Tilstedeværende:
Stine Morsing
Vanessa Cipullo
Carsten Møller Struck
Ronni Jensen
Kristina Mahler
1. Velkomst og praktiske oplysninger ved formanden.
Formanden byder velkommen og fortæller kort om weekendens program.
2. Godkendelse af dagsordenen.
Dagsordenen er godkendt.
3. Valg af dirigent , referent og to-do liste.
Carsten melder sig på som dirigent, Stine tager sig af to do listen og undertegnede (Kristina) som referent.
4. Information og referat udsendelse til medlemmerne.
Der er undring over at ikke alle referater er kommet på hjemmesiden (her er der tale om de sidste to referater) og det er meget vigtigt at vores medlemmer kan følge med hvad der bliver bestemt/snakket om på diverse bestyrelsesmøder.
En ide: At der laves små indlæg til ungdomsbladet/børnebladet omkring hvad der bliver talt om på de enkelte møder.
På mødet snakkes der også om at, når der udsendes invitationer for de forskellige arrangementer, så er det vigtigt at arrangørerne er tydelige med hensyn til, at de medlemmer der melder sig til det enkelte arrangement som har brug for specielle hensyn, fortæller os det, når de melder sig på til tilmelding@dbsu.dk Dette er især vigtigt af hensyn til vores hjælpere.
5. Præsentation og bestyrelsens ambitions niveau..
En hurtig runde om bordet, om hvem vi i bestyrelsen er og hvorfor vi sidder her:
Ronni: Brænder for at lave fede.
Carsten: Brænder også for at lave flere fede arrangementer
Vanessa: Vil gerne at vi bruger mere krudt på at få flere medlemmer på banen.
Kristina: Brænder for bestyrelsesarbejdet og for at der bliver lavet nogle fede arrangementer:
Stine: Hun brænder rigtig meget for bestyrelsesarbejdet og for at gøre DBSU som noget helt fantastisk.
Alt i alt er bestyrelse ønske at favne bredt og få fat i forskellige aldersgrupper. Samt at der i DBSU bliver lavet nogle fede arrangementer for medlemmerne.
A: Intern kommunikation, dokumentation og information.
Ansigt til ansigt kommunikationen er at fortrække, da man på mail hurtigt kan misforstå hinanden.
Dokumentation til vores arrangementer eller andre bestyrelses opgaver kan opsættes til en dropbox, sådan at alle i bestyrelsen kan hente det sidst nye opdaterede dokument. Et minus ved dropbox er at det kan blive noget dobbeltarbejde og at det samtidig vil betyde at vi i bestyrelsen skal arbejde på en ny måde.
Der arbejdes på at vi skal have en prøveperiode, og hvis det er en succes, så er det et system vi vil benytte i fremtiden.
6. Takt og tone hvordan taler vi til hinanden i bestyrelsen og udenfor.
Bestyrelsen skal arbejde professionelt og skal overholde sin tavshedspligt og at, det der bliver besluttet, er det, der skal arbejdes efter.
Der er blevet snakket om, og som er til fuld enighed i bestyrelsen at der skal være takt og tone også fra vores medlemmers side. Vi opfordrer vores medlemmer til at tale pænt og konstruktivt.
Der skal i referaterne IKKE skrives hvem der siger hvad, men derimod blot refereres til at der er talt om det og det. På den måde undgår vi at folk bliver hængt ud for den konkrete udtalelse.
7. Økonomi.
A: Budget for region vest 2014.
I år 2014 har vi et budget på 56.200 kr. hvilket svare til et grundbeløb på 10.000 plus 300 kr. pr. medlem. (300 *153)
Vi har på mødet, kort, rundet emnet “deltagerbetaling” om hvor meget og hvor lidt der skal betales for deltagelse på de enkelte arrangementer.
B: Lav en buffer i budgettet til uforudsigelige ting.
Der bliver talt frem og tilbage omkring fordele og ulemper ved at låse nogle penge til uforudsigelige ting. Som det ser ud lige pt, så ser vi det ikke nødvendigt.
8. Afholdte arrangementer.
A: Madklub.
Arrangementet blev holdt lørdag d. 11/1-2014 på Restaurant Stromboli hvor buffeten bestod af italiensk inspireret mad. På arrangementet deltog 8 medlemmer plus 1 arrangør og 2 hjælpere, så alt i alt var der 11 til spisning. Der var en rigtig god stemning og folk hyggede sig.
B: generalforsamlingen.
Der blev afholdt generalforsamling d. 1/2-2014 hvor der deltog 22 medlemmer heraf var de 18 stemmeberettigede.
Efter generalforsamlingen stod den på bowling og spisning hvor der var 16 deltagere og 3 hjælpere, som gjorde det rigtig godt.
– Vi har valgt at bytte rundt på punkt 9 som er Hjælperhonorar og punkt 10 som er Kommende arrangementer
9. Kommende arrangementer i vest.
Der er i løbet af generalforsamlingen kommet rigtig mange forslag til kommende arrangementer for 2014. Disse forslag er.
