Til stede:
Kenneth
Stine
Victor
Marlene
Jonas
Christina (Repræsentant fra HB).
1. Velkomst ved formanden.
Kenneth bød de fremmødte velkommen og beklagede at ikke alle kunne deltage skønt det var prioriteret. Oprindeligt var hverken HB eller Øst inviteret, men HB fik kort inden en invitation.
2. Valg af raferent, to do-liste og ordstyrer.
Kenneth blev ordstyrer
Jonas blev referent
Marlene blev to do-listen
3. Godkendelse af dagsorden.
Dagsordnen blev godkendt af alle.
4. Arrangementer
A: Girls Night blev afholdt d. 20. – 21. maj hos Christina.
Økonomi midlertidigt ikke færdig beregnet.
I alt 6 deltagere, to arrangøre og en hjælper.
Alle fik noget ud af det.
Der blev holdt 4 forskellige oplæg.
Bobby brown, hvor man kunne lære lidt om make up m.m.
Hår stylist.
Aloe Vera dame.
Midlertidige pris: 2955.
Hjælper honorar ikke færdigt.
Arrangementet var meget fagligt, og der skal laves et lignende.
B: Transportarrangement:
Midlertidige pris: 820 kr.
Grundet få tilmeldinger skal arrangementet evt. flyttes til anden dato.
Christina foreslog der kunne være grunde som eksamen, eller at folk mente det var grænseoverskridende.
Der blev slutligt enighed om at arrangementet kunne udsættes hvis arrangørerne ønskede dette.
Arrangementet blev ikke flyttet, men afholdes fortsat, grundet flere tilmeldinger end der var kendskab til (5 DBSUere, 2 mødre).
C: Gør det selv i et køkken:
Arrangør Winni.
Midlertidigt 7 tilmeldinger, dvs. god tilslutning.
Midlertidig pris: 3-4000.
Kenneth foreslår part 2.
Evt. samarbejde med madlavningsaftner i Århus som foregår i samarbejde med DBSU, DBSØ, LFBS og CSH.
D: Cirkus Summarum.
Tilmelding lukket.
Ca. 24 deltagere inkl. forældre.
E: fastsættelse af næste generalforsamling.
Marlene meldte sig som arrangør, gerne med hjælp fra andre.
F: Grillfest Marlene og Christina.
Dato for dette er d. 12. – 13. August (sidst i sommerferien) hvilket er passende lige inden alle starter igen.
Fagligt indhold i dette arrangement kunne eventuelt være:
Drengene kunne tage en tur til et spøgelseshus.
Det blev også foreslået, at drengene kunne tage et sted hen hvor man kunne lære om tøj og mode, mens
pigerne kunne få en seance i Vero Moda.
Dette Arrangement skal eventuelt være et helt weekendarrangement.
Der Arbejdes videre. Planlægning sker over mail.
G: Tamilsk Madklub.
Arrangør Thamini og Victor.
Dato 1. september. Arrangementet skal sammenkobles med en tur i tivoli friheden om fredagen, hvor der er D.A.D. koncert.
H: Lalandia Rødby. Christina.
16. – 19. November.
Dette arrangement skal være i samarbejde med LFBS og region øst.
Der er plads til 64 deltagere inklusiv hjælpere.
I: Goalball weekend.
Arrangement foreslået af Nicolai Dahl Hansen.
En weekend med kompetente trænere i varierende aldersgrupper, hvor alle vil få mulighed for at prøve sporten.
J: Førstehjælpsarrangement.
Marlene er tovholder, da hun har bekendtskab til en paramediciner og en politimand.
Arrangementet har ingen fastsat dato, men der satses på en gang i efteråret (September).
K: Julefrokost.
Tovholder Jonas og Christina.
Julefrokosten skal eventuelt afholdes i aktivitetshuset i Århus.
Forslag om et luksussommerhus har ligeledes været på tale, men til dette kræves nødvendigvis en ansøgning til HB. Dog spørges der først og fremmest efter et forsamlingshus aktivitets huset i Århus f.eks. grundet økonomien.
