Dagsorden til bestyrelsesmøde
1.Godkendelse af dagsorden.
Alle bestyrelsesmedlemmer er tilstede og er ankommet til tiden
2.Valg af referent og to do liste.
Jens Chr. Carlos Sørensen skriver referat. Morten Sørensen skriver en to-do liste
3.Økonomi.
Kassereren holder et kort oplæg omkring regionens økonomiske aktiviteter gennem 2018. Ved at referere til årsberetningen gennemgås budgettet for 2018, priser og udgifter for hvert afholdt arrangement samt en standpunktsopdatering på regionens økonomiske status i slutningen af dette aktivitetssår.
Nedenfor står nøgletallene for økonomien i 2018. Ønsker læseren en uddybende oversigt over regionens økonomi, henvises her til dokumentet ”Årsberetningen fra region øst 2018”
Nøgletal
Beløb bevilliget til regionelle aktiviteter i 2018: 48.100.kr
Udgifter for alle aktiviteter inklusive bestyrelsesmøder, ligger ved årsskiftet på: 28.089,42.kr.
Ved årets udgang er det økonomiske overskud på har 20.010,58.kr.
Beløb bevilliget til regionelle aktiviteter i 2019: 45.400.kr
4.Samarbejde med LFBS (arrangement d. 10. februar)
Til det sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at afholde et et kombineret LFBS og DBSU-arrangement henvendt til helt unge DBSU´er. Det blev aftalt at en invitation skulle skrives og at der skulle findes et lokale, helst udenfor Købehavn hvor arrangementet kunne afholdes. Invitationen er renskrevet men det er ikke lykkes at finde et lokale. Grundet den korte tidsramme, er det derfor besluttet at datoen for arrangementet udskydes til et uspecificeret tidspunkt. Jens Chr. har fået til opgave at tage kontakt til boligselskaber i Roskilde området og spørge om muligheden for at leje et lokale.
5.Afholdte arrangementer:
A: Konflikthåndtering.
Torsdag d.06.november.18 afholdte Region Øst sammen med CKF Ungdom et konflikthåndteringsarrangement. Arrangør Cathrine berettede at otte personer deltog, arrangementet gik godt og tilbagemeldingerne efter arrangementet var positive. Det blev kort diskuteret om et lignende arrangement sammen med CKF Ungdom vil blive arrangeret i løbet af 2019, bestyrelsen og arrangøren er positivt indstillede på dette.
B: Fyraftensmøde med DBS Internationale Udvalg.
Torsdag d.29.november.18 inviterede medlemmer fra Dansk Blindesamfunds internationale udvalg og DBSU Øst til et fyraftensmøde omkring DBS`s internationale arbejdsprojekter i Asien og Afrika.
Et af DBS´s unge medlemmer som havde været med på besøg i Mongoliet holdte et oplæg om hendes oplever.
I alt var seks tilmeldte, fire mødte op tre af dem var bestyrelsesmedlemmer fra Region Øst. Arrangementet gik efter planen, tilbagemeldingerne var positive.
Under bestyrelsesmødet blev arrangementet debatteret, fokus var især på hvordan man i fremtiden kan tiltrække flere deltagere. For nogle deltagere var det første gang de lærte om DBS internationale arbejdsprojekter. Nogle deltagere ærgrede sig over det lave antal deltagere fordi af DBSU´s medlemmer gik glip af spændende og relevant information. Det blev derfor, kort diskuteret, om repræsentanterne fra DBS internationale udvalg kunne inviteres til at holde et oplæg under DBSU´s Landsmødet i april.19, eller om man på en anden måde kan afholde et lignende arrangement som er mere interessant for DBSU`s medlemmer og som måske er nationalt.
B: Kurbadsarrangement
Søndag d.16.december.18 afholdte Region øst et kurbadsarrangement med dertilhørende koncert, det blev afholdt i Sofiebadet på Christianshavn. Arrangørerne Anja og Sus anne kunne berette at i alt deltog syv deltagere fra DBSU og to hjælpere. Arrangementet gik godt.
