtidig tilføjer Masha et emne under Syn Danmark, om et besøg på instituttet for blinde og svagtseende, der gjorde hende opmærksom på hvor lidt eleverne på denne institution kender til os.
3. To do liste, referent, ordstyrer/dirigent og hvem laver nyt fra HB
Nadia er ordstyrer.
Mie er referent
Anne laver todo liste
Mie og Anne laver nyt fra HB
4. Diverse råd/bestyrelser og udvalg.
a. Det synsfaglige råd ved synscenter Refsnæs
Mødet i onsdags blev aflyst da Anders Fransonn som sidder som repræsentant lige så vel som 8 andre, ikke kunne deltage. Dog er mødekalenderen planlagt for næste år.
b. Bestyrelsen på Blindeinstituttet
Der skulle have været afholdt møde i bestyrelsen i september, men det blev desværre aflyst. Derfor er der intet at bemærke.
c. Videnscenter for handicap og socialpsykiatri
Bent Nygaard har sendt en mail i maj, til Anders og Nadia, hvori han fortalte dem at han ikke længere skal være koordinator for projektet og at der kommer nye strukturer i socialstyrelsen.
d. Brugerrådet ved rådgivningen på blindeinstituttet
intet at bemærke
e. Integrationsudvalget
Det er Nadia som sidder i dette udvalg, men hun er desværre forhindret i at deltage på integrationsseminaret, som bliver afholdt i starten af december. Mie tager hendes plads på seminaret.
f. Fællesudvalget
Vi er blevet kontaktet af Heidi, som er formand for interessegruppen, som ønsker at starte et samarbejde med os omkring to arrangementer. Studerendes konference som vi kender det og et nyt seminar om rettigheder, som Nadia fortæller hovedbestyrelsen om. Derudover anbefaler Heidi at vi sender en repræsentant mere, ud over Osman, til studerendes konference, da han både deltager i planlægningen af seminaret om rettigheder, og studerendes konference, selvom han ikke er studerende. Der skal helst være én fra DBSU som er studerende på en ungdoms eller videregående uddannelse.
d. Børneudvalget
Børneudvalget får tilskud fra DBSU i det nye år.
Ellers intet at bemærke.
5. Markedsføring og PR
a. Ungdomsbladet
Jesper har opsagt sin stilling som ungdomsbladsredaktør. Han har en måneds opsigelse og har derfor ët novemberblad tilbage, hvori han kan gøre sin afsked med lytterne. Nyheden er både blevet sendt til FU og HB samt er blevet lagt ud på facebook. Gunhild foreslår at vi skriver en tak til Jesper i nyhedsbrevet for det store arbejde han har gjort for foreningen i nu 6 år. Samtidig vil vi bede ham selv om at lave en note til nyhedsbrevet så der ikke kan herske tvivl om hans opsigelse. Sidst men ikke mindst har FU købt ham en afskedsgave.
Stillingsopslaget til ny ungdomsbladsredaktør blev lagt ud, kort efter Jespers opsigelse og inden medlemmerne fik besked om det. Vi formoder at der kan have opstået forvirring omkring grundende til vores annonce og Jespers ophør og vi er opmærksomme på at underrette alle vores medlemmer inden vi udsender et nyt stillingsopslag næste gang.
b. Børnebladet
Der har kort forinden dette møde været afholdt MU-samtale med Stine.
Stine Banner har nyt godt at det nye udstyr hun har fået bevilget penge af DBS til at købe. Hun har udsendt det første blad, til alle potentielle børnebladslyttere med en notits om hvordan de tilmelder sig. Hvis der er andre DBSU’ere der ønsker børnebladet, men ligger udenfor aldersgrænsen 0-15, kontakter man blot Ditte og så vil hun skrive én på listen over modtagere af børnebladet. Det koster ikke noget.
Stine takker, Kristina og Mie for at have optaget lydindslag til to arrangementer hun var forhindret i at deltage på. Derudover anmoder hun fortsat om at alle indslag fra medlemmerne er varmt velkomne. .
c. Hjemmesiden
Da vi har taget imod Complex productions tilbud om produktionen af en ny hjemmeside, stopper Christoffer sit hverv som hjemmesideadministrator hos os pr. 31. december 2013. Kristian som er ansat i firmaet Complex Production overtager tjansen indtil den nye hjemmeside er klar.
Der er nu kommet et opdateret tilbud fra Complex productions, som tager højde for de krav vi stillede på det sidste hovedbestyrelsesmøde.
Tilbuddet skal ved dette møde godkendes og underskrives, og derfor bliver tilbuddet læst op af Ditte og konverseret en rum tid.
Vi kom ind på følgende:
vi har droppet debatfunktion og forum.
Transaktioner:
Vi er interesserede i at medlemmerne skal kunne betale på hjemmesiden. Det kommer til at koste en 5’er pr. transaktion, men det vil samtidig mindske administrationen af betalinger på kontoret. Tilmeldingen til arrangementer er først gældende efter betaling og eftersom medlemmerne ved denne funktion vil blive mindet om at betale og få muligheden for at gøre det direkte, vil det også højne deltagelsen ved arrangementerne.
Der er også mulighed for at tage imod et tilbud om et abonnement, men da det kræver at 30 medlemmer regelmæssigt tilmelder sig og betaler til arrangementer, mener vi det først er en hensigtsmæssig mulighed når vi ved om funktionen kommer til at virke.
I alle fald vil DBSU betale gebyret pr transaktion.
Transportrefusionsskema:
Vi sikre os også i samme ombæring at medlemmerne kan udfylde et transportgodtgørelsesskema på hjemmesiden og uploade transportbilag direkte, hvorefter de kan sende det afsted med det samme.
Manager funktionen:
Vi ønsker at der kan være en differentiering på hvem der kan lægge materiale på hjemmesiden og hvem der ikke kan. Dvs. der er ”trusted users” og ”users” som det hedder sig. Det vil løse vores problem med, at der bliver lagt ugennemarbejdet materiale på hjemmesiden. Under alle omstændigheder bør materialet komme igennem et tjek før det lægges på hjemmesiden.