L: Økonomi arrangement Kenneth tager kontakt til Søren Uhrenholt.
5. Økonomi.
Bestyrelsesmøder 3479 med hjælperhonorar.
Ca. 400 kr. for dette bestyrelsesmøde.
Vi har haft et bestyrelses møde som i alt løb op i 137,30 kr.
Transportarrangementet har endnu ikke kostet noget.
Girls Night forventes ca. at koste 5000 kr.
I alt 17.235 kr.
Vi har brugt tæt på halvdelen af vores budget.
Der skal kommunikeres mere med FU i fremtiden.
6. Nyt fra HB.
Victor og Kenneth var til møde i HB.
Budgettet for landsmødet er overskredet, hvilket har resulteret i underskud.
Heartland festival har manglende tilslutning, men der arbejdes på at få flere med.
Fra HB er det blevet besluttet at Landsmødet fra og med næste år skal afholdes andet sted end FSC grundet besparelser.
Bestyrelserne kunne deltage kvit og frit til generalforsamlingerne.
I region Øst er det blevet beklaget manglende invitationer, men vi er blevet inviteret d. 6. juni, som Kenneth tager til.
Vedtægtsændringer der overvejes behandlet til næste generalforsamling.
Alle på stemmevalg skal kunne hives ind i bestyrelsen hvis dette findes nødvendigt.
7. Bestyrelsesmøder:
Fysiske bestyrelsesmøder skal fortsat prioriteres, men skal dog afholdes med længere intervaller for om muligt ikke at overskride budgettet.
Mellem møderne skal vi kommunikere pr. mail.
Vi fandt løsningen at mødes før hvert arrangement for eksempel grillfest, således at vi holder møde samme sted som arrangementet dagen op til og derved spares der penge på transport til bestyrelsesmøder og større tilslutning til arrangementer
Næste bestyrelsesmøde er op til grillfesten d. 11. august.
8. To do-liste:
Tamilsk mad arrangement: Victor er torv holder på dette arrangement sammen med Stine. Det vil foregå i samarbejde med Thamini og skal foregå i Århus.
Goalball arrangement: Jonas er torv holder på dette arrangement og vil forhøre sig hos John. Der er mulighed for at låne en hal, derved bliver dette arrangement ikke så dyrt.
Tramsport arrangement: Kenneth arbejder videre med udsættelse til efteråret og for højt budget
Aktie og økonomi arrangement: Kenneth snakker med Søren omkring oprettelse af dette arrangement som evt. bliver til næste år, i 2018.
Fastelavn arrangement: Dette bliver d. 12. februar 2018 med Stine og Kenneth som arrangøre for at have et arrangement relativt hurtigt efter vest’ generalforsamling.
Grill arrangement: arrangeres af Stine, Christina og Marlene. Det handler om en mode tur i Vero Moda for pigerne og Jack & Jones besøg for fyrene. Samt at der vil blive grillet om aftenen. Dette vil foregå d. 12. – 13. august.
Generalforsamling: Arrangeres af Stine og Marlene og afholdes i januar. Alle kan bidrage med forslag.
Førstehjælps arrangement: Det står Marlene for og vil tage kontakt til bekendte. Arrangementet planlægges at ligge i efteråret. (September).
Årsberetning af Girls Night skrives af Stine og generalforsamlingen skrives af Kenneth.
Eventuelle arrangementer er en julefrokost som Jonas vil arbejde på. Ydermere er der en ”luksus” sommerhus tur som Christina står for sammen med Jonas dog skal det ikke være for dyrt.
9. Eventuelt:
Planlægning af et arrangement i februar efter GF 2018.
Gerne en fastelavnsfest, Stine og Kenneth arrangerer d. 17. februar.
Vi prioriterer at undgå at have hjælpere med til møderne, og gør brug af hinanden og evt. handicapservice.
10. Evaluering af mødet:
Alt i alt var alle tilfredse, og fandt mødet konstruktivt kombineret med hygge.
Fysiske møder skal fortsætte, men kommunikation pr. mail skal også være i fokus.
Der skal laves årsberetninger efter hvert arrangement.