Til stede:
Kenneth Banner
Stine Banner
Victor Sørensen
Jonas Krogsøe
Marlene Jørgensen
Anna Kristiansen
Christina Munksø (HB-repræsentant)
Dagsorden:
1. Velkomst ved formanden
Kenneth bød velkommen.
2. Valg af dirigent, referent og to-do-liste
Kenneth valgt til dirigent.
Anna valgt til referent.
Marlene valgt til to-do-liste.
3. Godkendelse af dagsordenen
Dagsorden enstemmigt godkendt.
4. Økonomi
A: Fonds ansøgning til Lions
Ansøgning sendt til Lions om økonomisk støtte til julearrangement. Den er godkendt. 10.000 kr. modtaget. Betingelser fra Lions for modtagelse af disse penge er gratis deltagelse til julearrangementet.
B: Fremlæggelse af regionens økonomi
Region Vest har d.d. brugt 42.742 kr. Takket være pengene fra Lions har vi dermed 16.858 kr. tilbage hvoraf de 10.000 kr. jo er øremærket julearrangementet.
5. Meddelelser
A: Opsummering fra sidste HB-møde
HB anbefaler at alle bestyrelsesmedlemmer skal prøve selv at finde en repræsentant, når de går af. En forsøgsordning, som går ud på at få de passive medlemmer med ved at man kan tage en ny ven med til regionale arrangementer. Man bør ringe til passive medlemmer og få dem med til arrangementer. HB har lavet et spørgeskema til medlemmerne med generelle spørgsmål om DBSU. Udvidet HB-møde forbliver i november hjemme hos Kathrine Leander. Jonas og Marlene repræsenterer Vest. Regionerne skal forsøge at etablere mediemskontakt under meningsfulde arrangementer. Arrangørerne, eller andre med en status, skal forsøge at finde en form for radio eller tv for at prøve at promovere, hvad der sker i DBSU ift. meningsfulde arrangementer. Vi skal promovere os selv mere. Aktiviteter eller arrangementsplan – en langsigtet planlægningskalender for, hvad der sker i løbet af et år.
B: Nyt fra HB
Se foregående punkt (5.a). Derudover har HB besluttet, at samarbejdet med RP-gruppen skal stoppe. Snak om at der skal laves få logo-t-shirts som arrangører kan gå med til centrale arrangementer eller til store arrangementer på FSC.
6. Arrangementer
A: Lalandia – 16.-19. november
Det kommer til at koste ca. 13.000 kr., hvilket betyder, at den forventede økonomi holder. Planlægningen kører og der ventes på tilbagemeldinger på børns alder, betaling osv. Christina har fin dialog med Nils Bo og det kører planmæssigt.
B: Gamer arrangement 2017 (9.000 kr. ca.)
Det kan ikke nås i år, så det planlægges til næste år som landsarrangement.
C: Motorcykelarrangement 28. oktober:
Marlene har ikke hørt fra kontaktperson, men han vil snakke med sin sms-koordinator-chef omkring, hvor mange motorcykler der har tilmeldt sig. Hun afventer maks. antal før hun sender invitation ud. Hun presser på i forhold til at få oplyst antal motorcykler. Der bliver sandwich ved ankomst og køretur mod Kerteminde og derefter lidt snak omkring motorcykler. Hun har lavet udkast til invitation. Økonomien ved hun intet om endnu, men sandwich vil koste omkring 1200 kr. og motorcykler ved hun ikke endnu. Hun overvejer aftensmad som afslutning. Deltagerbetaling regner hun med vil blive 75 kr. Kenneth siger, at arrangementet må koste omkring 3.000 kr. i alt.
D: Julefrokost – 15.-17. december:
Jonas og Christina er arrangører. Vi har mellem 11.000-17.000 kr. alt efter om motorcykelarrangementet bliver til noget. Indholdet skal give mening. Der skal være mere end alkohol. Overvejelser om luksussommerhus eller spejderhytte. Gør-det-selv-i-et-køkken kunne kombineres med julefrokosten, så det bliver en juleweekend. Dialog med Winni skal indgås i forhold til at lave julemad.
E: Gør-det-selv i et køkken pt. 2. december 2017:
Forsøges slås sammen med juleweekend.
F: Økonomiarrangement 13. januar 2018
Søren vil lave det. Dagsarrangement – et par timer. Dato er ikke fastsat endnu.
G: Generalforsamling 2018:
Kenneth har booket aktivitetshuset den 27. januar 2018. Der skal samles årsberetninger fra årets arrangementer.
7. To-do-listen
A: Opfølgning fra sidst:
Transportarrangement part 2, som Jonas stod for, udskydes.
Kenneth har gjort, hvad han skulle.
Anna arbejder videre på goalball-projekt og børnearrangementer.
Stine har ikke spurgt Mini endnu angående juleweekend, men det er også lige meget nu, hvor planerne er ændret. Ligeså i forhold til kontakt til Winni, da dette arrangement skal kombineres med juleweekend.
Victor har gjort, hvad han skulle.
Christina har ikke sendt informationer på DUF-konsulent – det får hun gjort.
Jonas og Christina er stadig torveholdere på juleweekend og det arbejder de videre på.
Kenneth og Jesper har ikke undersøgt alternativer til Skype endnu, men der arbejdes på det til næste møde.
B: Nyt til listen:
Jonas tager kontakt til Winni angående sammenkobling af Gør-det-selv og juleweekend. Han er også torveholder på Transportarrangementet part 2.
Kenneth laver en samlet liste af arrangementer til årsberetninger. Sender generalforsamlingsmateriale til Ditte.
Anna snakker med Nicolai omkring goalball og undersøge børnearrangementer til næste år.
Marlene laver invitation til generalforsamling.
Christina kontakter Søren angående økonomi-arrangement og får ham til at hente nøgle til aktivitetshuset en uge før generalforsamlingen, samt sender DUF-konsulents informationer.