PBS:
Vi taler også om, om dette system vil kunne tilknyttes PBS, hvis medlemskontingentet også skulle kunne betales via hjemmesiden, men det er ikke muligt. I samme ombæring vender vi, hvor vidt det ville være muligt for Ditte at tilmelde medlemmerne PBS, men det er ikke muligt. Det koster vores medlemmer penge at tilmelde et girokort i banken til PBS service, men det koster ikke Ditte noget at sende girokortene ud. Der er i øjeblikket kun 17 medlemmer der ikke er tilmeldt denne service og måske skulle vi finde en nemmere løsning på det.
Inden vi endeligt godkender og underskriver tilbuddet, spørger vi Kristian om det er muligt at komme i telefonisk kontakt under opstartsfasen af hjemmesiden, så fremt der skulle opstå problemer vi er nødt til at løse. Til dette svarer han ja.
Dirigenten tilspørger hovedbestyrelsen om der er nogen der er uenige i ovenstående rettelser. Det lader ikke til at være tilfældet, derfor underskriver Gunhild kontrakten på vegne af DBSU.
Complex Productions kan først lancerer den nye hjemmeside i slutningen af februar marts måned, men Christoffer slutter med allerede ved udgangen af dette år, Derfor spørger vi nu Kristian om han vil varetage Christoffers opgave i denne periode. Ikke for at videreudvikle, men blot for at holde hjemmesiden ved lige, sørge for relevante opdateringer osv.
Da Andreas er kontaktperson til hjemmesiden og Christoffer, og derfor sørger han for at Christoffer sender adgang til Kristian.
Bemærkning:
Transport i egen bil skal sættes ned til 2,5 kr. på hjemmesiden,
men det er ikke blevet gjort endnu. Dokumentet skal fjernes og der skal lægges et nyt op. Andreas kontakter Christoffer og sender ham det nye dokument direkte.
Vi indfører en notits i nyhedsbrevet, nyt fra HB om Christoffers afskedigelse og fortæller at vi har været glade for ham. Han har trods alt holdt vores hjemmeside ved lige og været reel at arbejde sammen med. Derudover køber vi også en afskedsgave til ham.
d. Sociale medier
Ditte fortæller om hvordan det står til på de sociale medier, da hunn står for at modtage alle henvendelser der kommer til DBSU. Både fra almene medlemmer, samarbejdspartnere og fremmede interessenter. Hun lægger relevante ting ud på vores facebookside og gemmer sig bag den person der hedder db SU som man kan skrive til via facebooksiden. Alle arrangementer indenfor DBSU regi bliver sendt ud til medlemmerne pr. mail og samtidigt lagt på facebook. Henvendelser fra samarbejdspartnere og mere atypiske invitationer bliver kun lagt på facebook. Facebook er aktivt, men vi ønsker os stadig flere medlemmer på facebooksiden.
Det er værd at nævne at nogle af dem der er medlem af facebooksiden, er samarbejdspartnere, eller forældre til synshandicappede børn.
Stine Banner foreslår at reklamerer for børnebladet på bl.a. facebook, men derefter foreslår en anden at hun kan oprette sin egen facebookside, som ungdomsbladsredaktøren har gjort.
Vi oplever desværre at blive hacket på facebook, af fremmede folk der pludselig er medlem uden at vi har inviteret dem eller accepteret deres anmodning. Det eneste vi gøre, er at anmelde dem på facebook og ellers sørge for at få dem slettet og være forsigtige.
Ditte har også et samarbejde med Thomas Dalgaard som er administrator på mailinglisten Blindsigt hvor mere alternativt og atypisk materiale bliver lagt ud til medlemmerne.
e. Nyhedsbrev vinter 2013 og forår 2014
Deadline for nyhedsbrevet er d. 15. oktober.
Nadia melder sig til at lave nyt fra hb til nyhedsbrevet. Ikke at forveksle med ”nyt fra HB på børnebladet”. Det dækker nemlig kun et enkelt møde.
Alle arrangørgrupper skal huske at udsende information om deres nye arrangement så der også kan komme information om det på nyhedsbrevet. Andreas skriver ud til arrangørgrupperne og gør dem opmærksomme på det.
f. Kommunikation og markedsføringsudvalget
Ku fortæller, at trods de sagde på sidste HB møde at de ville bruge de første 7000 kr. de havde til rådighed på foldere har de nu vurderet at det var langt mere bæredygtigt at bruge pengene på bannere. De mener at det er mere hensigtsmæssigt at få klarhed over medlemskortenes aktualitet, i tilfælde af at vi kunne reklamerer om dem på folderne. Desuden har vi løbende brug for bannere, da vi ofte har repræsentanter udsendt til møder med vores samarbejdspartnere eller interessenter hvor et banner kunne være relevant. sidst men ikke mindst vil disse bannere være aktuelle længe, da vi lige har fået designet det nye logo og vores organisationsnavn med al sikkerhedd forbliver det samme.
Kristian stiller et banner op i lokalet..
Kristian har 5 bannere med og deler ud til regionerne hvorefter Ditte skriver ned hvem der har dem så de ikke forsvinder.
liste:
Kristina (region vest)
Mark (region øst)
Mie (kommunikationsudvalget)
Andreas (hovedbestyrelsen)
Ditte (kontoret)
medlemskort:
Kommunikationsudvalget har forsøgt at kontakte Torkild Olesen der er formand for DBs fordi de har ønsket at tale med ham om medlemskortet. Det er vigtigt at få DBS accept da de støtter os hvis blot de ved hvad vores projekter er. Desværre syntes Torkild at det lød besværligt og var ikke venligt stemt overfor ideen. FU har også drøftet emnet og foreslår at KU får accept fra butikskæder der ønsker at støtte projektet, før de går i gang for alvor. Desuden må KU overveje om der skal findes et elektronisk alternativ til medlemskortet. Det kan let tænkes at medlemmer risikerer at miste eller glemme deres plastikkort især fordi de sikkert i forvejen har mange siddende i pungen.
Vi drøfter kort om DBS’ synskriterie vil komme til at have indflydelse på ideen med medlemskortene, men det lader ikke til at være noget problem. Specielt fordi DBS også er interesseret i at komme i dialog med vores dalende medlemstal.
