Dato: lørdag den 20. februar til søndag den 21. februar
Sted: Fuglsangcentret i Fredericia
Tilstedeværende: Kenneth Rasmussen, Ronni Jensen, Anna Christiansen, Kim Sørensen,
Altaf Al-jorani og Stine Banner
1. Velkomst ved formanden
formand, Kenneth Rasmussen bød velkommen til det første bestyrelsesmøde i region vest, og med håbet om et godt og konstruktivt møde.
2. Godkendelse af dagsordenen
Dagsordnen blev enstemmigt godkendt.
3. Valg af dirigent, referent og to-do-liste
Ronni blev valgt som dirigent, Stine blev valgt som referent og Altaf skriver to-do liste
4. Arbejdsmetoder og forventninger
.1: bordet rundt
.2: Digital kommunikation
.3 Årsberetning
Punktlighed er vigtigt i forbindelse med bestyrelsesarbejde, og derfor er vi også enige om at sætte deadlines og at man overholder disse.
Det kan være vanskeligt at vide, om folk modtager mails, da nogen af os ønsker hurtigere respons. Netop derfor har vi aftalt at sende en sms eller messenger ud om at der er udsendt en vigtig mail, og så kan folk eventuelt lige skrive en mail retur om at det er læst, så ved vi at der med al sandsynlighed kommer et uddybbende svar senere.
Vores kommunikations metode vil typisk være mail og mødetelefon. I forbindlse med mødetelefon, vil kassereren indberette taletid til kontoret, så vi kan få refunderet penge.
arrangørerne skal efter hver afholdt arrangement, skrive tekst til årsberetningen. Det foreslås at man ved arrangementerne spørger deltagerne om deres oplevelse af arrangementet, altså en evaluering.
5. Økonomi
.1: Budget for region vest
.2: Generalforsamling
.3: Første bestyrelsesmøde
Vi har 38.100 kr, til at afholde diverse arrangementer og fysiske møder i 2016.
GF kostede omkring 4000 kr, men der er lige et par ting som skal følges op på, i forhold til afregning af skøjteinstruktørerne.
Vores første bestyrelsesmøde, på fuglsangcentret, koster 3300kr, for ophold og forplejning.
6. Afholdte arrangementer
.1: Generalforsamlingen
Arrangørerne synes at det var et godt og vellykket arrangement, og de andre i bestyrelsen tilsluttede denne vurdering, og de var også tilfreds med tilslutningen af medlemmer til GF, hvor Der sågar var gamle garvede medlemmer såvel som helt nye.
Vi tror at vi har vundet godt på god stemning og gode arrangementer for medlemmerne, i løbet af 2015, men alt er gætterier.
7. Hjælpere
.1: Hjælper honorar
.2: Hjælper kartotek
Der var bred enighed om at give 200 kr, i honorar, til dagsarrangementer og 400 kr til weekendarrangementer.
Små arrangementer, eksempelvis madklub, er med alt betalt.
Til weekendarrangementerne skal hjælperne selv betale for drikkevare, med mindre at arrangørerne til de enkelte arrangementer beslutter noget andet.
Det foreslås at vi følger op på kartoteket, og om de enkelte hjælpere ønsker at fortsætte. Det foreslås også at et medlem fra bestyrelsen får til opgave, at finde hjælpere til de enkelte arrangementer, så det er den ene som skriver og ringer til hjælperne,. Det vil formentlig bygge en vis tillid op.
vi skal sørge for rigeligt med hjælpere til alle arrangementer så vi ikke står og mangler i sidste øjeblik.
Man må gerne søge/vælge efter bestemte kræfter og overblik.
8. Kommende arrangementer i Vest.
.1: Gennemgang af arrangementsforslag
.2: Hvilke arrangementer skal vi planlægge
.3: Hvor mange arrangementer skal vi afholde
.4: Datoer for de enkelte arrangementer
.5: Hvem laver hvilke arrangementer
Til lands, til vands og i luften, Stine og Kenneth 3. – 5. juni
Gorillapark Kim og Stine 13. – 15. maj eller weekenden efter
Sommerhustur Anna og Altaf 26. – 28. august
Hjarlhede Kenneth og Ronni 24. – 26. juni
Carletti og skinnecykler Kenneth og Stine 2. juli
Ski og weellness Anna og Altaf 1. 23. september
Baboon city og zoologiskhave Ronni og Stine 5. maj
Julefrokost Ronni og Stine 3. eller 10. december
1 mdr før arrangementets afholdelse skal der være en invitation klar.
Budgetter for de enkelte arrangementer skal hurtigst muligt undersøges.
9. Pr og markedsføring.
.1: Referater
.2: Børnebladet
.3: Ungdomsbladet
.4: Hjemmesiden
.5: Sociale medier
.6: Nyhedsbrevet
Alle møder skal føres til referat
Arrangørene skal i samarbejde med bladredaktørerne, lave spændende og levende indslag til bladene.
Referater og invitationer skal ud på hjemmesiden.
Vi skal være gode til at benytte facebook, og som udgangspunkt er det kontoret som har til opgave at slå invitationer mm. op derpå. Vi som arrangører må efterfølgende lave nye opfølgende opslag.
Nyhedsmailen udkommer hver tredje måned, hvor vi skal orientere om hvad der foregår af nye tiltag i regionen.
10. Politisk arbejde.
Da vi i region vest er en ny og ung bestyrelse, har vi valgt at prioritere og lægge vægt på socialt orienteret arrangementer, og ikke bruge mange kræfter på det politiske område.
11. HB møder
.1: Skiftes til at tage af sted
.2: Hvem tager mødet den
Som udgangspunkt tager formanden afsted til HB møderne, men 2. eller 3. bestyrelsesmedlem står standby, hvis formand er forhindret i at deltage på det pågældende tidspunkt.
Formanden tager til kommende HB møde, som afholdes den 18. marts.
12. Bestyrelsesmøder i år
.1: Hvor ofteskal vi holde møder
.2: Hvor mange møder skal være face to face
.3: Datoer for møder
Vi er enige om at afholde korte opfølgende telefonmøder, efter hver afholdt arrangement, for lige at afrunde og lave opfølgning på næstkommende arrangement.
Vi vil forsøge at holde 2 face to face møder i løbet af 2016
13. evt.
Her snakkede vi om lidt af hvert, men da det ikke er et punkt hvor der skal føres til referat, nævnes der intet herom.