Referat for bestyrelsesmøde d. 9. september 2025
Deltagere: Camille, Cæcilie, Rosa, Nicklas, Gustav og Victor
- Velkomst hos Camille
- Godkendelse af dagsorden
- Valg af ordstyrer og referent
Nicklas er ordstyrer og Rosa er referent
- Tjek ind
Tjek ind gennemført. Bestyrelsen har det godt og er i gang med en del forskellige projekter både privat og i DBSU-regi.
- Gennemgang af to do liste fra sidste møde
Vi aftaler at alle får installeret dropbox til næste møde. Hvis man ikke har installeret inden næste møde, tager alle deres pc med og kan derefter få hjælp til installation.
Alle skriver løbende opdateringer til årsberetninger.
Derudover er to do liste gennemgået.
- Status på økonomi (Husk at indhente regnskab fra kontoret)
I skrivende stund har vi brugt ca. 40.000, og vi har derfor 19000 tilbage til resten af året. Vi har i alt ca. 40000 på kontoen.
Nicklas gør opmærksom på, procedurer for at sende bilag for refusion ind til Ditte, hvilket tidligere er blevet sendt på mail.
- DUF
Der er søgt penge til tre fællesspisninger, som vi afventer svar på.
Vi skal fremover selv sende ansøgninger til DUF, hvilke Ditte ikke skal stå for
Vi skal have arrangeret nogle fællesspisninger i år, hvis ansøgning godkendes.
- SUMH
Regionerne har søgt penge hos SUMH til arrangementer til næste år. Øst har søgt til Royal Run og Grøn Koncert. Vest har også søgt om to arrangementer. Hvis vi får pengene bliver disse arrangementer tværregionale.
- Status på arrangementer og opgaver
- Afholdte arrangementer
- Grøn Koncert (Rosa)
Vellykket arrangement, vi satser på at gentage succesen næste år, da der er kommet mange gode tilbagemeldinger.
En opmærksomhed kan være at ved krævende arrangementer skal der være fokus på udvælgelsen af hjælpere.
- Traktorarrangement (Gustav)
Rigtig godt arrangement. Dog var der få tilmeldte samt nogle deltagere blev syge få dage før arrangementet, så få 4 deltagere i alt. En deltager blev nødt til at tage af sted og fik derfor refusion for deres deltagerbetaling. Arrangementet har kostet 1852 kr. i alt.
Vi taler om, at bestræbe os på at arrangementer ikke overlapper med Region Vests arrangementer.
- Kanotur (Elias, Nicklas supplerer, da Elias ikke er til stede)
Kun 1 arrangør ud af 5 mødte op, dette har nedsat motivationen lidt. Arrangementet gik godt og vi fortsætter samarbejdet med kredsen, når der er arrangementer der giver mening at lave. Vi skal være bedre til at finde en, der kan overtage fra regionen, hvis arrangøren bliver forhindret og ønskeligt være to arrangører fra region øst.
- Kommende arrangementer
- Fællesspisning på IBOS 30. september (Mohammed og Jens Christian)
Planlagt i september med oplæg og fællesspisning.
JC og Mohammed står for den videre planlægning.
DBSU står ikke for noget økonomi til dette arrangement.
- Landskamp i Parken 12. oktober (Gustav)
Vi har fået 18 billetter og har derfor plads til 11 deltagere, 1 arrangør og 6 hjælpere.
Man kan tage en personlig hjælper med, hvis man er under 18. De personlige hjælpere skal gøres opmærksomme på at hjælpe alle deltagere.
Dem der ikke var med til sidste landskamp prioriteres denne gang.
Deltagerbetaling bliver 150 kr.
Sidste gang blev der efterspurgt noget socialt inden og der brainstormes på forskellige ideer.
- Modearrangement fællesspisning 20. september (Hiba, Rosa er tovholder)
Lidt last minute har Hiba lavet et samarbejde om en gruppe studerende og laver i samarbejde med dem en workshop om mode samt en efterfølgende fællesspisning.
- Fællesspisning i oktober (Victor og Nicklas)
Når vi har fået svar fra DUF planlægger Nicklas og Victor en fællesspisning.
- Julefrokost i november eller december
Bestyrelsen foreslår at vi afholder julefrokost på en restaurant fx Absalon eller DGI-byen.
Nicklas tjekker hvornår kredsen holder julefrokost.
Nicklas, Cæcilie og Victor går med videre med arrangementet.
- Foredrag og bobler (Elias)
Udskudt til næste måde
- Vinsmagning
Cæcilie, Rosa og Camille undersøger muligheder inden næste møde, vi satser på at ligge den en gang i november. Vinsmagningen er 18+.
- Saunagus
Nicklas og Rosa går videre med arrangementet som foreløbigt planlægges til 16. november.
- Foredrag i Bremen i januar (Nicklas)
Nicklas ser om han kan skaffe billetter til Michael Berthelsen og Gramsespektrum. Nicklas arbejder videre med arrangementet og et evt. samarbejde med DBS. Hvis det ikke kan lade sig gøre bliver der afholdt et andet arrangement fx musical eller koncert
- Julefrokost for bestyrelsen
Vi taler om at Hovedbestyrelsen sædvanligvis giver julegaver. I øst har vi de sidste år lavet en aktivitet i stedet for, hvilket vi også gør i år. Det bliver 19. december og Nicklas undersøger hvad der er af muligheder. Vi kan være hos Cæcilie.
- Frivillighedsfest lørdag d. 17. januar
Invitation udsendes senest d. 1.12. Det er for arrangører, bestyrelsesmedlemmer og hjælpere i øst det forgangne år.
Tværregionale arrangører og hjælpere bliver også inviteret.
Vi taler om andre lokationer fx Frankies, Valbyhallen og Rio Bao, for at lette oprydningen for bestyrelsen.
Nickels undersøger tre ideer inden næste møde.
Alle fra bestyrelsen er med i arrangørgruppen.
- GF 31. januar
Gustav lejer lokale. Alle i bestyrelsen er med i arrangørgruppen.
Vi taler om at lave et arrangement i forbindelse med GF for at få flere deltagere. Der er tidligere år eksempelvis afholdt Paintball
- Arrangement fra listen evt. i 2026 fx bodyflight og bungeejump
Udskudt til næste møde.
- Nyt fra HB (Nicklas og Elias)
I sidste weekend var der møde i Hovedbestyrelsen.
Emner har været personalehåndbogen, hjælperpolitik og foreningens procedurer.
Nicklas beder alle om at give feedback på den nye hjemmeside til Jakob senest på fredag.
- Repræsentanter til udvidet HB 7.-9. november
Rosa og Gustav er repræsentanter fra Region Øst.
Cæcilie er suppliant, victor er 2. suppliant.
- Dato, tid og sted for næste møde
Næste onlinemøde er 21. oktober kl. 20-21.
Næste fysiske møde er onsdag d. 26. november kl. 17:30 hos Cæcilie
- Eventuelt: (hvis der er noget andet at tale om eller et behov.)