Referat af Udv. HB 18.-19. november 2023

Dagsorden for udvidet hovedbestyrelsesmøde den 17. til 19. november 

1. Velkomst
A. Grobundsregler
Vores interne spilleregler, samarbejde og kommunikation

2. Godkendelse af dagsorden

3. Valg af mødeleder
Thor er mødeleder

4. Valg af referent
   Ida og Cecilie Z. er referenter.
5. Årsberetning for 2023
   Alle arrangørerne på arrangementer i løbet af året laver beskrivelser, som sættes sammen med forpersonsberetningen, økonomien, revisorberetningen. Disse opgaver skal være fuldført inden den 21. januar 2024. Dokumenterne skal sendes ud 6 uger inden landsmødet, som finder sted den 5. til 7. april.
6. Udvalg
   A. Fundraising udvalg
   Der er blevet oprettet et fundraisingudvalg bestående af de tre kasserer i bestyrelserne samt Cecilie Z. Dette er gjort med henblik på vidensdeling, dels med regionerne, men også til fremtidige tillidspersoner. Vi har indgået et samarbejde med Edis fra EA Consulting, som skal hjælpe os med at gøre vores arbejde bedre. Udvalget er tilgængeligt for regionerne, de kan kontaktes på mail fund@dbsu.dk.
7. Status fra forretningsudvalget
8. Samarbejdspartnere
   B. Synscenter Refsnæs

Cecilie Z. har været til 125-års-jubilæum på Refsnæs som følge af sin status som medlem af fagligt råd. Dette har givet mulighed for at fortælle om vores arbejde til et bredt udvalg af mennesker.

1. LFBS

I samarbejde med LFBS har vi arrangeret årets Lalandiatur, som i år bliver større end den har været i mange år. Arrangørgruppen har været større i år end den plejer med fokus på vidensdeling og tillæring af nye kompetencer og evner.  Dette har givet nogle udfordringer, som vi evaluerer med fokus på forbedring af planlægning af fremtidige samarbejder fra DBSUs side.

1. DBS

DBS vil gerne oprette et unge- og familieudvalg og vil gerne have en repræsentant fra DBSU med.

1. Blind Coffee
   Anna, Hiba og Enok har været på livsstilsmesse med Blind Coffee, hvilket var en god mulighed for at nå ud til en stor gruppe mennesker.

Enok er blevet ansat i Blind Coffee, og han vil derfor i fremtiden være inhabil.

1. Fremtidsudsigterne for DBSU
   De seneste år har været præget af økonomiske kriser. På nuværende tidspunkt er økonomien stabil, men efter Corona ser vi, ligesom mange andre foreninger, faldende medlemstal og generel dalende frivillig aktivitet. Vi tager derfor en snak om DBSUs fremtid, blandt andet med fokus på medlemstal, få tillidspersoner der står med mange opgaver og beslutninger. Vi skal være bedre til at komme ud og repræsentere DBSU, ikke kun til fagpersoner, men også til arrangementer, hvor de unge selv er til stede. Vi diskuterer muligheder der kan hjælpe med at oplyse potentielle nye medlemmer om vores tilbud, men har også den generelle samfundstendens med dalende medlemstal- og aktivitet i foreningslivet. Vi er åbne for fremtidige ideer.

1. DBSU og GDPR (General Data Protection Regulation) status og videre implementering
   Kenneth genopfrisker reglerne og rammerne omkring GDPR. I DBSU bruger vi Microsoft som er topsikret. Herigennem har vi både adgang til Teams og OneDrive, som vi bruger for at optimere datasikkerheden. Derudover arbejdes der på at implementere brugen af foreningscomputere. Det understreges, at DBSU skal være opmærksomme på GDPR i alt vores arbejde.
2. Status fra kontoret
   Ditte opdaterer på sine daglige opgaver. Der har været travlt på det sidste med mange store arrangementer der skal afholdes.
3. Medieredaktionen
   A. Status – Thor
   Medieredaktionen er sat på stand-by i øjeblikket.

2024. Debat og afstemning om medieredaktionens fremtid (Det skal også op til landsmødet)
      Det debatteres, hvorvidt medieredaktionen ska forblive i stand-by eller genåbnes. FU kigger på de vedtægter, hvori medieredaktionen er nævnt og ser på, hvad der kan ændres. Deres udkast vil blive diskuteret på et møde med tillidspersonerne i starten af 2024.

Vi stemmer om enten at genåbne medieredaktionen på uændrede vilkår, lukke den og oprette en ny stilling med ændrede opgaver, eller afklare de nuværende ansattes fremtidsplaner i medieredaktionen. Der er 6 stemmer på mulighed 2 og 8 på mulighed 3.

1. Skal vi have en kommunikationsmedarbejder?
   I forlængelse af pkt. b debatteres det, hvorvidt vi kunne have fordel af at ansætte en kommunikationsmedarbejder. Det besluttes at vente med den beslutning til vi har en bedre af afklaring af situationen med medieredaktionen.
2. Økonomi
   A. Gennemgang og godkendelse af budgetforbrug

Budgetforbruget for 2023 gennemgås, og det fremgår, at vi vil komme ud af 2023 med et lille overskud.

280. Gennemgang og godkendelse af budgetforslag 2024
     Vi får tilskud på 280.000 fra DBS, 450.000 fra DUF, 40, 210, 400, i alt 1.380.000

Administrationsomkostninger på 300.000 kroner om året. Dækningsbidrag efter personaleudgifter 1.074.000, 1500 til kontor, øgede administrationsomkostninger på 40.000, bla. til revisor. Konsulentløn til EA Consulting på 56.000. I alt administration på 156.000.

Landsmødet 118.000.