Kommunikationsudvalget bliver gjort opmærksomme på at de skal huske at vende hvad de laver med hovedbestyrelsen. f.eks. da udseendet af banneret var blevet designet skulle det have været sendt til hovedbestyrelsen før det blev sendt i trykken. Det vil KU skrive sig bag øret.
g. Forslag om videoklip til hjemmesiden
På det sidste hovedbestyrelsesmøde foreslog Anne at DBSU kunne lægge videor ud på hjemmesiden, med interviews med medlemmer der fortæller om foreningen og evt. videoer til brug for hjælperne eller kommende bestyrelsesmedlemmer.
NU har hun en film parat hvor et medlem af DBSU præsenterer sig selv og hendes fortælling om hvad DBSU har betydet for hende. Efter videoen er der en kort introduktion til hvordan man bliver medlem af foreningen. HB er meget begejstrede for videoen og giver Anne lov til at arbejde videre med projektet. Det vil gøre hjemmesiden mere farverig, sætte ansigter på DBSU’s medlemmer og vil være et godt medie for folk der ikke er så skrivestærke til at fortælle deres historie om DBSU. Vi taler også om, hvordan man kunne lave videoer der præsenterer posterne i bestyrelserne, med generel info om hvad det kræves og hvordan det opleves.
Med hensyn til den film der skal fortælle hjælperne hvordan de skal bære sig ad med at være hjælpere, har vi fundet den video som IBOS plejer at bruge, der hedder: ”Sådan følges i ad” når den ene er synshandicappet. Filmen er meget informativ og korrekt og giver samtidig råd for både hjælperen og den synshandicappede så alle situationer bliver mest muligt bekvemme for begge parter.
Vi mener sagtens at vi kan benytte denne video indtil vi finder på noget bedre.
Anne vil sagtens kunne sidde i kommunikationsudvalget også selvom hun ikke nødvendigvis længere er en del af hovedbestyrelsen. Vi konstaterer dette fordi vi klart mener at det stykke arbejde Anne vil lave, ligger i denne kategori, men det står hende frit for, om hun vil være en del af kommunikationsudvalget eller blot arbejde sammen med dem.
Vi diskuterer hvordan vi kan lægge videoerne ud på hjemmesiden.
Anne foreslår at lægge et link som man kan klikke på og blive ført ind til en youtubekonto, da links ikke fylder lige så meget som videoer.
6. SynDanmark
Her vil Masha gerne tilføje en oplevelse hun havde da hun besøgte blindeinstituttet, til ét af deres arrangementer. Mange af de unge på instituttet anede ikke at DBSU fandtes og det giver os bare en ekstra god grund til at sætte ind dette sted. Vi skal sørge for at komme med til deres kurser og holde oplæg og være i konstant kontakt med stedet. Desuden har vi en formodning om at instituttet gerne vil arbejde sammen med os, da vi også har medlemmer i vores forening der ikke kender til dem.
7. Samarbejdspartnere.
a. DBS
Vi har fået 3. rate fra DBS og forventer at få 4. i december.
Derudover mangler vi at lave underskudsgaranti på Laugelejren
DBS har inviteret til integrationsseminar og da Nadia er kontaktperson til DBS har hun førsteret til at deltage. Desværre blev hun forhindret i at deltage og i stedet tog Mie imod tilbudet. Det skulle foregå i december.
b. SUN
Mie og Anders har stadig ikke modtaget invitation til møde i SUN hvilket betyder at Andreas Lindrupsen fra Norge som lige nu er formand, stadig ikke er vendt tilbage fra sin ferie og giver i så fald ikke udtryk for det. Så længe der ikke er nogen formand kan der ikke indkaldes til møde og derfor må SUN erklæres til at være inaktiv.
Derimod har Mie modtaget en henvendelse fra Island, som inviterer til et nordisk/europæisk seminar ”Looking For More”, som afholdes i Januar på Island. Det er en opfølger på et seminar der netop er blevet afholdt i Finland kaldet; ”Looking for you”, som var en forrygende succes. Seminaret afholdes med henblik på at forberede de frivillige ildsjæle i foreningen på, hvordan de skal afholde internationale arrangementer i deres forening. Herunder hvordan man promoverer sit land, hvad man bør tage højde for og hvordan man skal finde økonomisk støtte, så udgiften fra ens organisation bliver så lille som muligt.
Vi blev bedt om at lave en ansøgning, inden d. 1. oktober, hvori vi skrev om vi ville sende én eller to personer og om vi samtidig skulle have en assistent med. Vi nedskrev relevante oplysninger om vores organisation, med henblik på at få 70 % af vores udgifter refunderet af: Youth In Action (den fond der støtter seminaret). Ansøgningen var uforpligtende, og så længe vi fastholder deltagerantallet kan vi sagtens udskifte én af de nordiske repræsentanter med et nordisk engageret medlem fra DBSU hvis en repræsentant måtte være forhindret i at deltage.
c. SUMH
SUMH bruger lige nu deres kræfter på en kampagne om handicap og seksualitet. Målet med kampagnen er at sætte fokus på medlemmernes unikke fortællinger og livserfaringer og skildre deres handicap ud fra æstetisk smukke billeder som tillader verden at få øjnene op for personer med et anderledes udseende som ellers ville være blevet gemt væk i tabuets tåger. Bl.a. på sexolog og dildopartyet, drøftede deltagerne med sexvejlederen Jeanette Bramming, kampagnen og de problematikker der kan være ved mediernes konstante fokus på det perfekte udseende og den perfekte historie.
d. DUF
Vi har lige fået vores midler fra DUF. Denne gang på 510.000 dvs. 2 % mindre end sidste år. Da vi skrev budgettet inden DUF gav os besked om deres nedskæringer, står der nu 2 % ekstra på DUF posten, hvilket vi retter nu.
Anders og Mie tager afsted til DUF’s delegerede møde lørdag d. 7. december 2013.
e. Forældreforeningen
Forældreforeningen har tidligere givet udtryk for at de ønskede at lave et samarbejde med DBSU på forældrekurset. Ideen var at lave et særskilt DBSU arrangement som foregik på forældrekurset så børn og forældre kunne blive indviet i hvad vi er for en forening og have mulighed for at få afmystificeret alle spørgsmål. Desværre blev der alligevel ikke plads til DBSU på forældrekurset 2014 , men vi bliver i stedet taget i betragtning i 2015.