Madklub udvidet til andre byer, tur til Aalborg zoo /Odense zoo, Djurs sommerland, Mejeribesøg, Go-card arrangement, Make up arrangement, Stand-up, tur til Jesperhus blomsterpark, en spilleaften (brætspil), chokolade arrangement, vandski, rapelling osv, Lalandia arrangement, Grøn koncert, grand prix for handicappede, hvad vil du være, når du bliver stor, karneval – halloween, tarteletfestival, Fregatten Jylland, ridetur, wellness, Kattegatcenteret, Aqua i Silkeborg, Julefrokost, GF.
Vi i bestyrelsen takker for de mange arrangements forslag, som vi i bestyrelses har kogt ned, til følgende arrangementer:
GF
Hvilket sker hvert år.
Madklub
Hvor der er mulighed for at få bredt det ud til andre storbyer og hvor et chokolade arrangement og brunch også kunne være en mulighed.
Spilleaften – brætspil.
En dag der står i råhyggens tegn.
Juleweekend.
Hvor der spises god julemad og leges julelege osv.
Ridetur
En hyggelig dag til hest.
Søhøjlandet.
Et arrangement til livsnyderen, hvor der vand, sne og græs.
Aqua centret I Silkeborg.
En guidet tur blandt dyrene i og udenfor centeret.
A: Vælg hvilket arrangement du vil være arrangør på.
Arrangørerne og de foreløbige datoer på de forskellige arrangementer er følgende:
Ridetur; Vanessa og Stine. (august)
Madklub; Winni (…)
Spilledag – brætspil; Carsten og Ronni (22 marts)
Aqua centret; Kristina og Ronni (september)
Juleweekend; Carsten,Vanessa og Ronni (15 – 16 november)
Søhøjlandet; her er hele bestyrelsen sat på ( Stine, Vanessa, Carsten, Ronni og Kristina ) (30. maj – 1. juni)
Generalforsamling; Stine og Kristina (lørdag d. 31. januar 2015 )
B: Lav budget over det arrangement du har påtaget dig.
Vi har i bestyrelses snakket lidt frem og tilbage ang. hvad der skal laves/arbejdes på, til de forskellige arrangementer.
C: Hvem formidler til børnebladet, ungdomsbladet og sociale medier.
Kristina melder sig til at formidle til ungdoms- og børnebladet. Vanessa påtager sig opgaven om at sende det til de offentlige medier såsom facebook.
10. Hjælperhonorar.
Vores hjælpere skal have at vide at vi er rigtig glade for at de vil bruge en del af deres fritid på at hjælpe os, og det vil vi gerne vise dem ved netop at give dem en ting som erkendtlighed.
A: Dagsarrangementer.
Bestyrelsen har besluttet at give vores hjælpere en lille julehilsen op til jul.
Til madklub arrangementerne er der i bestyrelses blevet besluttet at hjælperne under arrangementerne ikke bliver honoraret men får betalt mad og drikke, hvilket vil svare til en stor sodavand, øl eller andet svarende til samme pris.
Til øvrige dagsarrangementer vil hjælpere efter afholdt arrangement modtage en erkendtlighed.
B: Weekendarrangementer.
Ved weekend arrangementerne vil hjælperne modtage en erkendtlighed.
11. Hvordan byder vi de nye medlemmer velkommen når de møder op til et arrangement.
Den måde et nyt medlem kan blive godt modtaget på det enkelte arrangement, kan være at arrangørerne er opmærksomme på vedkommende ved at drage vedkommende med ind i snakken og ligesom på den måde kan blive inddraget i arrangementet.
Vi har snakket om i bestyrelsen at, når der er et nyt medlem meldt ind i DBSU, at der skrives en velkomstmail hvor der bl.a. er en fra bestyrelsen som sættes på til kontaktperson som vedkommende har mulighed for at kontakte for yderlige spørgsmål og info.
A: Hvordan får vi nye medlemmer til DBSU.
Det er faktisk ikke så nemt igen at få nye medlemmer til. Og vi i Region Vest mener at denne opgave hovedsagligt ligger hos HB.
12. PR og markedsføring.
A: børnebladet
B: ungdomsbladet
C: hjemmesiden
D: sociale medier
E: nyhedsbrevet
Vi er i bestyrelsen enige om at vi vil gøre os mere synlige på de forskellige medier. Dels ved hjælp af børne- og ungdomsbladet.
13. Samarbejdspartnere.
A: Syn Danmark
B: DBS
C: Forældreforeningen
D: Refsnæs
Vi har snakket om de forskellige samarbejdspartnere og vi kunne rigtig godt tænke os et mere synligt samarbejde.
En forening vi i bestyrelsen godt kunne tænke os at få et samarbejde med, er LEO i Aarhus.
14. Politisk arbejde.
Den er lagt på is.
15. Valg af regions repræsentant til det næste HB møde den 11 – 12 april.
Kristina melder sig på til at tage til HB-mødet.
16. Fastsættelse af bestyrelses møder i år.
Lørdag d. 29. marts kl. 15.30
Lørdag d. 9. august kl. 13.00
Lørdag d. 20. september kl. 13.00
17. evt.
Diktafon:
Bestyrelsen i 2013 har indkøbt en diktafon, hvor der desværre er manglende dele til, som derfor skal indkøbes.
Vi har i bestyrelsen leget lidt med tanken om at lave et arrangement sammen med Region Øst, hvis de vil. Det bliver dog ikke i år.
På vegne af bestyrelsen i Region Vest.