1. Velkomst:
Olaf Damm formand for region Vest byder velkommen og orienterer om, at der er kaffe, te og kage samt begrænset sodavand og øl der kan købes. Herefter er der præsentationsrunde.
2. Godkendelse af dagsordenen:
Dagsordenen bliver læst op og godkendt.
(dirigenten tillader sig dog at bytte om på to punkter undervejs. nemlig, nyt for HB og fremtidigt arbejde)
3. Valg af referent ordstyrer og 2 stemmetællere:
Esben Sørensen er valgt som ordstyrer/dirigent.
Mie Henriksen er valgt som referent.
Stemmetællere: Søren Jensen (blind) og Christian Kreiberg (svagtseende)
Dirigenten undersøger hurtigt og smertefrit, om vores møde med rette kan afholdes, dvs. om det har været annonceret i tide i DBS bladet og på ungdomsbladet og det har det været, derfor kan vi godt gå videre.
4. Fremlæggelse af årsberetningen for 2012 til godkendelse
Dirigenten starter med at påpege, at der ikke er læst korrektur på årsberetningen. Det skal gøres, da det ikke er acceptabelt at det ikke er blevet gjort inden den er blevet udsendt.
Det er bestyrelsens opgave at få klaret korrekturdelen og dirigenten spørger om årsberetningen er blevet godkendt i bestyrelsen inden udsendelse.
Dirigenten foreslår at hvis man er i tvivl om, hvordan årsberetningen skal se ud kan man kigge på tidligere årsberetninger. Dette skrives i referatet fordi det er godt at være opmærksom på i fremtiden.
Kommentarer fra formanden:
Olaf får ordet og han siger, at det er den forkerte beretning der er blevet sendt ud.
Gennemgang af årsberetningen:
Formand Olaf Damm gennemgår årsberetningen.
Bemærkninger og rettelser til årsberetningen:
En årsberetning går fra den 1. januar til den 31. december, derfor burde skøjtearrangementet som blev afholdt i forbindelse med generalforsamlingen også, at have været nævnt i årsberetningen. Derudover blev det påpeget at det medlemstal som er skrevet i årsberetningen ikke er helt korrekt, da regionen medlemstal pr. den 31/12-2012 er på 160 medlemmer og ikke på 179 medlemmer som står skrevet i årsberetningen. Dette skrives i referatet, da bestyrelsen i fremtiden skal være opmærksom på, at få tjekket op med kontoret hvad medlemstallet i regionen er pr. 31/12, da der dags dato skal ryddes op i foreningens medlemskartotek.
Det blev bemærket at årsberetningen i korte træk skal beskrive, hvad der er foregået på de forskellige arrangementer i løbet af året. Det er nok at anføre, at det var et godt arrangement og at folk hyggede sig.
Det indlæg som Michael Rasmussen har skrevet om Skive festivalen er ikke vedlagt årsberetningen, som der står den vil være. Dette indlæg skal tilføjes i årsberetningen.
Specifikke medlemmer af bestyrelsens grunde til at fratræde deres post er blevet forklaret i årsberetningen. Dér hører det ikke til.
Der stilles spørgsmål til følgende ting i årsberetningen:
Hvordan har man holdt møde med synscentrene?
Olaf svarer på spørgsmålet: Århus har godkendt samarbejdet og siddet til møde med bestyrelsen, mens andre har frabedt sig samarbejde.
Medlemmers kommentarer (deltagende på mødet):
Det bliver bemærket fra et medlem at årets forløb er bedre beskrevet i regnskabet, end i årsberetningen.
Et medlem siger at det er vigtigt at en beretning er i orden, når den bliver sendt ud, da den bliver officiel for alle og at den bliver brugt som dokumentation for hvad der er sket i en forening når vi f.eks. skal søge om økonomisk støtte.
Afstemning:
Der er 19 personer til stede ved generalforsamlingen og ud af dem er der 17 personer som er stemmeberettiget og 2 personer som ikke er det.
