Referat for bestyrelsesmøde d. 11. februar 2025 i DBSU Region Øst
Deltagere: Alle fra bestyrelsen var til stede til mødet, som foregik hos Nicklas.
- Velkomst og godkendelse af dagsorden
- Valg af ordstyrer og referent
Rosa er ordstyrer og Cæcilie er referent.
- Tjek ind – hvorfor du har valgt at være med i øst og hvad du ser frem til at lave i 2025
Vi lagde ud med en check-in og præsentationsrunde for at skyde bestyrelsesåret godt i gang.
En runde hvor alle fortalte om hvad de laver til hverdag og forklarede deres synshandicap/hvor meget de kan se.
Humøret var højt og alle så frem til et godt bestyrelsesår.
Af de nye bestyrelsesmedlemmer blev det fremhævet at de havde meldt sig ind, fordi de ønsker at være med til at gøre en positiv forskel for unge med synshandicap. Derudover blev der lagt vægt på glæden ved det sociale fællesskab, som bestyrelsesarbejdet også giver.
Der blev også sagt at det er spændende at få en forståelse for bestyrelsesarbejde og hvad der sker i maskinrummet.
Alle i bestyrelsen udviste interesse for at lære, udvikle sig og være med til at planlægge arrangementer det kommende år.
- Generelt om bestyrelsesarbejdet i Øst (Rosa)
- Forkortelser
- Kommunikation
- Arrangementer og samarbejder
Rosa gennemgik bestyrelsesarbejdet, så alle var klar på hvad det går ud på og inviterede alle til at komme med egne erfaringer og tanker løbende under mødet, da vi alle skal være med til at forme den måde, bestyrelsen arbejder på.
Forkortelser – ting kan godt blive interne, så det blev understreget at man altid kan spørge hvis man er i tvivl. Vi gennemgik de mest brugte forkortelser for udvalg og samarbejdspartnere, så alle i bestyrelsen er med på dem – LFBS, IBOS, DUF, FU, HB, SUMH osv.
Gennemgang af messengerchat, DBSU mails, Dropbox. Vi bruger Messenger til kortere beskeder for at undgå spam, og forsøger at holde os til mail som den primære kommunikation i bestyrelsen.
Retningslinjerne for bestyrelsen – Alle skal have det godt sammen, og kommer fra hvert sit ståsted. Det er vigtigt at der altid er fokus på at holde den gode tone og møde hinandens holdninger og tanker med respekt og nysgerrighed.
Gennemgang af hvordan planlægning af arrangementer fungerer – arrangement grupper, opgaver relateret til planlægning af et arrangement, skabeloner og eksempler på invitationer og tidligere arrangementer kan findes på Dropbox. Alle blev mindet om, at vi skal huske at lave en arrangementbeskrivelse efter et arrangement har fundet sted, så det hele ikke skal gøres i sidste øjeblik i slutningen af bestyrelsesåret.
- Status på økonomi (Cæcilie)
Tilskud fra DBSU: 58.700
Frivilligfest: 5.147,75
GF: 6.171,90
Årets resultat: 47.380,35
Sammen med overført resultat fra 2024, altså de penge der stod på kontoen ved årsskiftet, som er 21.754,74 kroner er der i alt: 69.135,09 kroner til resten af året.
- DUF lokalpulje
Cæcilie går i gang med at kigge på fondsansøgning og kontakter Hiba, som har stor erfaring og succes med fondsøgning.
- Status på arrangementer og opgaver
- Planlægning af arrangementer i 2025
Gennemgang af mulige arrangementer for 2025 og arrangement listen som blev lavet til GF, for at se hvad der er realistisk.
- Kommende arrangementer
- Ølsmagning
Tværregionalt arrangement planlagt af Elias fra øst og Jakob fra vest.
Lørdag den 1. marts.
Invitationen er sendt ud. Der er dog ikke så mange tilmeldinger pt., så der skal gøres reklame for arrangementet/skrives ud til venner og bekendte fra DBSU for at høre, om de vil med.
Loftet for tilmeldinger er 100 personer. Der er styr på det praktiske og kommunikationen med bryggeriet.