På sidste hovedbestyrelsesmøde blev vi gjort opmærksomme på, at vi burde have en kort og kontant folder der gav klarhed over alle synsfaglige organisationer og institutioner hvordan de adskiller sig fra hinanden. Det var en forældre fra forældreforeningen der på en tur til Norge fandt en folder som hun ønskede sig vi kunne efterligne i Danmark. Derfor er KU blevet sat på opgaven med at skrive et lille stykke om DBSU. Det er ikke blevet gjort endnu, men Gunhild gør opmærksom på at hun skal modtage teksten inden d. 1. december.
f. Lions – Leo
Intet at bemærke.
g. Metodistkirkens spejdere og Lersøparkspejderne
Andreas og spejderne nærmer sig en færdig skabelon til deres arrangement. Det kommer ikke til at blive en udgiftsrig fornøjelse men der skal alligevel sættes penge af på budgettet, hvilket vi skriver os bag øret indtil vi når punktet økonomi.
8. Afholdte arrangementer
.
a. Kano weekend
Til dette arrangement dukkede der flere DBSU’ere op end forventet og samtidig en del nye ansigter af den yngre afdeling. Arrangementet blev afholdt ved Silkeborgsøerne og deltagerne holdt til påTerrassen Camping, hvor de lejede 3 hytter og havde egen madmor. Den danske afdeling af firmaet Sideimprote havde på eget initiativ samlet ind til arrangementet og doneret penge til dets afholdelse hvilket arrangørerne var henrykte over. De sendte en skrivelse om hvordan arrangementet var gået med tilhørende billeder til organisationen og takkede for deres bidrag. Pga. sideimprotes støtte kunne alle deltagerne på arrangementet deltage i grissefesten som blev afholdt på campingpladsen med dejlig mad og god musik. Deltagerne var meget glade for arrangementet og flere af de nye ansigter dukkede efterfølgende op til Skive Badelandsarrangementet.
Arbejdsløse og usikre hjælpere:
Nogle af hjælperne gav udtryk for at de følte sig usikre på hvad deres rolle var på arrangementet og hvordan de i så fald skulle forholde sig. Det findes der råd for nu, da vi netop har lagt IBOS’ video; ”sådan følges i ad, når den ene er synshandicappet”, ud på vores hjemmeside. Den giver et godt billede af hvad man skal være opmærksom på som hjælper.
b. Sex og samliv
Arrangementet fandt sted fra lørdag d. 28. september til søndag d. 29. september 2013. Det foregik i en spejderhytte i Emdrup KBH.NV. Der var 8 deltagere + 2 hjælpere. På arrangementet var der arrangeret to workshop af hver 3 timers varighed. Den ene workshop var et regulært men afdæmpet dildoparty hvor deltagerne fik forevist sexlegetøj af en kvinde fra firmaet Lovejoy og havde mulighed for at stille alle de pinlige spørgsmål de måske ikke ved andre lejligheder havde turdet stille. Den anden workshop var en dialog med sexvejlederen Jeanette Bramming om handicap og seksualitet, hvor deltagerne inden arrangementet havde mulighed for at stille anonyme spørgsmål, som blev læst op. Hun reklamerede også for SUMH’s kampagne om handicap og seksualitet som lige var gået i gang og som medlemer af DBSU havde mulighed for at deltage i. Jeanette Bramming har mange års erfaring med vejledning og terapi for handicappede og havde derfor den relevante baggrund for at føre dette arrangement til dørs. Ind imellem de to workshops var der indlagt kaffepause hvor der blev ivrigt sludret og om aftenen spillede vi brætspil og drak sodavand samt spiste en masse chips og slik. Det kan her nævnes at arrangementet var alkoholfrit hvilket ikke var noget problem. Morgenen efter var der gåtur i det fri i det smukke område omkring spejderhytten og vi har som arrangører fået anmodninger om at afholde et lignende arrangement, gerne med mere tid ved de forskellige workshops.
9. Kommende arrangementer.
a. Landsjulefrokost
Den nuværende deltagerliste lyder på omkring 36 deltagere og der er lagt op til dejlig julemad, drinksbar og DJ samt underholdning i form af hemmelige julelege.
arrangørerne glæder sig meget.
b. Landsmøde
Det første møde er blevet afholdt og her drøftedes de fysiske omstændigheder for landsmødet 2014. Det forholder sig nemlig sådan, at fuglesangscenteret er under ombygning og derfor kun kan tilbyde 42 pladser i perioden hvor landsmødet skal afholdes. Arrangementsgruppen har 110.000 kr. til rådighed og der blev til sammenligning brugt 108.000 kr. til afholdelsen af sidste års landsmøde.. arrangørgruppen fastslår at det ville være dyrere at afholde landsmødet et helt nyt sted og samtidig en ubehagelig oplevelse da landsmødet er et forum hvor der skal være plads til fordybelse og overblik og disse omstændigheder har det bedst under velkendte forhold. Derfor beslutter HB nu, at der må findes en løsning, så landsmødet stadigvæk kan blive afholdt på fuglesangscenteret. Centeret har ytret at de gerne vil være behjælpelige med at bestille pladser på det nærliggende hotel Prins Frederik, som vi med fordel kan afsætte til forhenværende medlemmer af foreningen, som stadig ønsker at deltage. De har højst sandsynligt deltaget i mange landsmøder og føler sig mere trygge ved at skulle overnatte et andet sted.
dog må vi huske at problemet ikke er så stort som vi forestiller os. Sidste år, blev der kun benyttet 48 værelser og vi kan opfordrer folk til at dele værelser. Desuden er der en lejlighed tilknyttet fuglesangscenteret, hvor der er plads til 8 mennesker. Den er en smule dyr, men mindsker transporten til Prins frederik som formodentlig ville foregå med taxa og være en dyr fornøjelse.