9 stemmer for
5 stemmer imod
3 stemmer hverken for eller imod
Årsberetningen er godkendt med de rettelser dirigenten har påpeget der skal ændres samt de bemærkninger deltagerne har haft til den. Det er Olaf Damm (formand) som har ansvaret for, at der bliver læst korrektur på årsberetningen samt at få tilføjet og rettet faktuelle fejl i årsberetning inden den sendes ud officielt.
5. Fremlæggelse af revideret regnskab for 2012 til godkendelse:
Dirigenten spørger hvor revideringen af regnskabet er?
bestyrelsen siger at de ikke har kunnet få fat i den folkevalgte revisor, kun revisorsuppleanten.
revisorsuppleanten meldte at der ikke var nogen kommentarer, men denne melding er ikke kommet med i regnskabet.
Den regnskabsansvarlige region tilspørges om denne har bemærkninger, det har den ikke.
Vi får her en kort gennemgang af regnskabet:
7000 kr. har været øremærket til nye medlemmer, der blev brugt 7133 kr.
Alt i alt er der et økonomisk overskud på 9602,80 kr. som bliver overført til 2013.
Bemærkninger til regnskabet:
tlf. godtgørelsen udgør et beløb på 1100 kr.
Det er sammenlagt i regnskabet fra både arrangementer og bestyrelse.
Årsregnskabet bliver sat til afstemning og der er 17 personer som stemmer for, der er ingen som stemmer imod eller blank, derfor er regnskabet godkendt.
6. Fremlæggelse af det – af den udvidede hovedbestyrelse godkendte budget – for regionen.
Den regnskabsansvarlige i regionen orienterer om budgettet for region Vest 2013. Nedenfor kan man se fordelingsnøgler den udvidede Hovedbestyrelse har udarbejdet.
Tekst:
Beløb:
Fast takst for regionerne hvor de 5000 kr. er øremærket nye medlemmer
10.000,00 kr.
160 stk. medlemmer a’ 300 kr.
48.000,00 kr.
Overført fra 2012
9.602,80 kr.
I alt til 2013
67.602,80 kr.
7. Indkomne forslag:.
Der er kommet et forslag ind fra Mikael og Christoffer på vegne af Hovedbestyrelsen
Det lyder på at ændre næstformandspost tilbage til en kassererpost. (dvs. tilbage til oprindelig bestyrelsesorden)
Det ser rodet ud at der er forskellige struktur i foreningens bestyrelser og vi kan derudover få problemer med at få økonomisk støtte i fremtiden, hvis bestyrelsesstrukturen ikke er ens. Hvis vi ønsker at lave vores bestyrelses struktur om, skal det vedtages på landsplan (landsmødet) inden det vedtages i regionerne.
kommentarer:
Deltagerne på generalforsamlingen undrer sig over, hvorfor den tidligere Hovedbestyrelse ikke har undersøgt konsekvensen af, at bestyrelses struktur kunne komme til at se forskellig ud efter deres forslag sidste år. DBSU’s gamle formand Michael Rasmussen er til stede ved mødet og kan svare på det.
Den tidligere Hovedbestyrelse var mere rebelske og ville gerne råde over foreningens egne vedtægter. De stiftede også det nye navn til posten velvidende at det er umuligt at finde en kasserer men det er nemmere at finde en næstformand. .
Michael påpeger endvidere, at når DUF har opdaget vores vedtægter er ændret i region Vest, betyder det bare at de læser vores ting, og det er endnu en god grund til at skrive gode referater, årsberetninger og vedtægter.
Afstemning om forslaget.
12 stemmer for.
5 imod
0 stemmer hverken for eller imod
Næstformandsposten er hermed ændret til en kassererpost i regionens vedtægter.