Arrangementet forløb efter planen og tilbagemeldingerne var gode. Men grundet det lave antal deltagere, blev det diskuteret om hvorvidt er relevant at lave et lignende arrangement i 2019.
6.Kommende arrangementer:
Transportarrangement.
Lørdag d.19.januar.19 skulle Region Øst havde afholdt et transportarrangement, men grundet en mangen en mangel på deltagere blev det besluttet at aflyse arrangementet.
Et sådant arrangement er førhen blevet efterspurgt af DBSU`s medlemmer, derfor undrede det bestyrelsen og arrangørerne at det ikke lykkes at tiltrække nogle deltagere. Arrangement konceptet blev diskuteret, der er usikkerhed om et lignende arrangement skal afholdes i en nær fremtid.
7.Generalforsamling (er der styr på tingene):
A: tilmeldinger
Til bestyrelsesmødet er der registreret sytten deltagere i alt. Fordi bestyrelsen gerne ønsker at tiltrække flere deltagere til generalforsamlingen, er det besluttet af bestyrelsesmedlemmerne bruger deres sociale netværk og henvender sig til medlemmer som ikke har tilmeldt sig endnu. Tilmeldingsfristen til julefrokosten er lørdag d.19.januar.19, det forventes at deltagerantallet vil stige.
B: Mad.
Nicklas og Morten fik fra det sidste bestyrelsesmøde til opgave at finde et cateringfirma som ville stå for maden til en julefrokost som afholdes efter generalforsamlingen. Tidligere på måneden havde de fundet en leverandør Jysk som kunne levere en julefrokost-menu, kuvertprisen pr person lå på 300.kr. Det blev besluttet at bestille julefrokostmenuen på mødet.
C: hjælpere.
Der er indtil videre fundet fire hjælpere. Fordi to af hjælperne er nye, har Lasse fået til opgave at kontakte Ditte med henblik på at bede hende om at minde de tilmeldte hjælpere om, hvilken dag generalforsamlingen foregår på, hvilke opgaver de skal gennemføre og hvor lang tid arbejdet er sat til at vare.
D: Materiale.
Det blev besluttet at få tilsendt stemmemateriale som skal bruges under valget af medlemmer til den ny bestyrelse. Brugen af stemmemateriale blev ikke brugt til den forrige generalforsamling.
Der mangler at blive skrevet en dagsorden og et dokument med praktiske oplysninger som deltagerne skal modtage. Begge dele vil Cathrine skrive færdigt til torsdag d.17.januar.19
Al materiale (dagsorden, årsberetning, budget, praktiske oplysninger og testmateriale) som skal bruges under selve generalforsamlingen, sendes til deltagerne senest en uge før generalforsamlingen afholdes.
E: Underholdning til festen og overnatning i lokalet.
Niklas vil stå for et musikalsk indslag under julefrokosten, Cathrine vil skrive teksten. Bestyrelsen har på et tidligere møde sammen lavet et festligt indslag.
Nicklas vil stå for indkøb af drikkevarer til generalforsamlingen, Lasse køber en gave til dirigenten.
Fordi det ikke er lovligt at overnatte i festlokalet, er det besluttet at informere deltagerne, til julefrokosten, efter generalforsamlingen er overstået om at de selv må finde hjem selv. I løbet af aftenen vil hjælperne, ledsage nogle af deltagerne til Vanløse station, som ønsker at rejse med det offentlige hjem.
F: Andet til gf.
Lydsystem til julefrokosten: Nicklas vil tage et lydsystem med, som man kan afspille musik med.
Proviant til julefrokosten: Bestyrelsen vil stå for at servere øl, vin, snaps, sodavand og snacks under hele julefrokosten. Ønsker deltagerene andre drikkevarer, må de selv anskaffe dette. Informationen ovenfor modtager deltagerne i dokumentet ”praktiske oplysninger”.
Invitation til generalforsamlingen i Region Øst via lydbladet: Niklas fortæller at han har udsendt en invitation til generalforsamling på det sidste lydblad.
8.Bordet rundt, hvem genopstiller og har vi kandidater.
Under dette punkt, bedes medlemmerne af den nuværende bestyrelse fortælle om de genopstiller som bestyrelsesmedlemmer til generalforsamlingen.
