Vælg en side

Referat af hb den 7 juni 2020

Tilstede er:

Formand, Sofie Monggaard

Kassér, Søren Uhrenholt

  1. FU medlem, Jens Christian Sørensen

Sekretær, Cathrine Honoré

Bestyrelsesmedlem, Kim Grønhøj

Bestyrelsesmedlem, Tobias Bay Jensen

Bestyrelsesmedlem, Christina Uhrenholt

Suppleant, Nicklas Tegner

Suppleant, Navid Makki

Repræsentant fra region øst, Andreas Jensen

Repræsentant fra region øst, Nina Bargum

Repræsentant fra region vest, JesperMathiesen

Repræsentant fra Region vest Anna Bransholm.

Desuden deltog Marlene Jørgensen fra kontoret.

Fraværende: Suppleant, Kenneth Banner.

Mødested: zoom

Mødeleder: Sofie

  1. Godkendelse af dagsorden

Under punktet samarbejdspartnere blev interessegruppen, NUK og DUF tilføjet. Dagsorden blev i øvrigt godkendt.

 

  1. Tjek ind. Hvordan har folk det, og hvad har folk af forventninger til det fremtidige arbejde?

Vi tog en tjek ind runde, hvor alle kort fortalte, hvordan de havde det, samt hvad de forventede af bestyrelsesarbejdet. Denne refereres ikke yderligere.

 

  1. Opdatering fra formanden, og interne uskrevne regler

Sofie orienterede om procedurer ift. godkendelse af referater, samt to do lister fra møderne. Marlene skriver to do liste til dagens møde.

Sofie ønskede at køre en proces omkring, hvad der motiverer og demotiverer den enkelte i bestyrelsen. Dette er dog upraktisk på zoom, så vi bedes tænke over det til næste møde.

Herefter diskuterede vi, hvor ofte vi skal holde møder. i region øst holdes møde en gang om måneden, hvilket fungerer godt. Vi talte om at afholde hvert andet fysisk og hvert andet på zoom. Der var dog bekymringer for, om fysiske møder hver anden måned ville blive i overkanten, og derfor blev det foreslået at nøjes med at afholde fysiske møder hver 3. måned.

Der kom ikke en endelig løsning, da vi dels ikke ved, hvornår vi kan være på FSC, og da 12 møder om året måske i praksis er for optimistisk. Man er dog enige om, at det næste møde gerne skal afholdes på Fuglsangscenteret.

Herefter talte vi om kommunikation.

Vi var enige om primært at kommunikere via mail, men at bruge Messenger til korte beskeder.

Herefter talte vi om, hvad man gør, hvis man kommer til at påtage sig for meget. Vi var enige om, at man har ansvar for at få meldt ud, hvis man ikke kan få løst en opgave, samt at få overleveret eventuel information derfra til en anden.

Herefter orienterede Sofie om, at mødet blev optaget til intern brug.

Til sidst i dette punkt vendte vi kort taxakørsel. Det blev foreslået, at man kan anvende flex handicap i stedet for taxakørsel, hvis offentlig transport ikke er muligt. Det blev dog pointeret, at denne ordning er meget ufleksibel, hvorfor taxakørsel i nogen udstrækning kan være nødvendig. Man er dog enige om at begrænse taxakørsel til et minimum.

 

  1. Udvalg

IT Udvalget:

IT-udvalget ønsker, at alle tillidsfolk anvender DBSU mails, bl.at. af hensyn til GDPR. De er i gang med at få disse mails oprettet. Udvalget har desuden underskrevet en fortrolighedskontrakt ift. vores private mails.

På sigt skal vi finde ud af, hvad der skal ske med hjemmesiden – den fungerer rigtig godt nu, fordi den drives af nogen dygtige medlemmer, men der skal laves en plan for, hvad der skal ske, når de ikke er der mere.

Efter gennemgangen af IT-udvalget drøftedes udvalgene generelt.

Der var ønske om, at der er mindst ét hb medlem i hvert udvalg.

En udvalgsrepræsentant har anmodet om deltagelse i hb møderne. Vi var enige om ikke at gøre dette, da der i så fald vil komme for mange kokke om maden. Vi var dog opmærksomme på medlemsinddragelse, og talte derfor om muligheden for et anderledes tillidsmandsmøde med fokus på udvalgene. FU vil desuden gerne mødes med hvert enkelt udvalg for at sikre samarbejde.

Der var en del forvirring om, hvem der sidder i hvilke udvalg, samt hvad deres arbejdsopgaver er. Sofie tjekker op på status på udvalgsmedlemmer, og de enkelte udvalg skal gerne snarest afholde møder, og der skal gerne udarbejdes en beskrivelse af deres arbejdsopgaver.