8. Orientering fra DBSU´s Hovedbestyrelse:.
Landsformand Gunhild Sørensen informerer kort om relevante ting b.la. Hovedbestyrelsen har brugt meget af året på at rydde op og flytte kontoret og at vores kontordame i fremtiden vil have hjemmearbejdsplads. Derudover fortalte hun at Ditte Aagaard Hansen foreningens kontordame først kommer tilbage fra sin barselsorlov den 1. april og at der vil være et overlap på ca. 14 dage hvor hendes vikar Birgitte Hald Hansen vil sætte hende ind i tingene igen. Den nyvalgte bestyrelse vil kort efter landsmødet modtage en opdateret håndbog for 2013, der vil stå rigtig mange relevante informationer i f.eks. til og frameldingsregler, arrangementsvejledning samt kontaktoplysninger på alle tillidsfolk i foreningen. Hvis folk vil vide mere om hvad der er sket i Hovedbestyrelsen i løbet af året opfordrer Gunhild til, at man kan gå ind på DBSU´s hjemmeside og læse møde referaterne.
vi har besluttet at transportgodtgørelsesskemaet SKAL udfyldes, i alle tilfælde af medlemmers transportrefusion.
Karen og Mie som også sidder i Hovedbestyrelsen har ingen bemærkninger. men siger dog at det kan være en god idé at læse årsberetningen fra HB hvis man vil vide mere om det arbejde der er blevet lavet i 2012.
Kommentarer og svar.
Transportgodtgørelsesskemaet ligger det online? Nej, det gør det ikke endnu men det kommer engang på hjemmesiden.
Hvordan er proceduren mht.at få refunderet transportudgifter hvis man sender sine bilag elektronisk?
Man udfylder transportgodtgørelsesskemaet og vedhæfter det i mailen samt de indscannede billetter som bilag. Hvis man kan huske at oplyse alle relevante oplysninger uden at udfylde et transportgodtgørelsesskema må man gerne bare skrive det i en mail og stadig huske, at vedhæfte billetterne som bilag, det skal sendes til kontoret på mail adressen kontor@dbsu.dk senest 14 dage efter deltagelse på arrangementet.
der spørges om
Er kuverterne med porto udgået? Det er de, da det er den forkerte adresse som står på dem nu men man kan rekvirerer kuverter med adresse på kontoret man skal være opmærksom på, at man selv skal betale portoen, hvis man ikke vil det må man meget gerne sende bilag samt transportgodtgørelsesskema i udfyldt stand til kontoret elektronisk.
Der spørges om linjen på transportgodtgørelsesskemaet i elektronisk form er fjernet? Ja, det skulle de være men skemaet er endnu ikke kommet på hjemmesiden.
9. Fremtidigt arbejde.
Her kommer en brainstorm på hvad deltagerne på generalforsamlingen godt kunne tænke sig, at der afholdes af arrangementer i region Vest det kommende år.
Forslag til kommende arrangementer i region Vest:
Stå på vandski
Klatre
Wellness
Musical – se en musical
Faldskærm
Sammenspilsarrangement, for musikere, eller dem der har lyst.
Go Card arrangement
Tilskuer til EM herre håndbold (januar 2014)
Computer camp – søren medarrangør
Hifi club arrangement. Højtaler, musikanlæg osv.
Randers regnskov – med guide.
Sejltur til England
Sommerfest eller nytår
Halloween fest
Teenagere weekend. For at tiltrække yngre medlemmer.
grænsehandels shopeetur
Lalandia arrangement
Små lokale aftenarrangementer, for dem der ikke vil overnatte. Måske i Århus eller Odense. F.eks. madklub eller lign.
Weissenhause – Tyroler i heidikjoler
Dansearrangement.
Tur på køreteknisk anlæg.
Weekend arrangement på FSC med sommerfest, besøg TV SYD og Kolding arrest.
Småbørnsarrangementer – foreningen har et børneudvalg nedsat, spørg dem.
Vi har nu kommet med en masse forslag til kommende arrangementer men det er den nyvalgte bestyrelse, der afgøre hvad der skal afholdes af arrangementer i løbet af det kommende år.
der spørges om den gamle bestyrelse har noget i støbeskeen, det har de da der lige er blevet sendt en invitation ud til DHL stafetten som finder sted den 20. august i Århus. Dirigenten spørg om, dette arrangement er noget den nuværende bestyrelse forventer, at den nye bestyrelse vil overtage at arrangerer eller om de selv laver arrangementet færdigt, de nuværende arrangør vil gerne planlægge og afholde arrangementet dog med hjælp fra en person i den ny bestyrelse.