arrangørgruppen regner med at kopierer ideen om workshops fra sidste år,
Gunhild orienterer om, at landsmødeudvalget, har snakket om at lave nogle workshops hvor der kan blive drøftet emner som måske er lidt tunge for HB, at tage stilling til, uden medlemmerne. F.eks. kunne der drøftes en ting som foreningens formålspargraf. På den måde får den kommende Hovedbestyrelse input fra deltagerne på landsmødet, så de har noget at arbejde videre med. Det er de personer som sidder i HB der skal komme med indput til landsmødeudvalget om, hvilke emner de mener der kan være relevante at høre medlemmernes holdning til på landsmødet. Forslag kan sendes til landsmødeudvalget på mail adressen: lm@dbsu.dk
Gunhild har fundet to personer som gerne vil skrive referat af landsmødet, de er dog begge to faldet for aldersgrænsen. Flertallet i HB har den holdning, at det er bedst, hvis udvalget kan finde referenter som er medlem af foreningen. Gunhild mener dog at det godt kan blive rigtig svært, at finde folk til at bestride en referentpost. Et par stykker i bestyrelsen siger at det kunne være en god idé, at ringe rundt til medlemmerne for at høre, om de evt. vil skrive referat på landsmødet.
Foreløbig er Nadia torveholder for at finde referenter.
Regionerne rundt
.
a. Vest
I næste weekend bliver der afholdt computercamp og der er 7 tilmeldte. Arrangementet afholdes på fuglesangscenteret.
regionerne skal være opmærksomme på at informerer deres arrangementsgrupper, hvis de f.ek.s udskyder tilmeldingsfristen eller ændrer på andre praktiske omstændigheder undervejs i planlægningen af et arrangement.
Der har også været afholdt Skive Badelandsarrangement, hvor nye ansigter og et multihandicappet medlem dukkede op, hvilket arrangørerne var stolte af. Der var en hel del hjælpere med på arrangementet og mange af dem gav udtryk for at der var for lidt at tage sig til og at de ikke helt følte sig sikre på hvad deres rolle som hjælpere var. Som nævnt i punktet om kanoarrangementet er det samme gældende for disse hjælpere. De kan gå ind på hjemmesiden og se IBOS film; ”sådan følges i ad”. Derudover skal arrangementsgrupperne være meget opmærksomme på at informerer deres hjælpere om de praktiske omstændigheder ved det enkelte arrangement. Der kan være forskellige slags behov, alt efter hvem der deltager, hvad arrangementets tema er og hvor det bliver afholdt. Grunden til arrangørernes valg af de mange hjælpere var f.eks. at de vidste at en del af ellers habile svagseende medlemmer kan blive stærkt udfordret i en svømmehal, hvor der er meget støj, glat på gulvet og ikke mulighed for at medbringe stok eller førehund. Vi forstår sagtens valget og hjælpere skal også vide, at det nogle gange er i orden at være passiv og afvente nødvendigheden af hjælp. F.ek.s vil der ikke være lige så stort behov for hjælp i en restaurant, som i en svømmehal. Trods hjælpernes kritik, er der to af dem, som ønsker sig at blive en del af vores hjælperkartotek, hvilket vi imødegår med kyshånd.
Midlertidig stand-by på formandsposten i vest:
Formand i region Vest Stine Morsing holder af personlige årsager en pause fra foreningsarbejdet, så derfor hjælper Gunhild med region vests del af årsberetningen. I mellemtiden har kassereren i region vests bestyrelse overtaget formandens opgaver, men vi fastslår i HB at det er mest hensigtsmæssigt at det er 1. bestyrelsesmedlem der overtager de beføjelser formanden før stod for.
Gunhild kontakter kassereren for at tale med hende om problematikken, samt ringer til 1. bestyrelsesmedlem (Wini Pedersen) for at spørge hende om hun vil påtage sig opgaven.
Sidst men slet ikke mindsth har regionen allerede nu, udsendt invitation til generalforsamlingen i januar og forsøger at skaffe deltagere.
Mie deltager som repræsentant fra hovedbestyrelsen til region vests generalforsamling.
b. Øst
Region øst har allerede nu, sammensat deres indlæg til årsberetningen og inviterer til generalforsamling i Vanløse. Kommunikationen i regionen er dog stadig meget ringe, hvilket også er grunden til at de mangler kandidater til posterne i den kommende bestyrelse. Andreas deltager som repræsentant fra hovedbestyrelsen i region østs generalforsamling.
Gunhild tilbyder hovedbestyrelsens hjælp op til arrangementet, hvis der skulle blive behov for det. Kontoret er dog jævnligt i kontakt med regionens kasserer. Hvilket er yderst positivt.
10. Hjælpere
Der er 27 hjælpere i kartoteket men der er 10 der ikke har afleveret børneattest. Desuden finder regionsarrangørerne ofte selv hjælpere som ikke står i vores hjælperkartotek. Det gør det sværere at holde styr på hvem der har børneattest og hvem der ikke har.
Gunhild foreslår at vi rækker armene ud for at finde nye hjælpere til vores hjælperkartotek, på f.eks. frivillig.dk Hun vil gerne skrive et opslag, men har brug for hjælp til at rette det igennem. Andreas tilbyder sin hjælp og tilføjer samtidig at frivillig.dk hører under kræftens bekæmpelse og vi kan i stedet for bruge hjemmesiden; frivilligjob.dk
Vi diskuterer om der kan blive en søgefunktion på den nye hjemmeside, hvor man kan søge på hjælpere der bor i den region hvor arrangementet skal afholdes. Kristian siger dog at strukturen på den nye hjemmeside ikke gør det muligt at lave denne funktion. Alternativt kan hjælperkartoteket som ligge på hjemmesiden, hvor det løbende kan fornys. Det må gerne være i et andet format end xl vis man skal efterkomme mange af bestyrelsesmedlemmernes og almene medlemmers ønsker.
11. Bestyrelseshåndbogen 2014
Gunhild tilspørger HB om der skal rettes noget i bestyrelseshåndbogen, men det lader til at den ser fin ud.
12. Kontoret
Vi venter stadig på svar fra DBS omkring hvilke omkostninger vi vil få, ved at tage imod et kontorlokale i Danske Handicaporganisationers hus.