 

  1. Samarbejdspartnere.

SUMH:

SUMH er en paraplyorganisation, hvori DBSU er medlem – dvs. at DBSU betaler kontingent dertil, og man som DBSU  medlem har mulighed for at deltage på deres arrangementer.

i øjeblikket er der faglige arrangementer en gang om måneden på zoom, som f.x. handler om uddannelse, handicaptillæg m.v.

Sofie er tovholder på kontakten til SUMH

 

DBS

FU har holdt et møde med Ask og Diana fra DBS – de vil gerne være en ressource for os, som vi kan trække på og samarbejde med. Grundet corona har DBS fået 10 mio. kr. til at lave aktiviteter for synshandicappede. De tilstedeværende blev derfor opfordret til at sende idéer til FU.

FU er tovholder på kontakten med DBS.

 

LFBS:

Der har i mange år været et godt samarbejde med LFBS, som bl.at. gerne vil inddrage os i deres familieweekend.

LFBs har fået foretræde for socialstyrelsen, hvor de skal fortælle om børn og unges udfordringer i folkeskolen. Her er DBSU blevet tilbudt at bidrage med cases.

Jens og Sofie deltog i deres generalforsamling. Den samme bestyrelse som sidste år blev valgt. Det blev nævnt, at LFBS ikke har så mange penge, så hvis vi skal samarbejde, må DBSU bidrage en del. Til gengæld kan LFBS bidrage med nogen gode ressourcer. Jens har kontakten til LFBS.

Ballast

Ballast er en virksomhed, som tester tilgængelighed forskellige steder. De har været med i udarbejdelsen af den rapport, som blev fremlagt på landsmødet. Vi skal samarbejde der, hvor det giver mening. Det blev understreget, at Ballast er gode til tilgængelighedstjek, men måske ikke den rette samarbejdspartner, når det gælder dataindsamling.

FU har kontakten.

Ibos, hvem ønsker at sidde i bestyrelsen?

Ibos vil gerne have et møde med FU, og der skal findes en dato.

Jens repræsenterer DBSU i bestyrelsen på Ibos.

Der blev under dette punkt spurgt til Refsnæs – Sofie skal til møde i september.

 

Interessegruppen

Sofie er HB’s kontaktperson til interessegruppen. Hun vil snarest kontakte formanden derfra for at få styr på samarbejdet.

 

NUK:

Cathrine er tovholder. Jens bidrager med information fra sidste års samarbejde.

 

DUF:

Der har været afholdt fyraftensmøder med DUF om genåbning efter corona, hvor Jens var repræsentant. DUF har nogen frivillig kurser, som vi kan overveje at sende repræsentanter til, såfremt det giver mening. DUF er paraplyorganisationen for alle ungdomsorganisationer.

Der blev efter samarbejdspartnere orienteret om, at der er nogen DBSU medlemmer, som har en blog, hvilken er kommet på vores hjemmeside.

 

  1. Regnskab

Søren orienterede: Vi regner med at få ca. 440000 kr. i tilskud fra DUF. Derudover er vi sikret 280000 kr. fra DBS, som falder i 4 rater.

Vi har et ekstra råderum grundet corona krisen, bl.at. har vi sparet 40000 kr. på det aflyste folkemøde. Samlet set er vores økonomi fornuftig.

 

  1. Model a, hvad kan vi implementere?

Vi kan ikke implementere model b, da den blev stemt ned til landsmødet. Men vi kan godt udvide sekretariatet. Vi drøftede kort muligheden for at ansætte synshandicappede studentermedhjælpere for selv at leve op til vores vision om, at flere synshandicappede skal i beskæftigelse. Det blev dog pointeret, at de i så fald skal have de rette kompetencer, og ikke bare kan komme ind på en fribillet, fordi de er synshandicappede.

Der blev spurgt til, hvilke opgaver det udvidede sekretariat kunne tænkes at løse Der er ikke taget en endelig beslutning herom, men det kunne f.x. være en politisk konsulent, eller det kunne være en, som bistod i arrangementsplanlægning.

FU vil gå videre med overvejelser om dette og tage det med til næste møde.

 

  1. podcast hvad skal det indeholde?

FU skal i dialog med medieredaktionen om, hvad podcasten skal indeholde. Der var ønske om mere reklame for DBSU’s arrangementer. Hb blev opfordret til at komme med yderligere idéer til podcastens indhold. FU skal desuden i dialog med dem om, hvad for noget udstyr de har/mangler, da det forlyder, at en af medieredaktørerne ikke har adgang til optageudstyr.

Medieredaktionen har opereret med to forskellige podcasts; DBSU news og det indre øje.