10. Fastsættelse af næste års generalforsamling.
Lørdag d. 1. februar 2014
11. Valg af regionsbestyrelse.
Gunhild tilbyder sin hjælp til den nye bestyrelse, hvis de føler at de har brug for det, og informerer om, at en regionsbestyrelse altid er velkommen til at henvende sig til HB, hvis de har brug for råd og/eller vejledning, der er jo ingen grund til at opfinde den dybe tallerken flere gange.
Dirigenten informerer om at minimumskravet til en regionsbestyrelse er, at de afholder 3 regionale arrangementer samt 1 generalforsamling om året og at de er gode til at kommuniker via. deres mailingsliste
Dirigenten konstaterer at der på ulige år skal vælges en kasserer, derfor er denne post på valg i år samt en bestyrelsesmedlem post for 1 og 2 år. Derudover skal der findes en ny formand, da Olaf Damm trækker sig i utide.
Dirigenten indkalder emner til formandsposten.
Formand – for en 1 årig periode
Forslag:
Kristian Kristensen 3 stemmer
Stine Morsing 14 stemmer
Stine Morsing er valgt som formand.
Kasserer – for en toårig periode
Dirigenten fortæller lidt om hvad det indebærer, at være kasserer i en regionsbestyrelse.
(Kasserens opgave er at have ansvaret for at der bliver sendt bilag ind på kontoret efter afholdte arrangementer samt at holde styr på budgetforbruget. Da foreningen har en kontordame ansat kan man altså få utrolig meget hjælp fra kontoret.)
Dirigenten indkalder emner til kassererpost.
Esben Sørensen foreslås men takker nej.
Vanessa Kehren Cipullo foreslås og takker ja.
Vanessa Kehren Cipullo er valgt som kasserer.
Bestyrelsesmedlem.
Winni Pedersen fortsætter på sin bestyrelsespost.
Dirigenten indkalder emner til bestyrelsesmedlemsposterne for 1 og 2 år.
Allan Andressen – takker nej
Kristian Kristensen – takker nej
Søren Jensen – takker nej
Carsten Møller Struck – takker ja
Olaf Damm – takker nej
Masja Aagaard Nielsen – takker ja
Kristina Mahler – takker nej
Masja Aagaard Nielsen er valgt for 1 år
Carsten Møller Struck er valgt for 2 år
Dirigenten indkalder emner til suppleant posterne:
Kristina Mahler – takker ja og er valgt som 1. suppleant
Allan Andressen – takker ja og er valgt som 2. suppleant
Dirigenten indkalder emner til revisor samt revisor suppleant posterne
Revisor:
Søren Jensen – takker ja, og er valgt revisor.
Revisor Suppleant:
Thomas Knudsen – takker ja
Thomas Knudsen er valgt som revisorsuppleant.
Der er hermed stillet en bestyrelse og den ser ud som følger:
Stine Morsing (formand)
Vanessa Kehren Cipullo (kasserer)
Carsten Møller Struck (bestyrelsesmedlem for 2 år)
Masja Aagaard Nielsen (bestyrelsesmedlem for 1 år)
Winni Pedersen (bestyrelsesmedlem for 1 år)
Kristina Mahler (1. suppleant)
Allan Andressen (2. suppleant)
Søren Jensen (revisor)
Thomas Knudsen (revisor suppleant)
12. Evt.
Stine annoncerer at hun gerne vil mødes med den ny bestyrelse.
Det bemærkes igen, at der skal være struktur, ordentlige årsberetninger og kontaktbare revisor.
den siddende revisor, spørger om der ligger en procedure, Esben siger at Søren kan låne hans revisorpåtegnelse, så han kan se retningslinjerne for hvad han skal gøre.
DBSU´s landsformand Gunhild Sørensen ønsker den ny bestyrelse tillykke med valget og ønsker dem en god arbejdslyst. Dirigenten takker for relativ god ro og orden.