Tilstede var: Andreas, Jane, Anders, Nadia, Marianne, Nina og Peter
1. Godkendelse af dagsorden
Dagsordenen blev godkendt, efter der blev tilføjet ”valg af ordstyrer”.
Og en enkelt kommentar omkring punktet kommende arrangementer. Her ville det være rart med en liste over hvilke kommende arrangementer, vi skal snakke om.
2. Valg af ordstyrer og referent
Marianne blev valgt som ordstyrer.
Peter blev valgt som referent.
3. Økonomi
Her lagde vi ud med at snakke om stemmematerialet. Nadia har sagt til kontoret, at det ikke er rimeligt, at regionen selv skal betale for stemmematerialet. Dette er blevet fratrukket, så vi ikke længere skal betale dette.
Birgitte (kontoret) forslog at lave en fælles pulje/kasse til dette regioner og landsforening imellem, så der ikke skal holdes styr på, hvem der får hvilket materiale fra hinanden.
Dette lyder umiddelbart som en god idé.
Herefter gik vi til selve regnskabet.
a. Peter fremlagde regnskab – hvad har vi brugt og hvad er der tilbage?
Peter har lavet 2 regnskaber:
1. regnskab er lavet ud fra de tal, vi har fået på mail fra kontoret.
I de mails vi har fået fra kontoret, er der ikke taget hensyn til det beløb, vi har overført fra sidste år. Derfor er vores saldo fra kontoret noget lavere end det regnskab, som Peter fremlagde.
Peter får lige tjekket op på beløbet fra sidste år og sikrer sig, at vi har det til rådighed, som vi regner med.
Peters regnskab: 64.698,17 kr.
Kontorets regnskab: 48.423,7 kr.
Beløb fra sidste år: 16.274,47 kr.
Det 2. regnskab er lavet ud fra budgetterne og er derfor fiktivt dvs., at der er medregnet fremtidige poster ud fra et skøn.
Her har vi 57.985 kr. tilbage.
Snakken faldt herefter på rykkere/deltagerbetalinger.
Der blev både nævnt stramninger i form af, hvis en deltager ikke deltager i et arrangement og ikke har afmeldt sig rettidigt (altså inden sidste tilmeldingsfrist), samt hvis en deltager ikke har betalt for et tidligere arrangement. I sidste tilfælde kan et medlem i princippet ikke deltage i et nyt arrangement.
Spørgsmålet omkring, hvem der har ansvaret for rykkerudsendelser kom op, og det er kontorets ansvar.
Men vi blev enige om, at vi skulle være mere opmærksomme på, hvem har tilmeldt sig et arrangement, hvem deltager og hvem har betalt/ikke betalt samt være opmærksomme på, om der bliver sendt rykkere ud til de medlemmer, der mangler at betale.
b. Deltagerbetaling.
Hvad skal deltagerbetalingen være ift., hvad arrangementet har af udgifter?
Bestyrelsen kom til enighed omkring, at der skulle være en vis form for logisk sammenhæng mellem udgifter til et arrangement og deltagerbetalingen.
Det blev nævnt, at det var vigtigt at få så mange med som muligt på de forskellige arrangementer. Det er derfor en balance, der kan være svær at vurdere, da det afhænger af deltagerbetaling, udgifter og antal deltagere. Derfor vil dette blive vurderet fra arrangement til arrangement.
Det blev nævnt, at hvis man sendte budgettet til et arrangement med rundt sammen med invitationen til bestyrelsen, inden det bliver sendt til regionens medlemmer, vil det give resten af bestyrelsen en mulighed for forståelse af indtægter/udgifter. Det skaber samtidig mulighed for at komme med kommentarer, hvis der skulle være nogen inden afholdelse af et arrangement.
Husk at sende budgettet med rundt sammen med invitationen til bestyrelsen så resten af bestyrelsen har mulighed for at vurdere indtægter/udgifter.
4. Kommende landsmøde
Ved landsmødet bliver der som regel spurgt til, hvad der sker i regionen.
Nadia vil gerne have, at alle supplerer hinanden, så det ikke kun er Nadia, der snakker under punktet ”Regionerne rundt”.
Der vil til dette landsmøde være en spørgerunde med et spørgepanel. Bestyrelsen var lidt i tvivl om, hvad dette var, men Andreas nævnte, at det er et panel bestående af bestyrelsesmedlemmer fra landsforeningen og regionerne, som skulle svare på diverse spørgsmål.
Andreas meldte sig som en sand tapper kriger til at være en del af panelet.
5. Nyt fra HB/Kontoret
Nadia havde fået mail fra formanden omkring, at der ikke længere er noget kontor på Thoravej. De er blevet opsagt, da kommunen skal bruge lokalerne.
Posten skal dog fortsat sendes til Thoravej.
Kontoret er midlertidigt flyttet til Birgittes hjem.
Vi er enige om, at det er lidt underligt, at vi ikke har fået nogen information om dette før nu.
Andreas nævnte, at DBS ikke er afvisende omkring, at vi kan leje os ind hos dem i deres nye lokaler i Taastrup, når de får dem.
HB har i en meget forenklet mail fortalt, at der er kommet en ny bestyrelse i Region Vest.
Vi er lidt utilfredse med manglen på information givet i denne mail fra HB.
6. Arrangementer
a. afholdte arrangementer
1. Generelforsamling
Dette har vi snakket om ved sidste møde.
2. Meditation/mindfulness
Der var god tilslutning.
Rart med et kortere og varieret arrangement, fint initiativ med café efterfølgende.