Der blev opfordret til, at der kommer styr på, hvad der hører til hvad i disse serier.

Podcasten er i øjeblikket tilgængelig på hjemmesiden, spotify og youtube.

Til sidst blev der gjort opmærksom på, at der skal laves en ny aftale med koda, hvis man skal kunne downloade foreningens podcast. FU og Kim går videre med dette.

 

  1. Facebook gruppe/side hvem skal have hvilke rettigheder?

Vi diskuterede først, om facebookgruppen skal være åben for alle eller kun for medlemmer. Nogen mente, at det var problematisk, hvis vi gav os til at udelukke nogen. Der var tilsyneladende enighed om, at vi skal have et Facebook-forum, som er åbent for alle, men der blev argumenteret for, at det burde være det, vi har siden til.

Hvis vi når frem til, at gruppen kun skal være for medlemmer, kunne man overveje at lade medlemmer under 16 have en enkelt forælder med i gruppen.

Vi diskuterede dernæst spørgsmålet om rettigheder. Der er en fordel i at skrive opslag som administrator, da det kan blive set af flere. Det blev foreslået, at én fra medieredaktionen fik administratorrettigheder, så der ikke opstår forvirring, når medieredaktionen lægger noget op. Det blev ligeledes foreslået at kontoret samt en repræsentant fra IT-udvalget, hb og regionerne fik administratorrettigheder. Der skal kigges på en løsning til næste møde, hvor der træffes endelig afgørelse vedrørende ovenstående punkter.

 

  1. medlemstal

Vi har 257 medlemmer. Vores medlemstal af personer under 30 år daler, og det er disse medlemmer der gør, at vi får penge fra DUF.   Vi skal derfor prioritere medlemsrekruttering højt. Der er mange medlemmer i synsregistret, som også har kognitive funktionsnedsættelser. Det overvejes at gøre en ekstra indsats for at inddrage dem mere.

 

  1. Arrangementer

Af arrangementer er for nuværende planlagt:

Miniefterårsferie: Der er 5 arrangører, og vi diskuterede, om ikke 3 4 stykker burde være nok. Vi nåede dog frem til, at lige præcis til miniefterårsferien er det ok, da det er et stort arrangement, og man har med børn at gøre.

Der er ligeledes planlagt Lalandia, som Søren og Christina står for, samt en julefrokost.

Der har været aflysninger grundet corona.

i foråret skulle der have været afholdt et ledsagerkursus, som var for at klæde vores hjælpere bedre på. Dette arrangement forventes fortsat afholdt, men rykkes til et senere tidspunkt.

 

  1. fremtidige møder

Vi var enige om at afholde det første fysiske bestyrelsesmøde i en af de første to weekender i juli, såfremt FSC har plads. Til dette møde vil fremtidige møder blive planlagt.

Vi var enige om, at kontoret ofte skal deltage til møderne, samt at invitere 1 repræsentant fra hver region til de fysiske møder.

 

  1. Eventuelt

Kim påmindede om GDPR. Når folk søger agtindsigt i persondata, skal vi kunne udlevere det hele, og det kan man ikke på private mails.

Kim har været i kontakt med datatilsynet og har fået en vejledning omkring GDPR i foreninger.

Der arbejdes med at automatisere IT f.x.  ved indmeldelse af medlemmer.

Det blev påpeget, at en del information fra de tidligere bestyrelser lader til at være gået tabt. Der kom en opfordring til, at der afholdes overdragende bestyrelsesmøder, som er brugt i andre frivillige foreninger. Da dette blev taget op under eventuelt, kunne vi dog ikke beslutte noget

Der blev dernæst orienteret om, at det kan være problematisk, når folk sender lydbeskeder på Messenger, da man ikke kan søge i dem.

Cathrine anmodede om at man melder tilbage, når referatet er læst.

Sofie orienterede om, at SUMH afholder et GDPR kursus til august, som flest muligt gerne skulle deltage i.

Der har været usikkerhed omkring vest medlemmers mulighed for at deltage i region østs sommerfest. Der blev orienteret: Grundet det sociale behov, som corona har medført, dækker landskassen undtagelsesvis transporten til medlemmer af region vest – de må dog selv sørge for overnatning, eftersom vi grundet coronahensyn ikke må overnatte mange mennesker sammen i et lokale, og vi i DBSU ikke har råd til at betale for hotel.

Arrangementet var oprindeligt tænkt som tværregionalt, hvilket man har måttet lave om – man håber dog, at mange vest medlemmer har lyst til at deltage alligevel.

Til sidst blev det nævnt, at der skal udsendes retningslinjer angående corona til medlemmerne.

Herefter blev mødet hævet.

Færdigheder

Indsendt den

7. juni 2020