Lasse genopstiller som kasserer
Nicklas genopstiller som suppleant
Morten ønsker måske at genopstille, men som suppleant. Fordi han ikke selv kan være tilstede, vil hans anmodning blive ydret skriftligt og via en lydoptagelse.
Cathrine trækker sig ikke i utide som forkvinde
Victor trækker sig ikke i utide som menigt bestyrelsesmedlem
Anja ønsker at trække sig som menigt bestyrelsesmedlem til generalforsamlingen.
Jens Chr. Genopstiller som menigt bestyrelsesmedlem
9. Hvordan tiltrækker vi flere deltager til vores regionelle arrangementer
Under dette punkt, diskuterede bestyrelsen, hvordan vi i fremtiden kan tiltrække flere deltager til vores arrangementer og engagere dem i det lokale organisationsarbejde. I 2018 oplevede vi at ganske få medlemmer valgte at deltage til de arrangementer bestyrelsen arrangerede.
Den efterfølgende diskussion som fulgte, handlede om hvordan man til generalforsamlingen, via en ”arrangement-workshop” kunne lade deltageren, komme med forslag til hvilke arrangementer de ønskede skulle afholdes og samtidig give dem muligheden for at agere som medarrangører.
En mulighed hvorpå workshoppen kan gennemføres på, er ved at deltagerne før generalforsamlingen, bedes tænke over hvilke aktiviteter eller arrangementer de efterlyser eller ønsker skal afholdes igen. På generalforsamlingen, sættes tid af til at alle fremmødte kan komme med forslag, ved en efterfølgende afstemning findes der frem til hvilke arrangementer som er mest populære, de som får flest stemmer kan afholdes i løbet af 2019 Afstemningen afholdes også på Facebook efter generalforsamlingen, således at de som ikke mødte op, kunne få chancen til at stemme.
Ved at give medlemmerne medbestemmelse og medansvar arrangere aktiviteter i lokalforeningen, er ideen at medlemmerne bliver motiveret til tage med til flere arrangementer og fortælle bestyrelsen om hvilke arrangementer de ønsker skal gennemføres og om muligt være med til at afholde.
Privoirtering af arrangementer
Under samme punkt, diskuterede bestyrelsen om hvordan i Region Øst i fremtiden skal prioritere arrangement forslagene som forslås af de lokale medlemmer, bestyrelsesmedlemmerne, Region Vest og Hovedbestyrelsen.
Nogle bestyrelsesmedlemmer er utilfredse med at nogle medlemmer fra Region Vest og Hovedbestyrelsen har en forventning til at deres arrangement forslag prioriteres ligeså højt som de aktiviteter som forslås lokalt. Gennem 2018 har nogle af de ovenstående aktøres arrangementer været afholdt, men hvor deltagerantallet var lavt, bestyrelsesmedlemmerne er derfor usikre på om forslagene har den samme relevans i Region Øst som i Vest. Der var en bred enighed blandt bestyrelsesmedlemmerne om, at de lokale aktiviteter bør prioriteres højst, fordi bestyrelsen har et ansvar for at fokusere på medlemmerne af Region Øst.
Bestyrelsen ønsker dog fortsat at vide hvilke arrangementsforslag som hhv. Region Vest og Hovedbestyrelsen efterspørger, men at disse kan prioriteres lavere og at de lokale medlemmer kan stemme på om de ønsker at arrangementernes kan afholdes.
Emnet ønskes at blive taget op til diskussion til det kommende møde med Hovedbestyrelsen, således at denne sag kan blive afklaret.
10.Eventuelt.
Det fortælles at kredsene i DBS er i gang med at lave nogle nationale projekter som blandt andet handler om idræt og motion. Konceptudviklingen foregår i mindre projektgrupper, et af disse grupper som vil arbejde med idræt og motion, har en interesse i at kontakte DBSU Region Øst indenfor en uges tid for at vide om vi er interesseret at møde og indgå i et sammenarbejde.
Dette ser vi på hvis vi modtager en anmodning.
Mødet hæves.