Referat for bestyrelsesmøde d. 19. september
Deltagere: Nicklas Aa, Ida R, Mie H, Emilie N (online) og Alexander B.
Velkomst hos Alexander
Godkendelse af dagsorden: Godkendt
Valg af ordstyrer: Alexander
Valg af referent: Nicklas
Tjek ind: Udført
Gennemgang af gammel to do liste: Gennemgået
Status på kontoret og HB:
FU har besluttet at afskedige Jessica fra FU og nedlægge alle udvalg. Thor er nyt medlem i FU, og begrundelsen for beslutningen om at nedlukke udvalgene bygger på en prioritering af resurser. Det kan derfor ses som en midlertidig tilstand, der vil kunne ændre sig med tiden. Økonomisk er vi også begrænset i DBSU, så det skal der mere fokus på, og vi vil gerne forbedre forholdene for kontoret.
Rosa og Nicklas var også med til HB-møde. Der var god stemning, struktur og et fokus på foreningsudvikling, motivation og rekruttering. Et længere men effektivt HB-møde, hvor Øst fik mulighed for at høre om HB og se deres strategi for fremtiden.
Status for Øst:
Vi skal i gang. Nicklas tager mere ansvar, og vil skriver ud mere til bestyrelsen for at holde folk opdateret. Godt med gode ideer, men de skal efterleves, så vi får aktivitet i gang.
Planlægning og ansvar
Vi snakkede om at få fordelt mere ansvar og ligge planer for fremtiden. Vi har det godt og er motiveret, men nu er sommerferien ovre, og vi vil gerne få aktivitet tilbage.
Vi har inddelt os i arrangørgrupper for en frivillighedsfest i januar og GF i start februar. Nicklas har oprettet arbejdsgrupper, så det kan påbegyndes.
Vi vil gerne motivere ordinære medlemmer af foreningen til at være med ind over arrangementer. Skabeloner, arrangement-guide og flere grupper ligesom Team Fællesspisning, der står for specifikke opgaver.
For at vi kan holde hinanden oplyst, finder vi en ny dato som udgangspunkt til et efterfølgende møde efter hvert afholdt møde.
IT og kommunikation
Vi fik en gennemgang af vores IT og interne kommunikation. Vi skal bruge Slack igen. Det er fint at sende dokumenter til Østs mail men vi skal have et sikkert sted, hvor vi kan have et overblik. Alt kommunikation skal ske over Slack eller mail, hvis det er professionelt. Alt uformelt der skal svares hurtigt på, kan gøre på Messenger.
Regnskab og økonomi
Ida gav en kort status. Der er ikke nogen store forandringer, og vi har fortsat penge til afholdelse af planlagte arrangementer resten af året, samt penge til 1 eller 2 bestyrelsesmøder mere (se regnskab)
Vi skal lave nogle arrangementer for de penge, vi har fået tildelt. Ida er økonomisk tovholder, så smid Ida med på CC, hvis det handler om regnskab og andet økonomisk. Kenneth har foreslået at vi søger fonde til betaling af bestyrelsesmøder, evt. på FSC. Det fik vi overvejet og synes kunne være givende.
Arrangementer og andre projekter
Selv en blind kan se problemet:
Afholdt med succes trods udfordringer med planlægning og samarbejde. Skodbevægelsen vil gerne arbejde videre og fortsætte samarbejdet med interesserede.
Fællesspisninger:
Team Fællesspisning planlægger fortsat, og der er både en spisning, ølsmagning, vinsmagning og tur til julemarked på skrivebordet.
Pedalboardarrangement:
Datoen er d. 28. maj 2023, eftersom Alexander har brækket foden, og det er for sent at få afholdt i september.
Ridearrangement:
Isabela søger fonde til et efterårs- eller julearrangement. Samarbejdet fortsætter.
Sangarrangement:
Ida er i kontakt med Ulrik, og det regner de med at få på benene snart.
Rollespilsarrangement:
Alexander laver et foredrag og fortæller om hvorledes man kan spille som svagtseende. D. 24. okt. Kl. 20 på Zoom afholdes arrangementet. Invitationen er på vej ud.
Frivillighedsfest:
Mie, Emilie, Nicklas og Rosa begynder på arrangementets planlægning.
GF 2023:
Nicklas, Mie, Emilie og Ida begynder at planlægge arrangementet.
Bestyrelsesmøde i Region Vest d. 21-23. okt.
Emilie er på FSC og deltager som Østs repræsentant. Emilie er med og Nicklas datoerne ud.
Madklub:
Emilies fondsansøgning er fortsat ude og venter på svar.
Eventuelt
Arrangementet, Få børn med glæde finder sted, og Mie har styr på økonomien til det landsdækkende arrangement på FSC.
Tjek ud og næste bestyrelsesmøde.
Vi blev enige om d. 27. okt. Kl. 17.
Grundet frafald må der gerne skrives til Nicklas snarest, hvis der skal findes en ny dato eller tidspunkt på dagen.
OBS: Nærværende referat skal godkendes senest 14 dage efter afholdelsen af mødet ved at sende rettelser eller kommentarer til Nicklas.