Det er frustrerende, ikke mindst for Ditte der ikke ved hvordan hendes arbejdssituation kommer til at se ud. På nuværende tidspunkt har hun dog afslået at flytte med til kontoret i Høje Taastrup. Det ville betyde meget transport for hende og er ikke hensigtsmæssigt for hendes nuværende livssituation.
Under alle omstændigheder vil vi ikke flytte kontor i en travl periode, f.eks. lige op til landsmødet.
Vores revisor har lavet et beholdningseftersyn og har tilbagemeldt at det ser fint ud.
På sidste HB møde klarlagte FU at vores kontordame bruger meget mere telefontid end beregnet og derfor har de bedt Ditte om at lave en timeplan, hvor hendes brug af telefonen er præciseret. De foreslår at der i telefonsamtalerne kan holdes mere fokus så alle de medlemmer der ringer, når at komme igennem. Vi har forsøgt at få fat i en udspecificeret oversigt fra TDC på vores tlf. men det har desværre ikke været muligt.
Vi har købt en julegave til Ditte.
mandag tirsdag og fredag mellem 12 og 15 kan man få fat i Ditte som bestyrelsesmedlem uden for telefontiden.
Regnskab:
Vi diskuterer Dittes feriepenge, da hun endnu ikke har modtaget nogen og er berettiget til 12,5 % ud over ferie med løn.
Vi undrer os over hvorfor posten der hedder telefon ligger på 4000 denne gang, men finder ud af, at det skyldes de Victor Streams som er købt ind til bestyrelsesarbejde. Gunhild og Stine Banner har dog købt disse victor Streams af foreningen så derfor har vi ikke mistet disse penge.
bladredaktører.
Jesper mangler løn for november måned.
Begge redaktører har brugt mindre end hvad de havde budgetteret med.
kommunikation og markedsføringsudvalg:
Vi diskuterer hvor vidt kommunikationsudvalget skal have deres egen post i budgettet eller om de forskellige udgifter vi har skal sættes ind under de poster hvor de hører til. Vi bliver enige om den sidste løsning, Bannere kommer f.eks. til at stå under markedsføring mens indkøb af mad på møder kommer til at stå under udvalg. I år er der budgetteret med 5000 Under markedsføring og ligeledes under annoncer er der også nogle penge der ikke er blevet brugt. Men de står stadig til rådighed til det budget KU har indsendt til 2014 og de har endnu kun bruggt penge på bannere.
Nordisk lejr:
Vi vil sætte lidt flere penge af til nordisk samarbejde ud over det budgetterede der primært skal gå til hjælpere og transport.
Overskud/underskud:
Vi har budgetteret med et underskud på 65.000 men er endt op med et større overskud.
Vi har dog overholdt mængden af de arrangementer vi skal afholde for at måtte få penge af DUF selvom DBS stadig er kritiske. Vi kan dog se at vores regnskab kommer til at se fint ud når landsmødet er afholdt og de sidste 110.000 er brugt.
Økonomi
a. Budgetforbrug 2013
Budgetforbruget 2013 bliver læst op og vi kommer med spørgsmål og kommentarer undervejs.
Udvalgsarbejde:
Afholdte arrangementer:
Denne post er kun sat til 4500 kr. men det er klart nok for de to landsarrangementer Lyrikdag og Sexolog og dildoparty, blev meget billigere end forventet. Til gengæld er landsjulefrokosten i minus fordi der kun er registreret deltagerbetaling. Der er dog stadig 165.000 kr. tilbage og det regner vi ikke med at Julefrokosten kommer til at indkasserer. Lige nu er Julefrokosten 8000 i minus.
Nordisk lejr:
Der er ikke sat noget af til denne post men der er alligevel blevet brugt omkring 5000, på Transport og hjælpere til dette års nordiske lejr i Sverige. Så Ditte har tilføjet den her. Vi beslutter at vi vil sætte penge af til dette punkt hvert år.
Konklusion:
Vi når ikke at komme ned på et underskud som planlagt og det kan være problematisk i forhold til DBS som bevilger os penge. I forhold til DUF, koncentrerer de sig mest om, hvor vidt vi afholder alle de planlagte arrangementer, hvilket vi har overholdt indtil nu. Ingen arrangementer er aflyst, de har bare været billigere end forventet.
En tidligere suppleant i hovedbestyrelsen har argumenteret for at det er rimeligt at have en egenkapital på, hvad der svarer til et år hvis foreningen pludselig skulle miste alle sine indtægtskilder.
Vi kan også skrive os bag øret at foreningen ikke går neden om og hjem, hvis næste års landsmøde pga. ombygningen på fuglesangscenteret bliver dyrere end forventet. Vi kan dog også se, at når landsjulefrokosten er blevet afholdt og alle andre udgifter opkrævet kommer vi til at have et overskud på under 100.000 og det er rimeligt.
Budgetskabelon:
Ditte synes det er en fin ide at lave en skabelon over budget.
Arrangørgrupperne kan f.eks. få tilsendt en skabelon, hvori de selv kan indsætte talenee. Vi har talt aom at det kunne være praktisk, at skabelonen blev lavet i et andet format end XL evt. i en wordtabel.
Konto nummerer (Anders og Ditte)
Vi er blevet gjort opmærksomme på at der er forældede kontonumre i vores budget, af Lene, som er vores valgte revisor.
Anders har læst Lenes kommentar igennem. I vores årsregnskab er 2011 tallene rigtigt nok inkluderet, men det er for at kunne sammenligne med året efter altså 2012. Sådan har det altid fungeret – men Lene sætter nu spørgsmålstegn ved det.
Vi agter ikke at ændre det.
Nogle arrangementer er blevet flettet sammen eller erstattet fra år til år, for at gøre VINKAS formatet mere overskueligt, men ellers er det svært at fjerne kontoer som der er blevet bogført på.
b. Telefonpenge
Hvis der er nogen fra bestyrelsen der ønsker telefonpenge skal de huske at gøre opmærksomme på det. Man kan max få 2000 kr. om året.
Regionsbestyrelserne styrer telefonpengene under deres eget regi.
Det bliver bemærket, at vi skal huske at bruge de billigste telefonservices når det gælder gruppemøder over telefon.