Godt at det var noget nyt i forhold til tidligere arrangementer.
Virkede også som de andre deltagere havde en god oplevelse.
Med hensyn til hjælpere så skal de lige instrueres inden selve arrangementet.
Der er en guide, men det er stadig en god idé at tage fat i hjælperne, før vi går i gang og instruér/fortæl/uddel ansvarsområder.
b. Kommende arrangementer, hvor langt er vi?
1. Kurbad d. 19. maj. Det kører bare. Arrangementet er nævnt i DBS´ medlemsblad. Og det er sendt til ungdomsbladet.
Så det er good to go.
Der bliver holdt et statusmøde senere omkring hjælpere.
2. Spilleaften
Der er 2 tilmeldte indtil videre.
Der bliver brugt drikkevarerester fra generelforsamlingen.
Deltagerbetaling 50 kr., 3-4 hjælpere (honorar 200 kr.). evt gavekort til gavekortet.dk. Budgettet ser ganske fint ud. Tjek evt. ”kokken og jomfruen” med hensyn til grillpakke. Alt i alt ca. 25 pers..
Transportpenge til hjælpere, hvordan fungerer det? Der er et refunderingsskema, som skal udtyldes og sendes til kontoret, også selv om der ikke er noget kontor længere.
3. Børnearrangement
Marianne har skrevet til Claus fra forældreforeningen, men svarene lader vente på sig, og der bliver ikke svaret på det, der bliver spurgt om.
Marianne overvejer at lave noget uden forældreforeningen, hvis der ikke snart sker noget i sagen.
Vil lave 2 arrangementer – et for de yngste (0-12 år) og et for de lidt ældre (13-18 år). Evt bondegårdstur til de yngste, muligvis i august eller september.
Nadia nævnte, at der kommer mange arrangementer til august så pas på med, hvornår det bliver placeret, selv om aldersgrupperne på arrangementerne ikke er ens.
Der blev snakket om, hvor mange der skulle kunne deltage fra hver familie.
Nogenlunde enige om 1 søskende + 1 voksen resten mer/fuldpris. Dette er selvfølgelig også afhængigt af arrangementet.
Arrangement for de unge bliver noget stille og roligt, hvor det handler om at være sammen og hygge sig.
4. Grøn Koncert
Der er aftalt at købe nogle billetter.
Skal være i Næstved sidste lørdag i juli.
Regner med 20 billetter.
5. Friluftshalløj
Der blev snakket om, at det bliver lidt voldsomt presset med arrangementer i den periode (august), hvor vi havde tænkt os at afholde et friluftsarrangement. Da der både er Grøn Koncert, Fulton, adventure weekend og børnearrangement i den periode.
Overvejer friluftstur som det første næste år.
Der blev forslået at afholde et weekend-yoga arrangement i stedet for. Det vil være godt at gøre i en af efterårsmånederne.
Andreas og Nadia kigger på dette.
6. Live fra Bremen.
Anders har ikke kigget på dette men regner med, at det bliver i september/oktober.
7. Kulturnat
Der er ikke planlagt noget endnu.
Nadia nævnte, at det godt kunne være lidt problematisk med 20 glade deltagere, der gerne vil hvert sit i en by proppet med mennesker med 4 hjælpere.
Marianne forslog, om det måske var muligt at ringe rundt og få lavet en specialaftale (f.eks teater, museum, rundvisning andet).
8. Førstehjælp
Intet planlagt endnu andet end at Andreas nævnte, at der er mulighed for både et 6 timers og et 12 timers kursus.
Uden for område:
Kan medlemmer være hjælpere? Der blev taget en runde om dette.
Hvor alle kom med deres syn på sagen.
Herefter blev diverse argumenter opvejet, og bestyrelsen blev enige om, at der ikke skal bruges medlemmer som hjælpere til diverse arrangementer.
Argumentet var, at man som medlem risikerer at blive udnyttet, fordi det kan være svært at finde ud af, hvornår er man hjælper, og hvornår er man ikke. Hvor går grænsen mellem at være flink og føle sig forpligtet.
Kan også være svært for andre deltagere at vide, hvornår man er hjælper, og hvornår man ikke er. For hvorfor kan du ikke hjælpe med mad nu, da du kunne sidst?
Det blev også nævnt, at flere hjælpere til et arrangement ville være at foretrække, så der ikke er nogen, der føler sig forpligtet til at hjælpe, når de selv deltager i et arrangement.
7. Dato for næste møde
Torsdag den 21. juni. hos Anders
8. Evt.
Andreas fortalte om nogle lettere, der var på besøg og som ville høre om DBSU.
De blev vist lidt rundt og fik fortalt lidt om organisationen.
Udvekslede lidt oplysninger men der var ikke så meget, vi kunne lære.
Marianne undrede sig over, at der ikke er flere hjælpere. Marianne foreslog, at der blev lavet en tekst, som kunne formidles videre til forskellige relevante uddannelsesinstitutioner. Dette gøres for at få lidt flere resurser til hjælpearbejdet.
Det blev nævnt, at vi syntes, at der mangler hjælpere.
Marianne og Jane vil gerne se på dette.
Snakkede om hvorvidt hjælperlisten skulle opdateres. Nadia nævnte, at det ikke var så længe siden, den havde fået den store tur.
Peter skal være bedre til at svare på mails.
Det er ikke godt nok.
Andreas stiller op til HB, havde overvejet formand.
Dropper ikke regionsarbejdet, medmindre han vælger at stille op som formand og bliver valgt.
Godt at Andreas melder dette ud.
Slut Prut.