- kanotur m. Kreds København (slut august)
Arrangementet er et samarbejde mellem region øst og DBS Kreds København. Elias er i arrangørgruppen med kreds Kbh.
Der er planlægningsmøde i næste uge. Der er fundet et par hjælpere. Der er fundet dato – sidste weekend i august 2025.
Lokationen er endnu ikke fastlagt, men det bliver et sted på Sjælland tæt på offentlig transport. Man kan overnatte til arrangementet for hyggens skyld. Det bliver en kombination af sejltur, bål og hygge.
- Fællesspisning på IBOS
Arrangørgruppe: Mohamed, Ida og Jens-Christian.
Tidspunkt endnu ikke fastlagt, men muligvis til marts.
- Arrangementer i støbeskeen forår/sommer 2025:
Marts:
Live-optagelser (X-Factor):
Arrangørgruppe: Hiba og Nicklas.
Undersøgelse af, om det kan lade sig gøre at få billetter til semifinale eller andet liveshow. Nicklas tager kontakt til dem der står for billetsalget.
April
Fællesspisning, hvis den på IBOS bliver til marts.
Arrangører: Nicklas og Victor.
Sted endnu ikke fastlagt.
Maj (Aktiv Maj):
Dansearrangement
Arrangørgruppe: Nina og Camille
Wellness arrangement med sauna og mindfulness + måske yoga.
Hvis vejret er godt, er det måske muligt at lave mindfulness og yoga udenfor.
Arrangørgruppe: Nicklas og Thea.
Vandretur på Amarminoen
Arrangørgruppe: Ida, Cæcilie og Camille.
Også tænkt som en mulighed for at træne op til Caminoen, for de der skal afsted.
Juni:
Fællesspisning og cocktailkursus
Arrangørgruppe: Camille og Cæcilie.
Det planlægges at lægge arrangementet i start juni.
Landskamp i Parken:
Arrangørgruppe: Gustav.
OBS: Når kvartfinalerne i Nations League er spillet til marts, finder vi ud af om Danmark er videre, og om der er mulighed for at få billetter.
Kør bil arrangement:
I samarbejde med IBOS.
Arrangørgruppe: Gustav og Nicklas.
Tager fat i dem der står for sommercampen hos IBOS.
Arrangementet planlægges til at ligge i slut juni.
Juli:
Grøn koncert:
Arrangørgruppe: Rosa, Elias og Hiba.
Billetter og program bliver snart offentliggjort. Overvejelser om at købe billetter til koncerten i Næstved. Vi afventer datoer, men regner med det bliver afholdt slut juli.
August:
Kør traktor arrangement:
Arrangørgruppe: Gustav.
Planlægger at lægge det i slut august.
6. Motivation og forventninger i frivilligt arbejde
Nicklas foreslog at det bliver som en hjemmeopgave at overveje hvad man er god til og hvad der udfordrer en. Det er lettere at samarbejde, når man kender hinandens styrker og svagheder. Det er vigtigt at skrive og spørge om hjælp, hvis man føler sig presset i perioder. Vi skal vide hvor vi har hinanden som bestyrelse.
Rosa supplerer, og understreger at man ikke kan klare alt på en dag. Det er okay at have perioder hvor man har travlt, og ikke kan overskue at være så meget på. Vi løfter i flok og er allesammen frivillige.
Rule of thumb – vi skriver generelt ikke i Messenger chatten før 9 om morgenen eller efter 9 om aftenen.
Det er vigtigt at vi alle husker på at melde tilbage på, om vi kommer til bestyrelsesmøder i forbindelse med at dagsordenen bliver sendt ud.
Link til sted hvor der bestilles mad sendes ud i god tid sammen med dagsordenen, så alle kan få sendt madønsker til den der står for bestyrelsesmødet.
Dato, tid og sted for næste møde
Potentielt online møde onsdag den 19. marts kl. 19:30 for at opdatere på kommende arrangementer.
Næste fysiske møde:
Tirsdag den 8. april hos Rosa.
Eventuelt