Der findes telefonservices som er gratis, eller til normal takst.
f.eks. 81118111 eller 81111213.
c. Budget 2014, herunder godkendelse af budgetforslag til arrangementer og regionernes økonomi:
a) budget (generelt)
Vi gennemgår budgettet, slavisk. HB har mulighed for at komme med indsigelser undervejs.
Bemærkninger:
Indtægter:
Vi har fået tilsagn fra DBS om at vi modtager 280.000 ligesom sidste år.
Vi har budgetteret med Tipsmidler på 510.000 men ved endnu ikke præcist hvad den kommer til at lligge på. Til kontingenter har vi budgetteret med 45.00 og til renteindtægter 500 kr.
i alt: 835.500
Udgifter:
Kommunikation og markedsføringsudvalg:
HB spørger KU om de mener det er realistisk at sætte et medlemskort i stand inden næste år, når der først skal forhandles med DBS, tales med forretningskæder, designes og produceres. Men det mener KU godt kan lade sig gøre.
Posterne transport til KU møder og DUF aktiviteter nedjusteres. Udvalget kan sagtens søge hovedbestyrelsen om flere penge hvis det bliver nødvendigt.
Vi vedtager at KU har fri råderet over deres transportgodtgørelse herunder rejse til møder i både DUF og KU, men de penge der er sat af til: powerpoint, medlemskort, flyers og bannere, skal fremlægges for HB før de bliver sendt i trykken. Dvs. målet til næste HB møde er at fremvise layout til de nye flyers og indhente flere forskellige tilbud, end kun det ene KU har gået ud fra nu, som er et overslag fra Complex Production. Også fordi de flyers der blev lavet sidste gang blev fremvist for bestyrelsen, før de blev sendt i trykken.
Det er vigtigt for HB fordi, hele HB skal stå inde for det til landsmødet.
Nordisk samarbejde:
Under nordisk samarbejde er både SUN og nordisk arbejde medregnet. Det gælder også seminaret på Island som skal afholdes i januar. Men ikke det landsmøde i Sverige som Anders og Mie deltog i. Det ligger under udlandsrejser, (for bestyrelsesmedlemmer).
Obs:
De forskellige udvalg skal huske at skrive til Ditte hvem de deltager på vegne af når de ansøger om transportgodtgørelse, så Ditte ved besked og så det lettere kan blive taget i betragtning til næste budget.
b) regionernes økonomi:
Regionerne får bevilget penge ud fra en fordelingsnøgle der tager højde for hvor mange medlemmer der er i deres region. Dvs. 10.000 kr. i grundbeløb + 300 kr. pr. medlem. Derudover har hver region modtaget 5000 kr. som var øremærket til nye medlemmer. Sidst men ikke mindst har regionerne indtil nu haft mulighed for at overføre et beløb fra sidste års regnskab hvis der blev noget til rest.
Vi synes at de 5000 kr. godt kan blive trukket fra regionee, dels fordi de har haft besvær med at afsætte dem til det formål de var tiltænkt og dels at kommunikationsudvalget nu varetager meget af det arbejde der vedrører nye medlemmer.
Vest kan få 41.000
øst kan få 38.000
Region vest har i år brugt mere end det ovenstående, men vi gør opmærksomme på at budgettet er vejledende og at regionerne altid kan søge om flere penge hvis de kommer i nød.
Øst har derimod langt fra brugt hvad de har fået bevilget sidste år, de har faktisk kun brugt under halvdelen.
Her skal det dog bemærkes at hver region har overført 10.000 kr. til dette år
Det er administrativt svært at arbejde med disse overførsler. De blev indført dengang vi lagde region syddanmark sammen med region vest, fordi vi var bange for at der under sammenlægningen ville gå kludder i budgetterne.
Vi stemmer nu om, om vi skal afskaffe retten til at overføre penge for regionerne, siden vi nu har fået styr på budgetterne for de to regioner:
7 stemmer for og derved frafalder regionernes ret til at overføre penge.
Bagefter stemmer vi om vi skal ændrer fordelingsnøglen:
der er 5 imod og 4for . Fordelingsnøglen bliver altså hvor den er.
obs.
Der er en særskilt transportpulje som er forbestemt.
Denne ene pulje dækker begge regioners transport.
Region vest har stadig 9000 kr. til rådighed, som de har overført og det står dem nu frit for hvad de vil bruge dem til, bare de bruger dem inden d. 31/12. Repræsentanterne fra region vest får et glimt i øjet og hvisker igen.
Børneudvalget:
De har sat 1500 kr. af, uden en egentlig budgetbeskrivelse, men vi mener også at børneudvalget, som forhåbentlig får flere medlemmer næste år, skal have mulighed for at mødes fysisk, selvom de i år har de ikke brugt noget, da de kun har holdt skypemøder,
c) Godkendelse af indsendte budgetforslag.
Miniefterårsferien:
Denne ansøgning er lavet på baggrund af sidste års ansøgning og ud fra SOMI’s budgetskema 2013. Vi godkender dette budget.
Selvforsvarsweekend:
Vi er meget imponerede over dette budget og ikke mindst beskrivelsen af arrangementet som også indeholder et program. Det er spændende og nyskabende i forhold til hvad DBSU før har afholdt.
Vi synes dog at der er beregnet lidt for få hjælpere og lidt for mange penge til mad.
Vi vil godkende budgettet med det forbehold at arrangøren sender flere hjælpere hvis der virkelig kommer 20 deltagere som det står skrevet i ansøgningen. Det vil også betyde en hel del for prisen, da det er et landsarrangement og hjælperne derfor skal modtage weekendhonorar på 600 kr.
Kommunikation og konflikthåndteringskursus:
Godkendt.
Sociale rettigheder: (i samarbejde med interessegruppen):
Det antal penge de har ansøgt om, er for lavt sat, i forhold til at arrangementet skal afholdes på FSC. Desuden kunne vi godt ønske os at der også blev søgt penge fra DBS da vi ønsker at dette arrangement skal være et gensidigt samarbejde.
Med forbehold af disse ændringer godkendes budgettet.