HB og FU: 32.000 på ordinære, rejse 12.000, 42.000 i alt, udvidet HB 25.000, FU 6.000, i alt 75.000

Information og PR: 556.500, 50.000 af dem til medieredaktionen.

Udvalg (fundraisingudvalget): 3.000

Samarbejdspartnere: 50.000

Opkvalificering (fx tillidsmandskurser): 25.000
Konsulentrejser (indland): 20.000

Konsulentrejser (udland): 10.000

Aktiviteter i alt: 357.000

Hurdal i samarbejde med LFBS: 50.000

Aktive Maj: 10.000

Nordisk camp: 265.000

Mini-efterårsferie: 50.000

Lalandia: 180.000

I alt: 565.000

Regionerne: grundtakst på 20.000 samt 300 kroner pr medlem, som på nuværende tidspunkt er henholdsvis 127 i Vest og 131 i Øst plus transportudgifter på 20.000 kroner. I alt 147.400.

Udgifter i alt 1.5 millioner

Indtægter: 1.4 millioner

Underskud: 150.000

Budgettet for 2024 godkendes.

11. Foreningens strategi og handlingsplan

A – Vidensdeling

Vi taler om de bedste forudsætninger for at arrangere større arrangementer. Vi taler blandt andet om opkvalificeringskurser.

B – Hvordan sikre vi, at der er høj moral blandt frivillige?

Vi taler om, hvordan man bedst balancerer fagligt arbejde, motivation og gode sociale relationer i det frivillige arbejde.

C – Hvordan sikre vi, at der forbliver en god kultur i DBSU? (hvordan forbliver man venner, selvom man er uenig)

Det er vigtigt at kunne dele sine holdninger til møderne og stadig bevare gode relationer. Vi taler også om, hvordan vi bedst håndterer sager, hvor tillidspersoner er inhabile.

D – Kommer vi rigtigt ud til medlemmerne? (DBSU News, Facebook, DBSU Nyhedsmail mm.)

12. Aktivitets årshjul for 2024 som ikke er arrangementer (ekstern)

Gennemgang af de generelle møder, generalforsamlinger for 2014,  der bliver fulgt op på diverse arbejdsgrupper, og der er skrevet notater om, hvem der deltager i de respektive grupper

13. Arrangementer for 2024
A. Børnearrangementer
B. Landsmøde 2024 – Enok, Kenneth, Cecilie, Ida og Navid.

B1. Forpersonsorientering og hvem bliver? (dette punkt skal ikke føres til referat)
C. Nordisk camp 2024 – Elias, Hiba, Thor, Kenneth, Adham
D. Sommer ridelejr 2024 / hvis det kan fundraises – Thor, Mikkel, Elias og Anna
E. Mini-efterårsferie 2024 Ida, Rosa og Kenneth
F. Hurdal 2024 – Mikkel
G. Lalandia 2024 – Mikkel, Rosa, Hiba, Cecilie, Navid og Nicklas
H. London 2024 – Cecilie, Ida og Cæcilie

14. Vedtægtsændringsforslag til kommende generalforsamlinger

15. Regionerne

regionerne ønsker flere tværgående arrangementer på tværs af landet
A. Region Øst

Der bliver berettet om en positiv indstilling, med alle arrangementer afholdt. Der er god og stabil økonomi på nuværende tidspunkt
B. Region Vest

det går generelt godt med deres arrangementer, og Kør bil arrangementet er der planer om at reetablere i 2024 i en større udgave.

Generelforsamlingen er også snart på plads, med bl.a. yoga på programmet. Royal Run vil de gerne gentage, men der er lidt usikkerhed omkring køb af billetter, da disse på uværende tidspunkt er udsolgt i region Syddanmark. Der skal fremadrettet holdes bestyrelsesmøder i samme weekend som HB

16. DBSU Hjælpere – Hvad skal vi gøre med dem?
A – holder vi fast i taksterne?

Ved sidste hb-møde blev der sat nye hjælpertakster. Vi taler om justering af taksterne og bliver enige om, at der skal lægges en fælles kurs for alle tre bestyrelser. Det aftales, at taksten for et arrangement af en varighed af under 5 timer sættes op fra 150 til 200 kroner.

B – Hvordan får vi flere ind?

Antallet af hjælpere er dalende, så hvordan sikrer vi, at vi får nye hjælpere ind? Vi har haft succes med at tage venner med som hjælpere, men det er vigtigt i de tilfælde at være ekstra opmærksom på arbejdskulturen. Vi taler om at lave en bedre onboarding proces, fx i form af videoer, retningslinjer mm.

C – Skal vi udforme et informationsdokument?
Skal der udarbejdes et supplement til det hjælperdokument der ligger på hjemmesiden? Det besluttes, at Ditte opdaterer hjælperdokumentet på hjemmesiden.

17. IT
    A. Status
    Der har været nogle problemer med hjemmesiden, hvilket betyder, at vores podcast pt. ikke er tilgængelig andre steder end YouTube.

Vores donationsknap er fortsat på pause.

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Hiba, Rosa, Ida, Chanie og Daniel, som skal arbejde med forbedringer på hjemmesiden.

Vi taler om muligheden for at bruge Min Forening, en løsning der kan samle foreningens arbejde et sted, så både medlemmer og tillidspersoner kan bruge den. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Hiba, Cecilie Z, Daniel og Kenneth, som skal teste tilgængeligheden.

Vi har stadig adgang til Microsoft, hvilket giver os mulighed for at bruge mail, Teams og OneDrive.

Vi taler endnu engang om foreningscomputere

18. Tryghedsværter

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af Rosa, Cecilie Z, Ida, Kenneth og Thor som skal have fokus på dette.

19. Eventuelt