Studerendes konference: (i samarbejde med interessegruppen):
Dette arrangement er vi desværre nødt til at afslå, da vi bliver nødt til at vælge mellem arrangementet om sociale rettigheder og dette, som tidligere nævnt.
Spejderne:
Der er ikke et reelt budget, men vi afsætter 5000 kr. til det.
Prag:
Vi korrigerer strukturen i opsætningen af budgettet.
(Jævnfør budgetskabelon under kontor)
Vi fastslår også at der er to arrangører og ikke én.
Vi foreslår at deltagerbetalingen bliver sat op fra 1600 kr. til 2000 kr. da det i sammenligning med nordisk camp er et næsten beskedent beløb. Hvis man samtidig inddrager drikkevarer til maden i prisen, kommer det til at stemme fint. Desuden er det meget nemmere for tjenerne at tage imod bestilling og betaling når det kommer fra én person og ikke 20.
Vi vil fra HB også påpege at der bliver brug for flere hjælpere især da det er en udlandstur. Det forholder sig på samme måde som med badelandsarrangementet, folk befinder sig på steder de ikke kender og kan pludselig få behov for meget mere hjælp en vanligt. Der er også dem der bliver natteblinde om natten.
Man kan evt. nedjusterer deltagerantallet, hvis der ser ud til at tilmelde sig mange blinde, da det vil være langt dyrere at rekrutterer flere hjælpere. Slutteligt vil vi foreslå at det bliver holdt i august i stedet for, da det ligger bedre i forhold til folks ferier og eksamener.
Budgettet er godkendt med forbehold af ovenstående ændringer.
Weissenhauser Strand:
Her er lagt op til 25 deltagere og alt for få hjælpere.
Der er også en post på budgettet der hedder entré, men det er ikke anført om det også dækker ophold og forplejning. Vi synes vi mangler en beskrivelse af hvad man ellers skal lave på dette arrangement ud over at boltre sig i badeland. Der er kun vedlagt en beskrivelse af hvad badelandet kan tilbyde, derfor går vi ikke ud fra at der er planlagt andre aktiviteter end denne. Det mener vi er nødvendigt før flere ville finde det interessant at deltage i.
Vi lægger også mærke til at transporten ikke er særligt godt udspecificeret, der mangler f.eks. information om og penge til transporten fra endestationen (tog eller færgen Rødby Putgarden) til badelandet.
Vi kan sætte et loft på 40000 kr. med 20 deltagere og godkender ikke budgettet før ovenstående bemærkninger er blevet taget i betragtning. Grunden til at vi er ekstra kritiske overfor dette arrangement er, at vi allerede har haft ét badelandsarrangement dette år.
Transportrefusion til Lions:
Vi er blevet adspurgt om vi dækker transportudgifter til Lions arrangementer, men det kan vi hurtigt konkluderer at vi ikke kan gøre, det er imod vores vedtægter.
På alle ovenstående betingelser er budgettet for 2014 – 2015 godkendt.
16. Årsberetningen 2013
Vi uddelegerer opgaver
Diverse råd og udvalg skal skrive for sig selv.
Gunhild vil efterfølgende sende en liste ud til hovedbestyrelsen hvor der står hvem der skal skrive hvad til årsberetningen.
Bør vi informerer generelt om samarbejdspartnere:
Vi diskuterer hvor vidt der skal informeres om generelle nyheder hos vore samarbejdspartnere i årsberetningen hvis de eventuelle faks ikke har relevans til vores medlemmer. Skal vi gå ud fra at det er vores pligt at oplyse medlemmerne om vores samarbejdspartnere alene fordi de er samarbejdspartnere eller skal vi holde os til de fakta, som vedrører vores foreningen og ellers henvise til de andre institutioner og organisationers årsberetninger, hvis medlemmerne vil vide mere.
indlæg til årsberetningen skal indsendes senest d. 31/12
beretning@dbsu.dk
Ditte og Gunhild sammensætter årsberetningen
17. Vedtægter DBSU
Ulrik og Andreas kigger på vedtægter og reviderer dem til landsmødet. Her kan bl.a. indføres forslag til aldersgrænse for arrangører, som vi drøftede på sidste HB møde.
Disse vedtægter dækker hele foreningen, og altså ikke regionerne. De har deres egne vedtægter.
Region vest foreslår retningslinjer for kærestepar i bestyrelser og HB bemærker at de gerne må indsendes som vedtægtsændringsforslag men det står stærkere som argument hvis regionen tager en fælles beslutning og er enige om forslaget.
Region vest vil arbejde videre med forslaget.
18. Mødekalender for HB møder i foråret 2013
Gunhild informerer kort om hvor og hvornår det næste møde skal afholdes.
19. Evt.
Omkring budgetlægning.
Vi bør overveje en anden strategi, i forhold til de indsendte budgetter.
Vi risikerer nemlig at afslå et budget fordi der er fejl eller mangler i det som åbenlyst skyldes uvidenhed eller layoutmæssige mangler.
Godt nok har vi lige vedtaget at der kan laves en budgetskabelon, men kunne det være en ide at budgetterne går igennem en station før de kommer på HB. Sådan at de sidste fejl kan blive rettet inden budgetterne skal drøftes. Når vi sidder med budgetterne til det udvidede HB kan vi nemlig ikke tillade os at ændre i dem, da indsendte budgetter kan betragtes som en forpligtende ansøgning.
Strukturer på udvidet HB:
Udvidet HB bør prioriterer budgetplanlægningen, så det bør ligge i starten af mødet og ikke søndag eftermiddag hvor folk er trætte.
Der bliver anmodet om ro og orden på hovedbestyrelsesmøder. Under mødet samtalte folk med hvisken, hvis der var noget de ikke forstod og mange forlod mødet undervejs, hvis de skulle aftræde på naturens vegne. Dem der hvisker sammen, henvendes til at spørge resten af HB om det de er i tvivl om, da vi som hovedbestyrelse f.eks. er forpligtet til at underrette regionerne om deres del af budgettet, i et omfang så de forstår hvad der bliver sagt, så de kan vende hjem til deres regionsbestyrelse og fortælle.
Gunhild takker for et godt møde og alle går hver til sit.
Næste møde afholdes i Januar 2014.